PAGE煤礦檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦及所屬各部門、各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。煤礦檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案管理部門對(duì)全礦檔案進(jìn)行集中管理。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整，能夠準(zhǔn)確反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便檔案使用者。4.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案失密、泄密和損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本煤礦檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全礦各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全礦職工的檔案意識(shí)。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向綜合檔案管理部門移交檔案。2.配備兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案管理的日常工作，指導(dǎo)和督促所屬人員做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門、本單位檔案的安全和完整，積極配合綜合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.各部門、各單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，由承辦人員負(fù)責(zé)收集齊全、完整，并進(jìn)行初步整理。2.承辦人員應(yīng)按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類整理，確保文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（二）歸檔范圍1.反映煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的文件材料，包括但不限于以下類別：行政管理類：上級(jí)文件、本礦文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。生產(chǎn)技術(shù)類：地質(zhì)勘探資料、設(shè)計(jì)圖紙、作業(yè)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)總結(jié)、安全技術(shù)措施等?；窘ㄔO(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等。經(jīng)營(yíng)管理類：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、物資采購(gòu)文件等。黨群工作類：黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件、思想政治工作文件等。2.各類檔案的具體歸檔范圍按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和本煤礦實(shí)際情況確定。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的項(xiàng)目文件材料，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)，并填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.歸檔的文件材料應(yīng)裝訂整齊，一式兩份，一份移交綜合檔案管理部門，一份留存本部門、本單位備查。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照煤礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。2.具體分類方案根據(jù)煤礦實(shí)際情況制定，并報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性和擴(kuò)充性原則。2.檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼保管期限代碼案卷順序號(hào)。全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門賦予本煤礦的編號(hào)。年度：采用公元紀(jì)年，四位數(shù)字表示。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：按照本煤礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題分類，編制相應(yīng)的代碼。保管期限代碼：永久用“Y”表示，長(zhǎng)期用“C”表示，短期用“D”表示。案卷順序號(hào)：按照同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一保管期限內(nèi)的案卷排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。（四）編目與裝訂1.編制卷內(nèi)文件目錄，內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。2.填寫備考表，說(shuō)明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。3.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采用相應(yīng)的保管裝具，如紙質(zhì)檔案采用檔案盒，電子檔案采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件、逐頁(yè)進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價(jià)值確定其保管期限。2.分析檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案管理人員提出鑒定意見(jiàn)，填寫檔案鑒定表，提交檔案鑒定小組審議。3.檔案鑒定小組根據(jù)審議結(jié)果，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、卷號(hào)等信息。2.銷毀清冊(cè)一式兩份，一份留存綜合檔案管理部門，一份報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.本煤礦內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本煤礦檔案，須經(jīng)本煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本煤礦檔案，按照有關(guān)法律法規(guī)辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要短期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件或電子文檔。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案題名、文號(hào)、卷號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等。（四）統(tǒng)計(jì)工作管理1.綜合檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送上級(jí)檔案管理部門和本煤礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的煤礦檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案管理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、分類存儲(chǔ)等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的信息化管理軟件，建立檔案信息管理平臺(tái)。2.在檔案信息管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露