PAGE國土局檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土局檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位及相關(guān)工作人員對本局檔案的查借閱活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案查借閱審批制度，保證檔案使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，防止檔案信息泄露和損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各科室、單位的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案查借閱的審核、登記和跟蹤管理，確保檔案按規(guī)定使用和按時歸還。5.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交歸檔，并對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，規(guī)范文件材料的形成和積累，防止出現(xiàn)應(yīng)歸檔而未歸檔的情況。4.根據(jù)工作需要，提出檔案查借閱申請，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、檔案查借閱流程（一）查借閱申請1.本局工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《國土局檔案查借閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.申請表需經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意，并加蓋科室公章。3.下屬事業(yè)單位工作人員查閱本局檔案，需持本單位介紹信，注明查閱檔案的范圍和目的，經(jīng)國土局對口業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理申請手續(xù)。（二）申請審批1.檔案管理部門收到查借閱申請表后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、申請手續(xù)是否齊全等。2.對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于涉及重要檔案或較大范圍查閱的申請，需報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意的查借閱申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并注明查閱期限。（三）檔案查閱1.申請人憑審批通過的《國土局檔案查借閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表上注明的查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案材料，并在專門的查閱場所進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時，申請人應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，申請人應(yīng)在查借閱申請表上明確注明借閱期限，并經(jīng)審批同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人出具《國土局檔案借閱清單》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱人應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出本局。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。四、檔案保密規(guī)定（一）保密要求1.參與檔案查借閱工作的所有人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本局保密制度，履行保密義務(wù)。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，必須嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.在檔案查閱場所，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被他人竊取或窺視。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤，防止檔案丟失或錯放。2.對檔案的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人注意保密事項(xiàng)，并監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共信息平臺上傳播檔案信息。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查，及時報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)，并配合有關(guān)部門進(jìn)行處理。2.對因違反保密規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露的人員，將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、檔案利用統(tǒng)計(jì)與反饋（一）利用統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的查借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱目的、借閱期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案查閱人次、借閱人次、查閱檔案類別、利用效果等內(nèi)容。（二）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集查閱人和借閱人的反饋意見，了解檔案利用過程中存在的問題和不足。對于查閱人提出的檔案內(nèi)容不清晰、檢索工具不完善等問題，應(yīng)及時進(jìn)行核實(shí)和整改，提高檔案的利用效率。2.根據(jù)檔案利用情況和反饋意見，適時調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)和方法，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)，更好地滿足工作需要。六、檔案安全與保護(hù)（一）安全防護(hù)1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火報(bào)警裝置、滅火設(shè)備等消防設(shè)施，配備必要的應(yīng)急照明設(shè)備和疏散指示標(biāo)志，確保在緊急情況下人員能夠迅速疏散。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的溫濕度調(diào)控設(shè)備，將庫房溫度控制在適宜范圍內(nèi)，相對濕度保持在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保護(hù)1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行存放，避免檔案受到擠壓、磨損等損壞。2.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采用多種存儲介質(zhì)進(jìn)行異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房設(shè)施設(shè)備、檔案實(shí)體保管、檔案信息安全等方面。2.安全檢查應(yīng)形成記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保檔案安全無隱患。3.每年應(yīng)對檔案安全狀況進(jìn)行全面評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案安全管理措施。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.國土局內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案查借閱監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案查借閱活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對各科室、單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案查借閱制度的執(zhí)行情況、檔案的整理歸檔質(zhì)量、檔案安全防護(hù)措施等方面。3.接受上級主管部門和相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議要認(rèn)真落實(shí)整改。（二）考核辦法1.將檔案查借閱制度執(zhí)行情況納入本局工作人員績效考核體系，對嚴(yán)格遵守制度、檔案管理工作表現(xiàn)突出的科室和