PAGE檔案原件借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案原件的管理，規(guī)范檔案原件借閱行為，確保檔案原件的安全與完整，充分發(fā)揮檔案原件在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在工作中涉及檔案原件借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案原件借閱必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借閱用途合理、必要。2.安全保密原則：借閱過程中要采取有效措施保障檔案原件的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.限期歸還原則：明確借閱期限，借閱人應(yīng)按時歸還檔案原件，不得擅自延長借閱時間。二、檔案原件的范圍及保管（一）檔案原件范圍公司各類具有保存價值的文件、資料、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像等載體形式的檔案原件。（二）保管要求1.檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對濕度控制在[具體濕度范圍]。檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進行有序排列，便于查找和管理。2.檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。負(fù)責(zé)檔案原件的收集、整理、歸檔、保管等工作，定期對檔案進行清查核對，確保檔案的準(zhǔn)確完整。嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人需填寫《檔案原件借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案原件的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，明確借閱的必要性和真實性。（二）審批流程1.一般檔案原件借閱申請表提交至檔案管理部門，檔案管理人員對申請內(nèi)容進行初審，核實檔案原件是否存在、是否符合借閱條件等。初審?fù)ㄟ^后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過的，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。2.重要檔案原件借閱對于涉及公司核心機密、重大決策、重要合同等重要檔案原件的借閱申請，除上述一般流程外，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。四、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，對借閱人進行登記，記錄借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)準(zhǔn)確無誤，建立借閱臺賬，以便對檔案借閱情況進行跟蹤管理。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理人員向借閱人發(fā)放《檔案原件借閱證》，借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、部門、借閱檔案信息等內(nèi)容。2.借閱人憑借閱證到檔案庫房領(lǐng)取檔案原件，不得代領(lǐng)。（三）檔案交接1.檔案管理人員與借閱人在檔案庫房進行檔案原件交接，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案原件的名稱、數(shù)量、完整性等，確保交接準(zhǔn)確無誤。2.交接過程中如有疑問或發(fā)現(xiàn)檔案原件存在問題，應(yīng)及時核實并解決。交接完成后，雙方在《檔案原件借閱交接清單》上簽字確認(rèn)。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案原件借閱期限不得超過[具體天數(shù)]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長，但延長后的總期限不得超過[最長天數(shù)]。2.重要檔案原件借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，原則上不得超過[重要檔案規(guī)定天數(shù)]。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時歸還檔案原件，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案原件時，借閱人應(yīng)確保檔案原件完好無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員對歸還的檔案原件進行認(rèn)真核對，檢查檔案原件的完整性、準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，注銷借閱登記和借閱證。六、借閱過程中的管理（一）借閱人責(zé)任1.借閱人必須妥善保管檔案原件，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁將檔案原件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護措施。3.借閱人在借閱期間應(yīng)確保檔案原件的安全，如發(fā)生檔案原件丟失、損壞、泄密等情況，應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并積極配合調(diào)查處理。（二）檔案管理人員監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)定期對借閱檔案原件的使用情況進行檢查，了解借閱人是否按照規(guī)定使用檔案原件，是否按時歸還等。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理人員有權(quán)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的措施，如暫停借閱權(quán)限、要求賠償損失等。七、保密規(guī)定（一）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案原件內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案原件，借閱人應(yīng)采取更高等級的保密措施，防止信息泄露。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反保密規(guī)定，將檔案原件內(nèi)容泄露給他人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。2.因借閱人泄密給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，借閱人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。八、特殊情況處理（一）檔案原件損壞或丟失1.借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案原件損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取措施防止損失擴大。2.檔案原件丟失的，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，積極協(xié)助查找。如無法找回，借閱人應(yīng)按照檔案原件的重要程度和損失情況，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償標(biāo)準(zhǔn)按照檔案原件的重新制作成本、因丟失造成的間接損失等綜合確定。(二)不可抗力因素因不可抗力因素導(dǎo)致檔案原件損壞、丟失或無法按時歸還的，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行核實和處理，可適當(dāng)延長借閱期限或采取其他補救措施。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案原件借閱管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查借閱審批流程是否規(guī)范、借閱登記是否準(zhǔn)確、檔案原件是否安全完整等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案原件借閱情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善檔案管理工作。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的部門和個人將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、暫停借閱權(quán)限等處理措施。2.如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依