PAGE檔案管理專用印章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理專用印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及專用印章的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，嚴禁違規(guī)使用。2.嚴肅性原則：印章使用應嚴格按照規(guī)定程序進行審批，確保印章使用的準確性和嚴肅性。3.安全性原則：加強印章保管，防止印章被盜用、冒用或丟失，確保印章安全。二、檔案管理專用印章的種類及用途（一）種類1.檔案管理公章：用于公司重要檔案文件的蓋章確認，如檔案移交清單、檔案借閱審批表等。2.檔案查閱章：用于在檔案查閱登記表上蓋章，確認檔案查閱情況。3.檔案復制章：用于在檔案復制件上蓋章，表明該復制件與原件一致。（二）用途1.檔案管理公章證明檔案文件的真實性、完整性和有效性。作為檔案文件對外發(fā)布或報送的正式標識。2.檔案查閱章記錄檔案查閱的時間、人員、內容等信息，便于檔案管理部門進行跟蹤和統(tǒng)計。確認檔案查閱行為的合法性和規(guī)范性。3.檔案復制章保證檔案復制件的法律效力，防止偽造和篡改。明確檔案復制件的來源和用途。三、印章的保管（一）保管部門檔案管理專用印章由公司檔案管理部門指定專人負責保管。（二）保管要求1.專人專柜保管：印章應存放在專門的保險柜或保險箱內，并指定專人負責保管，確保印章存放安全。2.雙人保管制度：對于重要的檔案管理專用印章，可實行雙人保管制度，由兩名保管人員分別掌管保險柜或保險箱的鑰匙，共同使用印章時需兩人同時在場。3.保管環(huán)境要求：印章存放地點應保持干燥、通風，避免印章受潮、生銹或損壞。4.定期檢查：保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損，如發(fā)現印章有損壞、變形或丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。四、印章的使用（一）使用流程1.申請：使用檔案管理專用印章的部門或個人應填寫《檔案管理專用印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱及份數等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批：申請表提交至檔案管理部門，由檔案管理部門負責人根據用印規(guī)定進行審批。對于涉及重要事項或金額較大的用印申請，需報公司分管領導審批。3.用?。航泴徟夂螅９苋藛T根據申請表上的內容在用印文件上加蓋印章，并在《檔案管理專用印章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用印時間、用印人、用印事由、文件名稱及份數等信息。4.蓋章后處理：用印完成后，保管人員應將申請表及用印文件原件進行妥善保管，以備查閱。（二）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋檔案管理專用印章。2.未經審批，任何人不得擅自使用檔案管理專用印章。3.印章使用應嚴格按照規(guī)定用途進行，不得挪作他用。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，導致檔案管理專用印章不再使用時，由檔案管理部門提出印章停用申請，經公司領導批準后辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應及時將印章交回檔案管理部門，并在《檔案管理專用印章保管登記簿》上注明停用日期。（二）銷毀1.對于停用的檔案管理專用印章，由檔案管理部門會同公司紀檢監(jiān)察部門共同進行銷毀。2.銷毀印章時，應填寫《檔案管理專用印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章的名稱、數量、銷毀原因等信息，并經公司領導批準。3.銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀后的印章應妥善保存銷毀記錄，以備日后查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應定期對檔案管理專用印章的使用與保管情況進行檢查，確保印章使用規(guī)范、保管安全。2.對于發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、審計部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供印章使用與管理的相關資料。2.對于外部機構提出的意見和建議，應認真研究并及時整改，不斷完善印章管理制度。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用檔案管理專用印章。2.在空白文件上加蓋印章。3.超越印章使用范圍使用印章。4.因保管不善導致印章被盜用、冒用或丟失。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，將依法追究刑事責任。八、附則（一）解釋權