PAGE縣直機(jī)關(guān)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣直機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合縣直機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣直機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案保管流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用提供便利。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案保管機(jī)構(gòu)縣直機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管機(jī)構(gòu)，如檔案室或檔案科，負(fù)責(zé)集中保管本機(jī)關(guān)的各類檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收、征集本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，確保檔案齊全完整。2.檔案整理：按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.檔案利用：根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。本機(jī)關(guān)對(duì)外交往中形成的重要文件、協(xié)議、合同等。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免等方面的文件材料。本機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等工作中形成的報(bào)表、憑證、賬簿等材料。本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等材料。本機(jī)關(guān)開展重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)等形成的文件、資料、照片、錄像等材料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。文書檔案可按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.編號(hào)規(guī)則給每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的邏輯性和系統(tǒng)性，便于記憶和操作。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于查閱和利用。四、檔案保管條件與設(shè)施（一）保管場所1.檔案保管場所應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲的房間，遠(yuǎn)離水源、火源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管設(shè)施1.檔案裝具：配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序。2.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度計(jì)，配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。3.防火設(shè)備：配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、消防栓等防火設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.防盜設(shè)備：安裝防盜門、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)備，確保檔案庫房安全。5.防蟲設(shè)備：放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。6.防潮設(shè)備：配備除濕機(jī)、干燥劑等防潮設(shè)備，防止檔案受潮發(fā)霉。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案上架1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案整齊上架存放，便于查找和管理。2.不同年度、保管期限、類別等的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（二）檔案存放方式1.文書檔案一般采用豎放方式，案卷脊背朝外，便于查看案卷標(biāo)題。2.科技檔案、聲像檔案等可根據(jù)實(shí)際情況采用平放或特殊裝具存放。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時(shí)期內(nèi)本機(jī)關(guān)需要查考利用的檔案，列為10年保管。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.定期對(duì)檔案裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞及時(shí)更換。六、檔案利用與借閱制度（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的安全和保密。2.本著方便利用、提高效率的原則，為機(jī)關(guān)工作和社會(huì)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，到期應(yīng)及時(shí)歸還。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從本機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需要出發(fā)，判定檔案的價(jià)值。2.準(zhǔn)確把握檔案的保存價(jià)值，避免過度鑒定或鑒定失誤。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀完畢后，在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期和方式，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等檢索，方便快速查找檔案。2.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請(qǐng)、審批和借閱登記等功能