PAGE資助中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)資助中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在資助工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于資助中心在開(kāi)展各類(lèi)資助項(xiàng)目過(guò)程中形成的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：資助中心的檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映資助工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理資助工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中管理資助中心的各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在資助工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、利用等工作。對(duì)本部門(mén)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.資助項(xiàng)目申報(bào)材料，包括申請(qǐng)表、證明材料、評(píng)審意見(jiàn)等。2.資助項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行報(bào)告、中期檢查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。3.資助資金發(fā)放記錄，包括發(fā)放憑證、受助人員名單等。4.與資助對(duì)象的溝通記錄，如信件、電話記錄、面談?dòng)涗浀取?.資助項(xiàng)目的評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。6.其他與資助工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在資助工作完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照資助項(xiàng)目類(lèi)型、時(shí)間順序、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。（四）檔案保管期限1.資助中心檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括資助項(xiàng)目決策文件、重要的評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括資助項(xiàng)目申報(bào)材料、實(shí)施過(guò)程文件、資金發(fā)放記錄等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的溝通記錄、臨時(shí)性文件等。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案目錄一致。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案缺失、損壞等應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。四、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴(yán)格履行檔案查閱審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。（二）利用范圍1.內(nèi)部工作需要，如資助項(xiàng)目總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。2.外部審計(jì)、檢查、評(píng)估等工作需要。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱檔案的情況。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批情況，確定是否提供查閱，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行填寫(xiě)申請(qǐng)，并經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，由檔案管理部門(mén)提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定審批表》。2.《檔案鑒定審批表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，確定是否銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行重新整理。（三）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、日期等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，在檔案管理部門(mén)和監(jiān)督部門(mén)的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上注明銷(xiāo)毀方式、時(shí)間等信息，并由檔案管理部門(mén)和監(jiān)督部門(mén)相關(guān)人員簽字存檔。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立資助中心檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低管理成本。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案目錄、文件內(nèi)容等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀等功能模塊，方便檔案管理和利用。4.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.檔案管理人員應(yīng)具備一