PAGE檔案制度優(yōu)化建設(shè)匯報一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本檔案制度優(yōu)化建設(shè)方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強檔案安全保密措施，防止檔案丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目文件、業(yè)務(wù)報表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司市場營銷工作中形成的文件材料，如市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動方案等。7.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件材料，如技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利文件等。8.其他與公司有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案分類應(yīng)采用年度機構(gòu)保管期限的分類方法，即先按年度將檔案分為不同年份，再按機構(gòu)將檔案分為不同部門，最后按保管期限將檔案分為永久、長期、短期。4.檔案編號應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：年度+機構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號。5.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。案卷封面應(yīng)填寫全宗號、年度、機構(gòu)代碼、保管期限、案卷題名、起止日期、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等信息；備考表應(yīng)填寫本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等信息。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲鼠等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對檔案進(jìn)行盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無損。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置等，確保檔案實體安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。4.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中存在的問題。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價值。2.結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃和工作需要，判斷檔案對公司當(dāng)前及今后工作的利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案題名、年度、機構(gòu)代碼、保管期限、密級、文號、責(zé)任者、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。6.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量、檔案利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，確保統(tǒng)計結(jié)果的真實性和可靠性。（三）檢索工具1.編制紙質(zhì)檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，方便檔案查閱。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、題名、年度、機構(gòu)等多種檢索方式，提高電子檔案檢索效率。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人需要查閱與其本人有關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出閱覽室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位查閱