PAGE職工檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案材料管理，確保職工檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮職工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案材料的管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：職工檔案材料應(yīng)如實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況等真實(shí)信息。2.完整性原則：全面收集職工在各個階段形成的各類檔案材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密規(guī)定，對職工檔案材料予以妥善保管，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著職工工作變動、崗位調(diào)整、個人信息變更等情況，及時更新和完善職工檔案材料。二、檔案材料的分類與歸檔范圍（一）履歷材料1.職工個人履歷表。2.自傳材料。3.屬于自傳性質(zhì)的材料。（二）自傳材料1.入黨、入團(tuán)志愿書。2.政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料）。3.黨團(tuán)組織正式批準(zhǔn)為黨、團(tuán)員的通知。（三）考核材料1.年度考核登記表。2.任職期滿考核材料。3.平時考核材料。4.專項(xiàng)考核材料。5.晉升職務(wù)考核材料。6.調(diào)資考核材料。7.入黨、入團(tuán)考核材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件。4.專業(yè)技術(shù)人員考核登記表。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件。（五）政審材料1.政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料）。2.參加工作后的政審材料（包括黨團(tuán)組織對其進(jìn)行工作調(diào)動、參加重大政治活動、出國等政審材料）。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書（包括申請書、自傳、政治歷史情況的審查材料）。2.入黨申請書。3.轉(zhuǎn)正申請書。4.培養(yǎng)教育考察材料（包括入黨積極分子考察表、推優(yōu)表、培養(yǎng)聯(lián)系人意見等）。5.黨員登記表。6.民主評議黨員材料。7.退黨、脫黨材料。8.取消預(yù)備黨員資格材料。9.恢復(fù)黨籍材料。10.入黨宣誓、轉(zhuǎn)正、退黨、脫黨等組織處理的決定或批復(fù)。11.團(tuán)籍材料（入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料等）。（七）獎勵材料1.各級各類先進(jìn)工作者、勞動模范、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀團(tuán)員等榮譽(yù)稱號的審批表、證書復(fù)印件。2.公司內(nèi)部表彰獎勵的決定、審批表。3.獲得的科研成果獎、技術(shù)創(chuàng)新獎等獎勵的證書復(fù)印件及相關(guān)材料。（八）處分材料1.行政處分決定（包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等）及相關(guān)調(diào)查處理材料。2.黨組織紀(jì)律處分決定（包括警告、嚴(yán)重警告、撤銷黨內(nèi)職務(wù)、留黨察看、開除黨籍等）及相關(guān)調(diào)查處理材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表。2.職務(wù)任免審批表。3.出國（境）審批表、備案表及相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢表。2.殘疾證明。3.工作鑒定、考核、評價等材料。4.其他反映職工個人重要情況的材料。三、檔案材料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及本部門職工的檔案材料移交至人力資源部門。2.職工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交與自身相關(guān)的檔案材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書等。（二）收集要求1.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理的規(guī)范要求。2.材料應(yīng)使用A4紙，字跡清晰、工整，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆書寫。3.對于復(fù)印件，應(yīng)注明出處，并加蓋提供單位公章。（三）整理流程1.人力資源部門收到檔案材料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。按照檔案材料的分類，對每份材料進(jìn)行編號、編目。2.剔除重復(fù)、無效的材料，對破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.將整理好的檔案材料按照順序裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和脊背填寫檔案編號、姓名、部門等信息。四、檔案的保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。3.建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、姓名、部門、檔案內(nèi)容、保管期限等信息。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的安全與完整。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱職工檔案的，須填寫《職工檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。4.嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。五、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開公司的，應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)職工的去向，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.人力資源部門根據(jù)職工離職情況，開具《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通知接收單位。2.將職工檔案材料整理齊全，裝入檔案袋或檔案盒，密封后加蓋公司公章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《職工檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案整理、借閱、轉(zhuǎn)遞等過程中，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對涉及職工個人隱私的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)職工本人同意，不得擅自公開。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司職工檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門負(fù)責(zé)將職工檔案材料中的關(guān)鍵信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新維護(hù)，及時反映職工的最新情況。（三）系統(tǒng)使用與管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作方法，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.設(shè)定不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。3.利用系統(tǒng)提供的統(tǒng)計分析功能，為公司人力資源管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司成立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對職工檔案材料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案材料的收集、整理、歸檔是否符合規(guī)定要求。2.檔案的保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格執(zhí)行制度。3.檔案信息的保密與安全措施是否落實(shí)到位。4.檔