PAGE高校檔案管理規(guī)則制度一、總則（一）目的為了加強高校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和辦學效益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案工作的規(guī)定，結合本校實際情況，制定本規(guī)則制度。（二）適用范圍本規(guī)則制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學生在從事教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學校綜合檔案室歸口管理全校各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.維護檔案的真實性、完整性和準確性原則檔案管理人員應嚴格把關，對檔案的形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督，保證檔案內容真實反映學校各項工作的實際情況。3.便于利用原則檔案管理工作應充分考慮檔案利用的需求，科學分類、編目，建立便捷的檢索系統(tǒng)，提高檔案利用效率，為學校教學、科研、管理等工作提供及時有效的服務。二、檔案管理機構及其職責（一）綜合檔案室1.負責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理的規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和提供利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高全校檔案管理水平。4.參與學校重大活動、重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案的完整和準確。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務質量。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負責本部門、本單位檔案工作的組織領導，指定專人負責檔案的收集、整理和移交工作。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期將本部門、本單位形成的檔案整理歸檔，向學校綜合檔案室移交。3.負責對本部門、本單位兼職檔案員進行業(yè)務指導和培訓，督促兼職檔案員做好日常檔案管理工作。4.積極配合學校綜合檔案室開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）分類本校檔案分為黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事、財會、人事、學生等十大類。1.黨群類主要包括學校黨組織在工作中形成的各類文件材料，如黨委會議記錄、組織建設、宣傳工作、紀檢監(jiān)察等方面的檔案。2.行政類涵蓋學校行政管理工作中產(chǎn)生的文件材料，如行政會議紀要、學校規(guī)劃、規(guī)章制度、人事任免、公文處理等檔案。3.教學類包含教學管理、教學實踐、課程建設、教材編寫、學生成績管理等教學活動中形成的各類檔案。4.科研類涉及學校科研項目申報、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權等方面的科研檔案。5.基本建設類主要是學?；窘ㄔO項目從立項到竣工驗收全過程中形成的文件材料，如項目規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等檔案。6.儀器設備類包括學校購置、使用、維護儀器設備過程中產(chǎn)生的文件材料，如設備申購審批表、合同協(xié)議、驗收報告、使用說明書等檔案。7.產(chǎn)品生產(chǎn)類針對學校從事產(chǎn)品生產(chǎn)活動所形成的檔案，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質量控制、產(chǎn)品銷售等方面的文件材料。8.外事類涉及學校對外交流合作、出訪來訪、國際合作項目等外事活動中產(chǎn)生的各類檔案，如外事審批文件、協(xié)議合同、接待安排等檔案。9.財會類包含學校財務預算、核算、審計等財務管理工作中形成的檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等檔案。10.人事類主要是學校人事管理工作中產(chǎn)生的文件材料，如教職工招聘、考核、晉升、獎懲、工資福利等方面的檔案。11.學生類包括學生招生、學籍管理、獎懲、畢業(yè)就業(yè)等學生工作中形成的各類檔案。（二）編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結構。1.全宗號：本校全宗號為[學校全宗號具體編號]。2.分類號：按照上述檔案分類，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K表示黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事、財會、人事、學生等十大類。3.年度：用公元紀年全稱表示，如“20XX”。4.保管期限：分為永久、長期、短期三種，分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號：以每份文件為單位，從“1”開始依次編號。例如，一份黨群類檔案，形成于2020年，保管期限為永久，其編號為：[學校全宗號]A2020Y001四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各單位應明確兼職檔案員，負責本部門、本單位日常文件材料的收集工作。兼職檔案員應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，定期向學校綜合檔案室移交。2.學校綜合檔案室應主動參與學校重大活動、重要項目的文件材料收集工作，提前介入，指導相關部門做好文件材料的積累和整理工作。3.對于零散的、具有保存價值的文件材料，檔案管理人員應定期進行收集，確保檔案的完整性。（二）整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。3.歸檔文件應按照分類方案和編號方法進行編號，在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關內容，包括全宗號、年度、保管期限、件號等。4.歸檔文件應采用裝訂或裝盒的方式進行整理。裝訂時，應注意整齊、牢固，不掉頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件幅面尺寸應符合標準要求。裝盒時，應按照類別和保管期限分別裝盒，并在盒脊上填寫相關信息。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從學校工作的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由學校分管領導擔任組長，綜合檔案室負責人、各部門檔案工作負責人以及相關專家組成。鑒定工作小組負責對全校檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括學校重要的法規(guī)性文件、學校歷史沿革、重大事件記錄、重要會議文件、重要基建項目檔案、重要科研成果檔案、重要人事檔案等。2.長期保管的檔案凡是反映學校一般工作活動，并在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括學校一般性的行政文件、教學文件、科研項目檔案（除重要科研成果檔案外）、基建項目檔案（除重要基建項目檔案外）、儀器設備檔案等。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為15年以下。主要包括學校臨時性的工作文件、一般性的事務性文件等。六、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.根據(jù)檔案保管的要求，學校應建設專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度范圍，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防設備、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合標準要求的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應堅固耐用，便于分類存放和查找檔案。檔案盒應采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案。2.檔案裝具應按照檔案分類和編號順序進行排列，便于管理和利用。（三）檔案保管要求1.將不同門類、不同保管期限的檔案分別存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量準確、完整無缺。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的質量。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。3.檔案管理人員的配備、培訓等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用計算機管理系統(tǒng)進行檔案統(tǒng)計工作，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映本校檔案工作的基本情況。2.檔案統(tǒng)計報表應數(shù)據(jù)準確、內容完整、報送及時，不得虛報、瞞報、漏報。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和學校檔案管理規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務優(yōu)先原則檔案利用工作應以服務學校教學、科研、管理等工作為宗旨，積極主動地為利用者提供優(yōu)質高效的服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到學校綜合檔案室查閱檔案。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱范圍，并經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可查閱。查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱對于確需借出檔案室的檔案，利用者應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)檔案管理人員審核批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體借閱期限]，到期應及時歸還。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制內容、復制用途等，并經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可復制。復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件的質量。（三）利用登記檔案管理人員應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、利用方式等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化。2.提高檔案管理效率和服務質量，為學校教學、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。3.加強檔案信息資源的整合與共享，促進學校各項工作的協(xié)同發(fā)展。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案收集管理功能實現(xiàn)檔案收集工作的在線填報、審核、提交等功能，方便各部門、各單位及時將檔案移交至學校綜合檔案室。2.檔案整理編目功能對檔案進行數(shù)字化整理和編目，生成電子目錄，便于快速檢索和查詢檔案信息。3.檔案存儲功能將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并建立備份機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.檔案檢索利用功能提供多種檢索方式，如按關鍵詞、分類號、年度等進行檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。同時，支持在線查閱、借閱、復制等檔案利用功能。5.檔案統(tǒng)計分析功能對檔案管理的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為學校檔案工作決策提供數(shù)據(jù)支持。6.安全保密功能設置嚴格的用戶權限管理，確保檔案信息的安全保密。對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露。