PAGE借款檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司借款檔案的管理，規(guī)范借款業(yè)務(wù)流程，確保借款檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防范借款風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及借款業(yè)務(wù)的部門和個(gè)人，包括但不限于員工因公務(wù)出差、業(yè)務(wù)采購、項(xiàng)目費(fèi)用等原因產(chǎn)生的借款行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：借款檔案應(yīng)如實(shí)反映借款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋借款業(yè)務(wù)從申請(qǐng)到歸還的全過程相關(guān)資料，保證檔案資料齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等記錄清晰明確，避免模糊或歧義。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)借款檔案中涉及的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息，防止泄露。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保管理規(guī)范有序。二、借款檔案的內(nèi)容（一）借款申請(qǐng)文件1.借款申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄借款人姓名、部門、借款金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息，由借款人填寫并簽字確認(rèn)。2.借款用途說明：對(duì)借款用途進(jìn)行具體闡述，如有相關(guān)業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目計(jì)劃等支持文件，應(yīng)一并附上。3.預(yù)算明細(xì)（如有）：對(duì)于涉及項(xiàng)目借款的，需提供詳細(xì)的預(yù)算明細(xì)，明確各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)計(jì)支出情況。（二）審批文件1.各級(jí)審批意見：包括部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等對(duì)借款申請(qǐng)的審批意見，簽字確認(rèn)審批結(jié)果。2.審批流程記錄：記錄借款申請(qǐng)?jiān)诟鲗徟h(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間、審批狀態(tài)等信息，可采用流程圖或文字說明的形式。（三）借款合同1.借款合同文本：明確借款金額、借款期限、借款利率、還款方式、違約責(zé)任等條款，雙方簽字蓋章生效。2.合同變更記錄（如有）：如借款合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，應(yīng)記錄變更的原因、內(nèi)容及相關(guān)審批文件。（四）資金支付憑證1.借款支付憑證：如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支票存根、現(xiàn)金支付收據(jù)等，證明借款資金已實(shí)際支付給借款人。2.支付審批記錄：記錄資金支付的審批過程，包括審批人、審批時(shí)間等信息。（五）還款記錄1.還款憑證：如銀行還款流水、現(xiàn)金還款收據(jù)等，證明借款人已按照合同約定歸還借款。2.還款計(jì)劃執(zhí)行情況記錄：跟蹤借款人還款計(jì)劃的執(zhí)行情況，記錄實(shí)際還款日期、金額等信息，與還款憑證相互印證。（六）其他相關(guān)資料1.借款人身份證明文件：復(fù)印件留存，確保借款人身份真實(shí)有效。2.與借款業(yè)務(wù)相關(guān)的其他補(bǔ)充資料：如出差行程安排、采購清單、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等，有助于全面了解借款業(yè)務(wù)背景和實(shí)際用途。三、借款檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照借款業(yè)務(wù)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中存放，便于查找和管理。2.資料排序：每個(gè)借款項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)按照重要性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行排序，一般順序?yàn)榻杩钌暾?qǐng)文件、審批文件、借款合同、資金支付憑證、還款記錄、其他相關(guān)資料。3.編號(hào)編制：為每個(gè)借款項(xiàng)目檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)可采用年份+部門代碼+流水號(hào)的形式，例如：202301001，表示2023年由0仁部門發(fā)起的第1筆借款項(xiàng)目。（二）歸檔流程1.收集資料：借款業(yè)務(wù)辦理過程中，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時(shí)將各自負(fù)責(zé)產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，移交至檔案管理部門。2.初步審核：檔案管理部門收到資料后，對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.整理裝訂：按照整理要求對(duì)資料進(jìn)行分類、排序、編號(hào)，并進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂應(yīng)牢固整齊，避免資料散落或損壞。4.上架存放：將裝訂好的借款檔案上架存放至專門的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于快速查找和調(diào)閱。同時(shí)，建立檔案存放索引目錄，注明每個(gè)檔案柜存放的借款項(xiàng)目范圍和編號(hào)區(qū)間。四、借款檔案的保管（一）保管期限1.短期借款檔案：對(duì)于借款期限在一年以內(nèi)的借款項(xiàng)目檔案，保管期限為自借款還清之日起至少保存三年。2.長期借款檔案：借款期限超過一年的借款項(xiàng)目檔案，保管期限為自借款還清之日起至少保存五年。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，安裝監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保檔案安全。3.存儲(chǔ)設(shè)備：采用合適的存儲(chǔ)設(shè)備存放檔案，如檔案柜、檔案盒等，并定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。（三）保管責(zé)任1.檔案管理人員職責(zé)：檔案管理人員負(fù)責(zé)借款檔案的日常保管工作，嚴(yán)格按照保管制度進(jìn)行操作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。2.借閱登記與跟蹤：建立檔案借閱登記制度，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、借款檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部因工作需要查閱借款檔案的，需填寫《借款檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.特殊查閱：涉及重大審計(jì)、法律糾紛等特殊情況需要查閱借款檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。（二）借閱程序1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱借款檔案的，由借閱人填寫《借款檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批流程：申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，確認(rèn)借閱目的合理、借閱期限適當(dāng)后，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重要或敏感檔案，還需總經(jīng)理審批。3.借閱登記：審批通過后，檔案管理人員與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，填寫《借款檔案借閱登記表》，明確借閱檔案的編號(hào)及內(nèi)容，借閱人簽字確認(rèn)。借閱人需當(dāng)場檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)提出。4.檔案交付：檔案管理人員按照借閱登記表的內(nèi)容，將借閱的檔案交付給借閱人，并提醒借閱人注意檔案的保管和歸還要求。5.歸還跟蹤：在借閱期限屆滿前，檔案管理人員應(yīng)提前通知借閱人歸還檔案。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在借閱登記表上簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.查閱范圍限制：查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)的查閱內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。2.借閱期限限制：借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。3.檔案原件使用限制：原則上不得將借款檔案原件借出公司，如有特殊情況確需借出的，必須經(jīng)公司最高管理層批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，確保檔案安全無損歸還。六、借款檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿：借款檔案保管期限屆滿，且該借款業(yè)務(wù)已結(jié)清，相關(guān)資料不再具有保存價(jià)值的，可以考慮銷毀。2.無保存必要：因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，或檔案內(nèi)容已失去實(shí)際意義，經(jīng)評(píng)估確認(rèn)無保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：由檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的借款檔案進(jìn)行清理，提出銷毀申請(qǐng)，填寫《借款檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核批準(zhǔn)：申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審核過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、法律風(fēng)險(xiǎn)等因素，確保銷毀決策合理合規(guī)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.記錄備案：銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并形成《借款檔案銷毀記錄》。記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)借款檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、保管環(huán)境的安全性等。2.專項(xiàng)審計(jì)：針對(duì)借款業(yè)務(wù)頻繁或金額較大的部門，可開展專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查借款業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、檔案管理的規(guī)范性以及風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效性。（二）日常檢查1.檔案管理人員自查：檔案管理人員每日對(duì)檔案的整理、存放情況進(jìn)行自查，確保檔案擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰，存儲(chǔ)設(shè)備正常運(yùn)行。2.部門定期檢查：各部門負(fù)責(zé)人定期對(duì)本部門涉及的借款檔案進(jìn)行檢查，核實(shí)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）問題整改1.建立問題臺(tái)賬：對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)建立詳細(xì)的問題臺(tái)賬記錄，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、責(zé)任部門和人員、整改要求和期限等信息。2.跟