PAGE學(xué)校婦女檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校婦女檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮婦女檔案在學(xué)校婦女工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有涉及婦女工作的部門及相關(guān)人員所形成的婦女檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校婦女檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映婦女工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，材料可靠。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密，對涉及個人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校婦女檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理學(xué)校婦女檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，確保檔案的安全和質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理信息化水平。6.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門婦女檔案材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、真實。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密。5.積極開展檔案利用工作，為學(xué)校婦女工作提供服務(wù)。6.定期對檔案進行清查核對，確保檔案賬物相符。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校婦女工作相關(guān)的文件、通知、決議、計劃、總結(jié)等。2.婦女組織建設(shè)資料，如婦女委員會成員名單、換屆選舉材料等。3.婦女活動記錄，包括各類會議記錄、培訓(xùn)記錄、文體活動記錄等。4.婦女權(quán)益保障工作資料，如維權(quán)案例、法律咨詢服務(wù)記錄等。5.婦女表彰獎勵材料，如優(yōu)秀婦女個人、集體榮譽證書等。6.婦女培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料，如培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)心得等。7.其他與學(xué)校婦女工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對收集到的檔案材料要進行初步審核，剔除不符合要求的材料。（三）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將婦女檔案分為綜合管理、組織建設(shè)、活動開展、權(quán)益保障、表彰獎勵、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對整理好的檔案材料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，保證檔案存放環(huán)境適宜。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映學(xué)校婦女工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對學(xué)校婦女工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對學(xué)校婦女工作有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案清查定期對檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬物相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門在開展婦女工作時查閱相關(guān)檔案資料。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解婦女工作情況，進行決策參考。3.婦女個人查詢本人檔案信息，維護自身權(quán)益。4.因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后向校外單位提供相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時歸還。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限，對超過保管期限且確無保存價值的檔案進行重點審查。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合判斷檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)學(xué)校婦女檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平和利用效率。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合學(xué)校婦女檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)保證電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)