PAGE會(huì)議檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議檔案管理，確保會(huì)議檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮會(huì)議檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議形成的檔案管理，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司會(huì)議檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則會(huì)議檔案應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容和過程，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高工作效率。二、會(huì)議檔案的收集（一）收集范圍1.會(huì)議通知、議程、日程安排等相關(guān)文件。2.會(huì)議記錄，包括會(huì)議紀(jì)要、決議、討論要點(diǎn)等。3.會(huì)議報(bào)告、講話材料、發(fā)言稿等。4.會(huì)議形成的各類決議、決定、協(xié)議等文件。5.會(huì)議期間產(chǎn)生的其他相關(guān)資料，如簽到表、會(huì)議照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.會(huì)議組織部門或主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將會(huì)議相關(guān)資料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議資料的收集工作，確保資料的完整性。3.收集的會(huì)議資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或缺失應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。（三）收集時(shí)間1.一般性會(huì)議的資料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。2.重要會(huì)議或大型會(huì)議的資料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)初步收集，在會(huì)議紀(jì)要或決議正式發(fā)布后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成最終收集。三、會(huì)議檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議檔案按照會(huì)議性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，具體分類如下：1.公司級(jí)會(huì)議檔案包括公司年度工作會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)會(huì)議等檔案。2.部門會(huì)議檔案各部門組織召開的工作會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議等檔案。3.專項(xiàng)工作會(huì)議檔案針對(duì)特定專項(xiàng)工作召開的會(huì)議檔案，如項(xiàng)目研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)等。4.其他會(huì)議檔案不屬于上述分類的其他會(huì)議檔案。（二）整理步驟1.文件篩選對(duì)收集到的會(huì)議資料進(jìn)行篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件。2.排序編號(hào)按照會(huì)議時(shí)間順序?qū)α舸娴奈募M(jìn)行排序，并為每份文件編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制目錄根據(jù)分類和排序結(jié)果，編制會(huì)議檔案目錄。目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)文件較多的會(huì)議檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊和牢固，避免文件散落或損壞。（三）整理要求1.整理會(huì)議檔案應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)文件的原始面貌，不得擅自涂改、損壞文件內(nèi)容。3.整理后的會(huì)議檔案應(yīng)便于保管和查閱，能夠快速準(zhǔn)確地提供所需信息。四、會(huì)議檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，按照分類順序存放，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)。2.電子檔案存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般性會(huì)議檔案保管期限為[X]年。2.重要會(huì)議檔案、涉及公司重大決策或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的會(huì)議檔案保管期限為[X]年。3.法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有明確規(guī)定保管期限的，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時(shí)效性和規(guī)范性。五、會(huì)議檔案的查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)議檔案，應(yīng)填寫《會(huì)議檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的會(huì)議檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或人員查閱公司會(huì)議檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過程由檔案管理人員全程陪同。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫《會(huì)議檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的會(huì)議檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用會(huì)議檔案形成的成果，如調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等，應(yīng)注明資料來源，不得侵犯公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。六、會(huì)議檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則會(huì)議檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的會(huì)議檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否反映了會(huì)議的真實(shí)情況。2.檔案的保存價(jià)值，是否對(duì)公司的工作具有參考利用價(jià)值。3.檔案的密級(jí)，是否符合公司的保密規(guī)定。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)到期會(huì)議檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《會(huì)議檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《會(huì)議檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀會(huì)議檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)議檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)議檔案銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因