PAGE咨詢成果文件檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司咨詢成果文件的管理，確保咨詢成果文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有咨詢項(xiàng)目產(chǎn)生的成果文件檔案管理，包括但不限于咨詢報(bào)告、方案設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等各類文件資料。（三）基本原則1.集中管理原則：咨詢成果文件檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映咨詢項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善咨詢成果文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)咨詢成果文件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立咨詢成果文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，防止檔案損壞、丟失和霉變。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目咨詢成果文件的收集、整理和移交工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)移交的咨詢成果文件進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)，并對(duì)文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)咨詢成果文件檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.負(fù)責(zé)為檔案查閱人員提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，做好查閱登記和檔案歸還工作。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.咨詢項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類文件資料，包括但不限于咨詢項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、調(diào)研資料、分析報(bào)告、方案設(shè)計(jì)、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、客戶反饋等。2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、圖表、模型等資料。3.項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中形成的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工作總結(jié)等文件。4.與咨詢項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員收集項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，并確保文件資料的真實(shí)、完整。2.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。3.收集的文件資料應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，確保同一項(xiàng)目的文件資料集中存放。（三）整理方法1.按照文件資料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保文件資料的連貫性。2.對(duì)文件資料進(jìn)行分類編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對(duì)文件資料進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括文件資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保存。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類原則1.按照咨詢項(xiàng)目的類型進(jìn)行分類，如企業(yè)戰(zhàn)略咨詢、人力資源咨詢、財(cái)務(wù)咨詢、市場(chǎng)營(yíng)銷咨詢等。2.按照咨詢項(xiàng)目的階段進(jìn)行分類,如項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等。3.按照文件資料的性質(zhì)進(jìn)行分類，如報(bào)告類、方案類、數(shù)據(jù)類、函件類等。（二）分類方法1.一級(jí)分類：按照咨詢項(xiàng)目的類型分為企業(yè)戰(zhàn)略咨詢、人力資源咨詢、財(cái)務(wù)咨詢、市場(chǎng)營(yíng)銷咨詢、其他咨詢等類別。2.二級(jí)分類：在一級(jí)分類的基礎(chǔ)上，按照咨詢項(xiàng)目的階段分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等類別。3.三級(jí)分類：在二級(jí)分類的基礎(chǔ)上，按照文件資料的性質(zhì)分為報(bào)告類、方案類、數(shù)據(jù)類、函件類等類別。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目類型代碼+項(xiàng)目階段代碼+文件資料性質(zhì)代碼+順序號(hào)”的格式。2.項(xiàng)目類型代碼：按照咨詢項(xiàng)目的類型，分別用“Z”表示企業(yè)戰(zhàn)略咨詢、“R”表示人力資源咨詢、“C”表示財(cái)務(wù)咨詢、“S”表示市場(chǎng)營(yíng)銷咨詢、“Q”表示其他咨詢。3.項(xiàng)目階段代碼：按照咨詢項(xiàng)目的階段，分別用“Q”表示項(xiàng)目前期、“S”表示項(xiàng)目實(shí)施、“Y”表示項(xiàng)目驗(yàn)收。4.文件資料性質(zhì)代碼：按照文件資料的性質(zhì)，分別用“B”表示報(bào)告類、“F”表示方案類、“D”表示數(shù)據(jù)類、“H”表示函件類。5.順序號(hào)：按照文件資料的整理順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：企業(yè)戰(zhàn)略咨詢項(xiàng)目前期的報(bào)告類文件編號(hào)為：ZQB001五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管期限1.咨詢成果文件檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司重要的咨詢項(xiàng)目成果文件、涉及公司核心機(jī)密的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司一般性咨詢項(xiàng)目成果文件、對(duì)公司有一定參考價(jià)值的文件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司臨時(shí)性咨詢項(xiàng)目成果文件、對(duì)公司參考價(jià)值較小的文件等，保管期限為1年至不足10年。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，確保檔案存放有序、便于查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防霉等設(shè)施，確保檔案的安全。4.對(duì)于重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱咨詢成果文件檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司核心機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司咨詢成果文件檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員利用咨詢成果文件檔案，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.外部單位利用公司咨詢成果文件檔案，須經(jīng)公司書面同意，并按照約定的用途使用，不得擅自將檔案提供給第三方或用于其他非約定用途。3.利用咨詢成果文件檔案時(shí)產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄件等資料，應(yīng)注明出處，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行保管。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)咨詢成果文件檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，客觀、公正、科學(xué)地進(jìn)行。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值決定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管