PAGE公共衛(wèi)生檔案清理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生相關(guān)的各類檔案清理工作，包括但不限于疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、健康教育、婦幼保健、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)等方面的檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公共衛(wèi)生工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：在檔案清理過程中，確保檔案信息的安全，防止泄露和丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.高效利用原則：通過科學(xué)合理的清理，提高檔案的利用價(jià)值，為公共衛(wèi)生工作決策、業(yè)務(wù)開展和科研教學(xué)提供有力支持。二、檔案清理的組織與職責(zé)（一）成立檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清理工作，制定清理工作方案，審核清理結(jié)果，解決清理過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）明確各部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案清理計(jì)劃和具體操作流程。組織實(shí)施檔案清理工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、鑒定和銷毀等操作。建立檔案清理工作臺(tái)賬，記錄清理過程和結(jié)果。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案清理工作順利進(jìn)行。2.業(yè)務(wù)部門協(xié)助檔案管理部門開展檔案清理工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和專業(yè)意見。負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行自查自糾，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。配合檔案管理部門對(duì)涉及多部門的檔案進(jìn)行聯(lián)合清理。3.監(jiān)督部門對(duì)檔案清理工作進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查清理工作是否符合法律法規(guī)和本制度要求。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、檔案清理的范圍與標(biāo)準(zhǔn)（一）清理范圍1.已超過保管期限的檔案：根據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定的檔案保管期限，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行清理。2.重復(fù)、無效或無保存價(jià)值的檔案：對(duì)內(nèi)容重復(fù)、與現(xiàn)行政策法規(guī)不符、已失去實(shí)際用途或保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行清理。3.不符合檔案質(zhì)量要求的檔案：包括字跡模糊、破損嚴(yán)重、信息不全等無法正常查閱和利用的檔案。（二）清理標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)容完整性：檔案應(yīng)包含公共衛(wèi)生工作所需的數(shù)據(jù)、資料、記錄等關(guān)鍵信息，確保能夠全面反映工作情況。2.準(zhǔn)確性：檔案中的數(shù)據(jù)、信息應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，經(jīng)過嚴(yán)格審核和驗(yàn)證，與實(shí)際工作情況相符。3.規(guī)范性：檔案的格式、填寫要求、編號(hào)等應(yīng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本公司/組織的規(guī)定。4.關(guān)聯(lián)性：檔案之間應(yīng)具有內(nèi)在聯(lián)系，能夠形成完整的業(yè)務(wù)鏈條，便于查閱和利用。四、檔案清理的流程（一）檔案清查1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行全面清查，確定需要清理的檔案清單。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、類別、保管期限、保存狀況等。2.業(yè)務(wù)部門對(duì)本部門的檔案進(jìn)行自查，將自查結(jié)果反饋給檔案管理部門。自查重點(diǎn)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性和關(guān)聯(lián)性。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家，對(duì)需要清理的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案清理標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途、保存狀況等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事件或具有長期研究價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)注，妥善保管。（三）檔案整理1.對(duì)確定需要保留的檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案的查閱和利用效率。（四）檔案銷毀1.對(duì)于鑒定為無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、類別、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。3.銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。五、檔案清理的時(shí)間安排（一）定期清理每年[具體時(shí)間]開展一次全面的檔案清理工作，對(duì)超過保管期限或不符合清理標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行集中清理。（二）不定期清理根據(jù)工作需要，如政策法規(guī)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程變更等，及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行清理，確保檔案與實(shí)際工作相符。六、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案清理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正清理過程中存在的問題。2.監(jiān)督部門不定期對(duì)檔案清理工作進(jìn)行抽查，檢查清理工作是否符合規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合并及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題。七、檔案清理工作的信息化管理（一）建立檔案清理信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立檔案清理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案清理工作的全過程進(jìn)行記錄和管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案清查、鑒定、整理、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案清理工作的信息化、規(guī)范化和自動(dòng)化。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析通過檔案清理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案清理工作的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類報(bào)表和分析報(bào)告。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量變化、清理原因分類、保管期限分布等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案清理工作的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)定期組織檔案清理工作相關(guān)人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理知識(shí)和技能等。通過培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保檔案清理工作的質(zhì)量。（二）宣傳加強(qiáng)對(duì)檔案清理工作的宣傳，使全體員工