PAGE檔案庫(kù)房選址審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房選址的科學(xué)性、合理性和規(guī)范性，確保檔案的安全保管與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)檔案庫(kù)房選址的審批工作，包括新建、改建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房的選址。（三）基本原則1.安全性原則檔案庫(kù)房選址應(yīng)充分考慮自然災(zāi)害、地質(zhì)條件、周邊環(huán)境等因素，確保檔案實(shí)體安全。避免選址在易發(fā)生洪水、地震、火災(zāi)、雷擊等災(zāi)害的區(qū)域，以及周邊存在污染源、易燃易爆場(chǎng)所等可能對(duì)檔案造成威脅的地方。2.適用性原則選址應(yīng)滿足檔案庫(kù)房功能需求，具備適宜的空間布局和設(shè)施條件，便于檔案的存儲(chǔ)、整理、查閱和管理。同時(shí)，要考慮與公司其他部門(mén)的協(xié)同工作便利性，以及未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案庫(kù)房的需求變化。3.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理、城鄉(xiāng)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)等法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保選址符合相關(guān)規(guī)定要求。二、選址要求（一）地理位置1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地段，避免低洼積水區(qū)域。2.宜遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品的生產(chǎn)或儲(chǔ)存場(chǎng)所，與這類(lèi)場(chǎng)所的距離應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)安全規(guī)定。3.盡量避免選址在交通主干道、鐵路、機(jī)場(chǎng)等噪音較大或震動(dòng)頻繁的區(qū)域，減少對(duì)檔案保管環(huán)境的干擾。（二）建筑條件1.庫(kù)房建筑應(yīng)結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，具有良好的抗震、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等性能。采用符合防火要求的建筑材料，墻體、屋頂?shù)葢?yīng)具備一定的隔熱、保溫性能。2.庫(kù)房應(yīng)具備獨(dú)立的出入口，便于人員和檔案的進(jìn)出管理，且出入口應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)和安全防護(hù)設(shè)施。3.庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)設(shè)置合理的功能分區(qū)，包括檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)相對(duì)獨(dú)立又便于聯(lián)系。（三）環(huán)境條件1.周邊環(huán)境應(yīng)整潔、安靜，無(wú)明顯污染源和異味。避免選址在化工廠、垃圾處理場(chǎng)、污水處理廠等可能對(duì)檔案造成污染的企業(yè)附近。2.庫(kù)房周邊應(yīng)具備良好的綠化環(huán)境，有助于調(diào)節(jié)空氣濕度和凈化空氣，但要注意避免樹(shù)木過(guò)于靠近庫(kù)房墻體，防止樹(shù)根對(duì)墻體造成破壞。3.確保庫(kù)房周邊有穩(wěn)定可靠的水、電供應(yīng)，且排水系統(tǒng)暢通，能夠滿足檔案庫(kù)房日常運(yùn)營(yíng)的需求。三、審批流程（一）申請(qǐng)1.當(dāng)公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要新建、改建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房時(shí)，由檔案管理部門(mén)提出選址申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明選址的必要性、初步選址地點(diǎn)及相關(guān)依據(jù)，并提交選址意向書(shū)、初步規(guī)劃方案等材料。2.申請(qǐng)材料應(yīng)包括以下內(nèi)容：選址項(xiàng)目概述，包括項(xiàng)目背景、目的、規(guī)模等。初步選址地點(diǎn)的地理位置圖、現(xiàn)狀圖及周邊環(huán)境情況說(shuō)明。初步規(guī)劃的庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)方案，包括功能布局、面積估算、建筑結(jié)構(gòu)等。對(duì)選址地點(diǎn)安全性、適用性、合規(guī)性的初步分析評(píng)估報(bào)告。（二）初審1.檔案管理部門(mén)將申請(qǐng)材料提交至公司規(guī)劃建設(shè)部門(mén)，由規(guī)劃建設(shè)部門(mén)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行初審。初審內(nèi)容主要包括選址是否符合公司整體規(guī)劃布局、是否滿足檔案庫(kù)房功能要求、是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。2.規(guī)劃建設(shè)部門(mén)在收到申請(qǐng)材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審，并出具初審意見(jiàn)。初審意見(jiàn)應(yīng)明確申請(qǐng)選址是否可行，如不可行，應(yīng)說(shuō)明理由及提出修改建議。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，規(guī)劃建設(shè)部門(mén)將申請(qǐng)材料及初審意見(jiàn)一并提交至公司安全管理部門(mén)，由安全管理部門(mén)對(duì)選址的安全性進(jìn)行審查。安全管理部門(mén)應(yīng)從自然災(zāi)害防范、消防安全、治安保衛(wèi)等方面進(jìn)行評(píng)估，確保選址不存在安全隱患。（三）實(shí)地勘察1.安全管理部門(mén)在收到初審材料后，會(huì)同檔案管理部門(mén)、規(guī)劃建設(shè)部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)初步選址地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)地勘察。實(shí)地勘察應(yīng)重點(diǎn)檢查選址地點(diǎn)的地質(zhì)條件、周邊環(huán)境、建筑現(xiàn)狀等情況，核實(shí)申請(qǐng)材料中的相關(guān)信息。2.實(shí)地勘察人員應(yīng)填寫(xiě)實(shí)地勘察記錄，詳細(xì)記錄選址地點(diǎn)的實(shí)際情況、存在的問(wèn)題及整改建議等。實(shí)地勘察記錄應(yīng)由勘察人員簽字確認(rèn)，并作為審批的重要依據(jù)。3.根據(jù)實(shí)地勘察結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)選址存在不符合要求的情況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與選址地點(diǎn)的產(chǎn)權(quán)單位或管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，提出整改措施或重新選址的建議。（四）專(zhuān)家評(píng)審1.對(duì)于涉及重要檔案或選址情況較為復(fù)雜的項(xiàng)目，公司應(yīng)組織專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)審。專(zhuān)家評(píng)審小組由檔案管理、建筑設(shè)計(jì)、安全管理、環(huán)境保護(hù)等領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人員組成。2.專(zhuān)家評(píng)審小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際需求，對(duì)選址申請(qǐng)進(jìn)行全面、深入的評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括選址的合理性、可行性、安全性、環(huán)保性等方面，并提出評(píng)審意見(jiàn)和建議。3.專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)應(yīng)作為公司決策的重要參考依據(jù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)專(zhuān)家意見(jiàn)對(duì)選址申請(qǐng)材料進(jìn)行修改完善。（五）審批決策1.檔案管理部門(mén)將經(jīng)過(guò)初審、實(shí)地勘察、專(zhuān)家評(píng)審等環(huán)節(jié)后的選址申請(qǐng)材料提交至公司管理層進(jìn)行審批決策。公司管理層應(yīng)綜合考慮各方面因素，從公司整體利益和檔案管理需求出發(fā)，做出最終的選址審批決定。2.審批決定應(yīng)以書(shū)面形式下達(dá)，明確選址是否通過(guò)審批。如通過(guò)審批，應(yīng)確定選址地點(diǎn)及相關(guān)建設(shè)要求；如未通過(guò)審批，應(yīng)說(shuō)明原因及要求檔案管理部門(mén)重新提交選址申請(qǐng)。（六）備案1.檔案庫(kù)房選址審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將審批結(jié)果及相關(guān)材料報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。備案材料應(yīng)包括選址審批文件、選址申請(qǐng)材料、實(shí)地勘察記錄、專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)等。2.備案工作應(yīng)在審批通過(guò)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保公司檔案庫(kù)房選址工作的規(guī)范性和透明度。四、監(jiān)督管理（一）定期檢查1.公司應(yīng)建立檔案庫(kù)房選址監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)已投入使用的檔案庫(kù)房選址情況進(jìn)行檢查。檢查周期為每年一次，特殊情況下可根據(jù)實(shí)際需要增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容主要包括檔案庫(kù)房周邊環(huán)境變化情況、建筑結(jié)構(gòu)安全狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，確保檔案庫(kù)房選址始終符合相關(guān)要求。（二）問(wèn)題整改1.在監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案庫(kù)房選址存在不符合要求的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，明確整改要求和期限。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，制定整改方案并組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)提交整改報(bào)告，經(jīng)公司審核通過(guò)后方可銷(xiāo)號(hào)。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于在檔案庫(kù)房選址審批及使用過(guò)程中，因違反本制度或相關(guān)規(guī)定導(dǎo)致檔案安全受到威脅或造成損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、責(zé)令整改、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度將根據(jù)國(guó)家