PAGE檔案管理4個(gè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司/組織內(nèi)部管理活動(dòng)中形成的文件材料，如行政文件、人事檔案、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。4.公司/組織對外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報(bào)道、參展資料等。5.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如工作筆記、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并定期向綜合管理部門移交。3.對于重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，形成部門應(yīng)在收集后及時(shí)備份，并將原件提交綜合管理部門。4.綜合管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）收集渠道1.內(nèi)部渠道：通過公司/組織內(nèi)部各部門之間的文件傳遞、工作匯報(bào)等方式收集檔案。2.外部渠道：通過與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等單位的文件交換、信息共享等方式收集檔案。3.員工個(gè)人提交：鼓勵(lì)員工主動(dòng)向綜合管理部門提交與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的個(gè)人檔案材料。三、檔案整理制度（一）整理原則與要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確、合理，層次分明。3.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用。4.整理過程中應(yīng)保證檔案的整潔、美觀，去除不必要的附件和雜物，確保檔案的完整性。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度進(jìn)行分類，即同一年度形成的檔案歸為一類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問題分類法：按照檔案反映的問題進(jìn)行分類，如行政管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等。4.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，將檔案分為永久、長期、短期三類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照確定的分類方法對檔案進(jìn)行分類，將同一類檔案集中在一起。3.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類、年度、保管期限等信息。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案保管制度（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類方法進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。3.聲像檔案：采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容或時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立檢索目錄，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理意見等。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案庫房或綜合管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用審批1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審批時(shí)應(yīng)注明查閱、借閱的目的、范圍、期限等內(nèi)容。（四）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人/借閱人、查閱/借閱內(nèi)容、審批人、歸還日期等信息。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的異同，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面評(píng)估檔案的利用效益，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專