PAGE應(yīng)急管理檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)應(yīng)急管理檔案工作，確保應(yīng)急管理檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高公司應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司各部門在應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急處置報(bào)告、物資儲(chǔ)備清單、人員培訓(xùn)資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：應(yīng)急管理檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)急管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理應(yīng)急管理工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格核實(shí)。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.保密性原則：對(duì)應(yīng)急管理工作中涉及的敏感信息和機(jī)密內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門應(yīng)急管理檔案的收集、整理、歸檔工作。對(duì)應(yīng)急管理檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門應(yīng)急管理檔案的收集、整理、保管和移交工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。配合應(yīng)急管理部門做好應(yīng)急管理檔案的相關(guān)工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場(chǎng)處置方案，以及應(yīng)急預(yù)案的修訂記錄。2.應(yīng)急演練資料：演練計(jì)劃、演練方案、演練記錄、演練評(píng)估報(bào)告等。3.應(yīng)急處置記錄：突發(fā)事件報(bào)告、處置過(guò)程記錄、處置結(jié)果報(bào)告、事后總結(jié)等。4.應(yīng)急物資管理檔案：物資儲(chǔ)備清單、采購(gòu)合同、出入庫(kù)記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。5.應(yīng)急人員培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。6.與應(yīng)急管理相關(guān)的其他文件、資料，如上級(jí)指示、會(huì)議紀(jì)要、通訊記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在應(yīng)急管理工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）收集時(shí)間1.應(yīng)急管理工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案收集整理完畢，并移交至應(yīng)急管理部門。2.對(duì)于定期產(chǎn)生的檔案，如應(yīng)急演練資料、人員培訓(xùn)檔案等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.應(yīng)急預(yù)案類：按照綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場(chǎng)處置方案進(jìn)行分類。2.應(yīng)急演練類：按照演練類型、演練時(shí)間等進(jìn)行分類。3.應(yīng)急處置類：按照突發(fā)事件類型、發(fā)生時(shí)間等進(jìn)行分類。4.應(yīng)急物資類：按照物資種類、存放地點(diǎn)等進(jìn)行分類。5.應(yīng)急人員培訓(xùn)類：按照培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。2.編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]。[年份]：四位數(shù)字表示檔案形成的年份。[部門代碼]：兩位字母表示檔案所屬部門的代碼。[檔案類別代碼]：兩位字母表示檔案的類別代碼，如“JY”表示應(yīng)急預(yù)案，“YL”表示應(yīng)急演練等。[流水號(hào)]：四位數(shù)字表示該類別檔案的順序號(hào)。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、牢固，不得影響檔案的查閱。3.對(duì)于幅面較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案封面一致。（四）編目要求1.檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案首頁(yè)，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交至應(yīng)急管理部門。2.應(yīng)急管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行歸檔，按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存放。4.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的移交、歸檔情況。（二）歸檔時(shí)間1.每年[X]月底前，各部門應(yīng)將上一年度的應(yīng)急管理檔案移交至應(yīng)急管理部門。2.應(yīng)急管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。五、檔案保管（一）保管期限1.應(yīng)急預(yù)案類檔案保管期限為[X]年。2.應(yīng)急演練類檔案保管期限為[X]年。3.應(yīng)急處置類檔案保管期限為[X]年。4.應(yīng)急物資類檔案保管期限為[X]年。5.應(yīng)急人員培訓(xùn)類檔案保管期限為[X]年。（二）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫(kù)房的清潔和衛(wèi)生工作，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。六．檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在應(yīng)急管理工作中需要查閱相關(guān)檔案的。2.上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門等依法依規(guī)查閱公司應(yīng)急管理檔案的。3.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位查閱公司應(yīng)急管理檔案的。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至應(yīng)急管理部門。2.應(yīng)急管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺(tái)賬記錄檔案查閱的時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案利用登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（四）銷毀審批1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。（五）銷毀記錄1