PAGE低保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)和規(guī)范低保檔案管理，確保低保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在低保工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在低保工作中形成的各類(lèi)檔案管理，包括低保申請(qǐng)、審核、審批、動(dòng)態(tài)管理等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：低保檔案應(yīng)如實(shí)反映低保工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理低保工作各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本制度規(guī)定的程序、方法進(jìn)行檔案管理，確保檔案規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對(duì)涉及低保對(duì)象個(gè)人隱私的信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善低保檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理低保檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)低保檔案進(jìn)行清理和清查，確保檔案的安全和完整。4.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)低保檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。3.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)低保檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.低保申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)書(shū)、家庭收入證明、財(cái)產(chǎn)狀況證明、身份證明等。2.低保審核審批過(guò)程中的調(diào)查記錄、評(píng)議記錄、公示材料、審批文件等。3.低保對(duì)象動(dòng)態(tài)管理資料，如定期核查報(bào)告、收入變化證明、停保退保材料等。4.與低保工作相關(guān)的其他文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在低保工作完成后及時(shí)將相關(guān)檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照低保工作流程和檔案內(nèi)容，將低保檔案分為申請(qǐng)類(lèi)、審核審批類(lèi)、動(dòng)態(tài)管理類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.低保檔案的保管期限分為長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期保管期限為[X]年，短期保管期限為[X]年。2.保管期限從檔案形成之日起計(jì)算，到期后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（四）檔案清查1.定期對(duì)低保檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)低保檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、保守機(jī)密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)低保檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用頻率高、具有重要參考價(jià)值的檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱低保檔案。2.相關(guān)部門(mén)依法依規(guī)查閱低保檔案。3.低保對(duì)象本人或其授權(quán)代理人查閱本人的低保檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記和記錄。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為利用者提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)，滿(mǎn)足利用者的需求。2.對(duì)于涉及低保對(duì)象個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式。（四）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，對(duì)每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立低保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)低保檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的低保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)對(duì)低保檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握低保檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)低保檔案信息化