PAGE民政檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強民政檔案的保密管理，確保民政檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及民政檔案管理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，依法進行民政檔案的保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：采取有效的預(yù)防措施，防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管控原則：對民政檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進行保密管理。4.責(zé)任明確原則：明確各部門、崗位及人員在民政檔案保密管理工作中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。二、保密職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善民政檔案保密管理制度，并組織實施。2.負責(zé)民政檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作，確保檔案的安全與完整。3.負責(zé)對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)能力。4.負責(zé)對民政檔案的利用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案的合理利用。5.負責(zé)對涉及民政檔案保密的違規(guī)行為進行調(diào)查處理，并及時向上級報告。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守民政檔案保密管理制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、存儲等，確保檔案的有序存放。3.負責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。4.負責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、維護，防止檔案損壞、丟失。5.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施。（三）利用檔案人員職責(zé)1.嚴格遵守民政檔案保密管理制度，在利用檔案過程中保守檔案機密。2.按照規(guī)定的程序和范圍利用檔案，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。3.不得將檔案帶出規(guī)定的利用場所，如需帶出，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并確保檔案安全。4.利用檔案完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）其他部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好民政檔案的保密管理工作，對本部門形成的檔案及時整理、歸檔，并移交檔案管理部門。2.全體員工應(yīng)增強保密意識，自覺遵守民政檔案保密管理制度，不得私自打聽、傳播檔案信息。三、檔案收集與整理保密（一）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時將本部門形成的民政檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.在收集檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案的原始性和真實性，不得對檔案進行涂改、偽造等行為。3.對涉及保密的檔案，應(yīng)在收集時采取相應(yīng)的保密措施，如密封、加密等。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的分類標準和方法對收集的民政檔案進行整理，確保檔案分類準確、編號規(guī)范。2.在整理檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案的機密信息，不得隨意翻閱、泄露檔案內(nèi)容。3.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，應(yīng)及時與檔案形成部門溝通，采取措施進行解決。四、檔案存儲保密（一）存儲場所1.應(yīng)設(shè)立專門的民政檔案存儲場所，存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.存儲場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案存儲區(qū)域進行實時監(jiān)控。3.存儲場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。（二）存儲方式1.民政檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)進行加密存儲，并定期進行備份，確保電子檔案的安全。（三）存儲安全管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案存儲場所進行檢查，確保存儲環(huán)境安全。2.對存儲的檔案應(yīng)建立詳細的臺賬，記錄檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息。五、檔案利用保密（一）利用范圍1.民政檔案的利用應(yīng)嚴格按照規(guī)定的范圍進行，僅限于公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱檔案的人員。2.未經(jīng)批準，不得將檔案提供給外部單位或個人查閱、使用。（二）利用程序1.利用檔案人員應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為利用檔案人員辦理檔案借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。4.利用檔案人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。（三）利用過程保密1.利用檔案人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.在查閱檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案的機密信息，不得涂改、標記、拍照、復(fù)印等。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式進行摘錄。六、檔案傳輸保密（一）傳輸方式1.民政檔案的傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專人遞送等。2.禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)、電子郵箱等不安全的方式傳輸涉及保密的檔案信息。（二）傳輸安全管理1.在檔案傳輸過程中，應(yīng)采取加密措施，確保檔案信息的安全。2.對傳輸?shù)臋n案應(yīng)進行登記，記錄傳輸時間、傳輸內(nèi)容、接收方等信息。3.接收方收到檔案后，應(yīng)及時確認，并按照規(guī)定進行存儲和管理。七、檔案銷毀保密（一）銷毀范圍1.對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的民政檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清理，提出銷毀檔案清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，并對銷毀過程進行監(jiān)督。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.對銷毀的檔案應(yīng)進行登記，記錄銷毀時間、銷毀內(nèi)容、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對民政檔案保密管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議及時整改。2.積極配合國家有關(guān)部門的保密檢查和調(diào)查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。九、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國家有關(guān)保密法律法規(guī)和政策。2.民政檔案保密管理制度和操作規(guī)程。3.保密意識和職業(yè)道德教育。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織保密培訓(xùn)，邀請專家進行授課或組織內(nèi)部培訓(xùn)。2.通過案例分析、模擬演練等方式，提高員工的保密意識和應(yīng)急處理能力。3.利用內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等形式，宣傳保密知識和保密制度。十、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在民政檔案保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）處罰1.對違反民政檔案保密管理制度