PAGE公司固定資產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范固定資產(chǎn)檔案工作，確保固定資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門固定資產(chǎn)檔案的管理。（三）定義1.固定資產(chǎn)：指公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產(chǎn)。2.固定資產(chǎn)檔案：指公司在固定資產(chǎn)購建、使用、維護、處置等過程中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、賬冊等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司固定資產(chǎn)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各部門分級負(fù)責(zé)。2.完整準(zhǔn)確原則。確保固定資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映固定資產(chǎn)的真實情況。3.便于利用原則。固定資產(chǎn)檔案的整理、保管和利用應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門查閱和使用。二、固定資產(chǎn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司固定資產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門固定資產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.集中統(tǒng)一管理公司固定資產(chǎn)檔案，建立固定資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.定期對固定資產(chǎn)檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和完整。5.為公司內(nèi)部各部門提供固定資產(chǎn)檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好固定資產(chǎn)檔案的查閱、借閱等工作。3.對本部門使用的固定資產(chǎn)檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核固定資產(chǎn)購置、處置等財務(wù)手續(xù)的合規(guī)性，并將相關(guān)財務(wù)資料納入固定資產(chǎn)檔案管理。2.協(xié)助檔案管理部門做好固定資產(chǎn)檔案的價值核算和統(tǒng)計工作。（四）資產(chǎn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的實物管理，建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的增減變動情況。2.配合檔案管理部門做好固定資產(chǎn)檔案的收集、整理工作，提供相關(guān)資產(chǎn)信息。3.參與固定資產(chǎn)檔案的清查、盤點等工作。三、固定資產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.固定資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)：包括購置申請、審批文件、采購合同、發(fā)票、驗收報告等。2.固定資產(chǎn)驗收環(huán)節(jié)：包括驗收記錄、驗收報告、質(zhì)量檢驗證書等。3.固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)：包括使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、運行日志等。4.固定資產(chǎn)變更環(huán)節(jié)：包括固定資產(chǎn)的調(diào)撥、轉(zhuǎn)移、租賃、抵押等相關(guān)文件。5.固定資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)：包括處置申請、審批文件、評估報告、處置合同、處置收入憑證等。6.其他與固定資產(chǎn)相關(guān)的文件資料，如固定資產(chǎn)盤點報告、固定資產(chǎn)清查記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的固定資產(chǎn)檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要的固定資產(chǎn)檔案，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔。（三）整理原則1.遵循固定資產(chǎn)的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照固定資產(chǎn)的類別、用途、使用部門等進行分類。2.編號：對每一份固定資產(chǎn)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制固定資產(chǎn)檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、固定資產(chǎn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在固定資產(chǎn)檔案收集整理完畢后，及時移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的固定資產(chǎn)檔案進行審核，符合要求的予以歸檔，不符合要求的退回原部門補充完善。3.歸檔的固定資產(chǎn)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。（二）保管期限固定資產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案：包括固定資產(chǎn)購置的重要文件、合同、產(chǎn)權(quán)證書等。2.定期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括固定資產(chǎn)的一般性文件、記錄等。（三）保管地點固定資產(chǎn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對固定資產(chǎn)檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、固定資產(chǎn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱固定資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批情況，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱固定資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱原因、借閱內(nèi)容等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批情況，與借閱單位簽訂《固定資產(chǎn)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱協(xié)議，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱單位溝通解決。六、固定資產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。檔案管理部門應(yīng)定期對固定資產(chǎn)檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.全面審查原則。鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和法律價值。3.集體審議原則。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，集體審議確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.直接鑒定法。對每一份固定資產(chǎn)檔案進行逐件審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.分析比較法。將固定資產(chǎn)檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其價值大小。3.效益評估法。評估固定資產(chǎn)檔案對公司經(jīng)營管理、決策等方面的效益，確定其保存價值。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《固定資產(chǎn)檔案銷毀清單》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《固定資產(chǎn)檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷