PAGE房屋安置檔案管理制度一、總則（一）目的為加強房屋安置檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在房屋安置工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在房屋安置工作中形成的各類檔案的管理，包括安置協(xié)議、房源信息、安置對象資料、安置過程記錄等相關檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房屋安置檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映房屋安置工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備齊全。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及個人隱私和敏感信息的檔案嚴格保密。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為房屋安置工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善房屋安置檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理房屋安置檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質量和安全。5.負責檔案的數(shù)字化建設，提高檔案管理的信息化水平。6.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務素質和管理水平。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門房屋安置檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整和準確。2.在房屋安置工作過程中，及時將形成的各類文件材料按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負責檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，妥善保管檔案，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.積極開展檔案的信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.熱情接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定提供檔案資料，做好查閱登記工作。6.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安置協(xié)議：包括與安置對象簽訂的房屋安置協(xié)議、補充協(xié)議等。2.房源信息：房源的位置、面積、戶型、產權情況等相關資料。3.安置對象資料：安置對象的身份證明、戶籍證明、拆遷補償協(xié)議等。4.安置過程記錄：安置工作的會議紀要、工作方案、審批文件、公示材料等。5.其他相關資料：如房屋測繪報告、評估報告、資金結算憑證等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在房屋安置工作完成后及時將相關檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案資料應真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)等相關信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、內容性質和保管期限等進行分類。一般可分為安置協(xié)議類、房源信息類、安置對象資料類、安置過程記錄類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄清晰準確。4.裝訂對紙張檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行保管，對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.房屋安置檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：安置協(xié)議、涉及重大安置事項的文件材料等。3.長期保管的檔案包括：房源信息、安置對象資料等，保管期限一般為[X]年。4.短期保管的檔案包括：安置過程記錄等，保管期限一般為[X]年。5.保管期限從檔案形成的次年1月1日起計算。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.在清查過程中，應核對檔案的數(shù)量、質量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，報告內容包括清查時間、范圍、結果、存在問題及處理情況等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱檔案。2.安置對象本人因核實安置情況等需要查閱本人檔案。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱相關檔案。4.其他經批準的單位或個人因特殊需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內部工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.安置對象本人查閱檔案，應攜帶有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經檔案管理部門審核同意后查閱。3.司法機關、行政機關查閱檔案，應出具單位介紹信和相關證明文件，經檔案管理部門負責人批準后查閱。4.其他單位或個人查閱檔案，應經本公司/組織主管領導批準，并辦理相關查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。2.如需復印、拍照檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復印、拍照等利用情況進行詳細登記。2.登記內容包括利用日期、利用部門或個人、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等。3.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行科學合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人及相關專業(yè)人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內容、來源、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.對仍有利用價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出的銷毀意見，應報本公司/組織主管領導審批。2.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，清冊內容包括檔案編號,題名、日期、保管期限、銷毀原因等。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將銷毀清冊永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立房屋安置檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務水平，為房屋安置工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.安全保障建立完善的信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行