PAGE拆遷協(xié)議檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司拆遷協(xié)議檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在拆遷工作中涉及的各類拆遷協(xié)議檔案的管理，包括與被拆遷人簽訂的拆遷補償協(xié)議、安置協(xié)議等相關文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對拆遷協(xié)議檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映拆遷工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，簽字蓋章齊全。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露，確保檔案信息的安全。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善拆遷協(xié)議檔案管理制度，并組織實施。2.接收、收集、整理、歸檔拆遷協(xié)議檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄索引，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、維護，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀。6.為公司內(nèi)部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。7.對檔案管理工作進行總結、分析，不斷改進檔案管理工作。（二）拆遷工作部門職責1.負責在拆遷工作過程中及時收集、整理相關拆遷協(xié)議資料，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.確保所提供的拆遷協(xié)議資料真實、準確、完整，對資料的真實性負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、核實等工作。（三）其他部門職責1.各部門在工作中如需查閱拆遷協(xié)議檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.對涉及拆遷協(xié)議檔案的工作，應積極配合檔案管理部門，確保檔案管理工作的順利進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與被拆遷人簽訂的拆遷補償協(xié)議、安置協(xié)議原件。2.被拆遷房屋的產(chǎn)權證明文件、土地使用證等相關權屬資料。3.拆遷工作過程中形成的各類評估報告、測繪報告、協(xié)商記錄、會議紀要等文件資料。4.與拆遷相關的政府批文、公告等文件。5.其他與拆遷協(xié)議有關的文件資料。（二）收集要求1.拆遷工作部門應在拆遷協(xié)議簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將協(xié)議原件及相關資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案資料應齊全、完整，簽字蓋章清晰，內(nèi)容真實有效。3.對于重要的拆遷協(xié)議及相關資料，應同時提交電子文檔備份。（三）整理方法1.分類按照拆遷項目、協(xié)議類型、時間順序等進行分類，確保檔案分類清晰，便于查找。2.編號對每一份拆遷協(xié)議檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號格式為：[項目名稱縮寫][協(xié)議類型縮寫][年份][序號]，例如：ZYPC2023001，表示ZY項目的拆遷補償協(xié)議，2023年簽訂的第1份協(xié)議。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、協(xié)議名稱、簽訂日期、被拆遷人姓名或單位名稱、協(xié)議主要內(nèi)容、保管期限等信息。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理部門對收集整理好的拆遷協(xié)議檔案進行審核，審核無誤后進行歸檔。2.歸檔應按照檔案分類編號順序進行，將同一類別的檔案存放在同一檔案柜或檔案架中，并在檔案柜或檔案架上標明類別和編號范圍。（二）保管期限1.拆遷協(xié)議檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大權益、具有重要歷史價值或法律意義的拆遷協(xié)議檔案，如涉及土地權屬變更、重大拆遷項目的核心協(xié)議等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般拆遷項目的拆遷協(xié)議、重要評估報告等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，如一般性的拆遷工作記錄、會議紀要等。2.檔案保管期限的起始日期為檔案形成之日。（三）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間,濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。4.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱拆遷協(xié)議檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項或重要決策需要查閱檔案的，需經(jīng)公司分管領導批準。3.外部單位或個人查閱拆遷協(xié)議檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，安排查閱時間，并告知查閱人查閱地點和注意事項。3.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。4.查閱結束后，查閱人應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還所查閱的檔案。（三）利用方式1.檔案管理部門可為查閱人提供檔案復印件，但需經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意，并注明用途。2.如需對檔案進行拍照、掃描等電子復制，需經(jīng)公司領導批準，并確保復制內(nèi)容不泄露公司機密信息。3.對于涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的拆遷協(xié)議檔案，應嚴格控制查閱范圍和利用方式，防止信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的拆遷協(xié)議檔案進行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案價值和保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門負責組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關資料歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的拆遷協(xié)議檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對已歸檔的拆遷協(xié)議檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文檔錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應與紙質檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性和準確性。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、協(xié)議內(nèi)容、相關附件等進行分類存儲，便于檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：根據(jù)檔案編號、協(xié)議名稱、簽訂日期、被拆遷人等信息進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。2.權限管理功能：設置不同的用戶權限，對檔案的查閱、修改、刪除等操作進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。3.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復功能：定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，具備數(shù)據(jù)恢復功能，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（四）安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、