PAGE學(xué)校貧困補(bǔ)助檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)校貧困補(bǔ)助檔案管理工作，確保貧困補(bǔ)助政策的公平、公正、公開(kāi)實(shí)施，保障學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有涉及貧困補(bǔ)助工作的部門、班級(jí)及相關(guān)工作人員。（三）檔案管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生貧困情況及補(bǔ)助申請(qǐng)、審核、發(fā)放全過(guò)程。2.完整性原則：涵蓋貧困補(bǔ)助工作各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和查閱。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生貧困證明材料1.家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生認(rèn)定申請(qǐng)表：學(xué)生如實(shí)填寫家庭經(jīng)濟(jì)狀況、致貧原因等信息。2.相關(guān)證明材料：如低保證、殘疾證、烈士證、重大疾病診斷證明、家庭遭受自然災(zāi)害或突發(fā)事件的相關(guān)證明等。（二）貧困補(bǔ)助申請(qǐng)材料1.貧困補(bǔ)助申請(qǐng)書(shū)：學(xué)生闡述申請(qǐng)補(bǔ)助的原因、金額及用途等。2.個(gè)人承諾書(shū)：保證所提供信息真實(shí)有效，如有虛假愿意承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）審核材料1.班級(jí)民主評(píng)議記錄：詳細(xì)記錄班級(jí)評(píng)議小組對(duì)學(xué)生貧困情況及申請(qǐng)資格的評(píng)議過(guò)程和結(jié)果。2.系部審核意見(jiàn)：系部對(duì)班級(jí)上報(bào)的貧困學(xué)生及補(bǔ)助申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)。3.學(xué)校評(píng)審會(huì)議記錄：學(xué)校組織的貧困補(bǔ)助評(píng)審會(huì)議相關(guān)記錄，包括評(píng)審過(guò)程、結(jié)果等。（四）公示材料1.校內(nèi)公示照片：記錄貧困學(xué)生名單及補(bǔ)助信息在校內(nèi)公示的情況。2.公示結(jié)果說(shuō)明：對(duì)公示期間收到的異議及處理情況進(jìn)行說(shuō)明。（五）補(bǔ)助發(fā)放材料1.貧困補(bǔ)助發(fā)放明細(xì)表：詳細(xì)記錄每位受助學(xué)生的姓名、班級(jí)、補(bǔ)助金額、發(fā)放方式等信息。2.發(fā)放憑證：如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金簽收單等。（六）動(dòng)態(tài)管理材料1.學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化記錄：跟蹤學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化情況，及時(shí)更新檔案。2.調(diào)整補(bǔ)助記錄：對(duì)因家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化需要調(diào)整補(bǔ)助金額或取消補(bǔ)助資格的情況進(jìn)行記錄。三、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料進(jìn)行排序。2.去除重復(fù)、無(wú)關(guān)的材料，確保每份檔案材料簡(jiǎn)潔明了。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔方式1.以學(xué)生為單位建立個(gè)人貧困補(bǔ)助檔案，每個(gè)檔案設(shè)立獨(dú)立的文件夾。2.在文件夾內(nèi)按照檔案內(nèi)容的順序依次排列各類材料。3.為每個(gè)文件夾編號(hào)，并建立電子索引目錄，方便查詢。（三）歸檔時(shí)間1.每學(xué)期末，完成本學(xué)期貧困補(bǔ)助檔案的整理與歸檔工作。2.對(duì)于新入學(xué)學(xué)生的貧困補(bǔ)助檔案，在學(xué)生提交完整申請(qǐng)材料后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。四,檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管室安全、干燥、通風(fēng)良好。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等。（二）保管期限1.貧困補(bǔ)助檔案保管期限為[X]年，自補(bǔ)助發(fā)放結(jié)束之日起計(jì)算。2.涉及學(xué)生個(gè)人隱私的材料，在保管期限屆滿后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）保管責(zé)任1.明確檔案保管人員職責(zé)，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、整理和維護(hù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校相關(guān)部門工作人員因工作需要可查閱貧困補(bǔ)助檔案。2.查閱檔案需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、內(nèi)容和期限。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案保管人員。2.檔案保管人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱情況。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱貧困補(bǔ)助檔案，特殊情況需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員需妥善保管檔案，按時(shí)歸還。3.借閱期間如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人員需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.將貧困補(bǔ)助檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)和地點(diǎn)。（三）信息化應(yīng)用1.通過(guò)電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高工作效率。2.利用信息化手段對(duì)貧困補(bǔ)助檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和分析，為決策提供支持。七、檔案監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校紀(jì)檢部門定期對(duì)貧困補(bǔ)助檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受教育主管部門、審計(jì)部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.對(duì)外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真整改，及時(shí)反饋整改結(jié)果。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在貧困補(bǔ)助檔案管理工作中，存在偽造、篡改檔案材料，泄露學(xué)生隱私信息等行為。2.未按照本制度規(guī)定進(jìn)行檔案整理、歸檔、保管、查閱等操作，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或信息泄露。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)違規(guī)工作人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給學(xué)生或?qū)W校造成損失的，依法承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。