PAGE個(gè)人學(xué)籍檔案交流制度一、總則（一）目的為了規(guī)范個(gè)人學(xué)籍檔案的交流管理，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)學(xué)校、學(xué)生及相關(guān)機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有涉及個(gè)人學(xué)籍檔案交流的部門、教職工以及學(xué)生。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)籍檔案交流活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、獎(jiǎng)懲等情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)學(xué)籍檔案中的個(gè)人隱私信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范有序原則：明確檔案交流的流程、責(zé)任主體，確保交流活動(dòng)有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善個(gè)人學(xué)籍檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中保管全校學(xué)生的學(xué)籍檔案，確保檔案的安全存放和妥善保管。3.對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4.負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)籍檔案的交接和溝通協(xié)調(diào)。（二）各教學(xué)院（系）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案材料的初步收集、整理和審核。2.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的歸檔和查閱工作。3.對(duì)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）教職工1.在教學(xué)、管理等工作中及時(shí)形成學(xué)生相關(guān)檔案材料，并按照要求提交。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得私自留存、銷毀學(xué)生檔案材料。（四）學(xué)生1.配合學(xué)校和學(xué)院（系）完成個(gè)人檔案材料的提交和補(bǔ)充。2.不得擅自涂改、偽造個(gè)人檔案材料。三、檔案內(nèi)容及分類（一）入學(xué)材料1.錄取通知書2.考生檔案（包括高考報(bào)名登記表、體檢表、志愿表等）3.黨團(tuán)組織關(guān)系材料（二）學(xué)習(xí)成績材料1.課程成績單2.補(bǔ)考、重修記錄3.畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等（三）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金評(píng)定材料2.各類競賽獲獎(jiǎng)證書3.違紀(jì)處分決定及相關(guān)材料（四）學(xué)籍變動(dòng)材料1.休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等審批表2.學(xué)籍異動(dòng)原因說明及相關(guān)證明材料（五）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表2.學(xué)位授予決定3.畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件四、檔案收集與整理（一）收集1.學(xué)校檔案管理部門定期發(fā)布檔案收集通知，明確收集范圍、時(shí)間要求等。2.各教學(xué)院（系）按照通知要求，組織教職工和學(xué)生及時(shí)提交相關(guān)檔案材料。3.教職工在工作過程中形成的學(xué)生檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至所在院（系）。4.學(xué)生應(yīng)主動(dòng)配合，按照要求提交個(gè)人檔案補(bǔ)充材料。（二）整理1.各教學(xué)院（系）對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類順序進(jìn)行排序。2.對(duì)材料進(jìn)行核對(duì)，確保材料的真實(shí)性和完整性，去除重復(fù)、無效材料。3.將整理好的檔案材料移交至學(xué)校檔案管理部門。4.學(xué)校檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案符合歸檔要求。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.學(xué)校檔案管理部門按照學(xué)籍檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行分類編號(hào)。2.將檔案材料裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)、年級(jí)等。3.按照檔案存放順序，將檔案盒排列上架，建立檔案目錄索引，便于查詢。（二）歸檔要求1.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰、工整。2.歸檔的檔案材料應(yīng)齊全完整，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。3.檔案盒應(yīng)密封完好，并標(biāo)注檔案類別、年份、學(xué)號(hào)范圍等信息。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至學(xué)校檔案管理部門審批。3.學(xué)校檔案管理部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并限定查閱時(shí)間和范圍。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，按時(shí)歸還，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.遵循學(xué)生本人意愿和相關(guān)規(guī)定，確保檔案準(zhǔn)確、及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉劝踩绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.學(xué)生畢業(yè)或因?qū)W籍變動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)向?qū)W校檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.學(xué)校檔案管理部門審核學(xué)生申請(qǐng)及相關(guān)材料，確認(rèn)無誤后，開具《學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。3.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋學(xué)校檔案管理部門印章。4.通過機(jī)要交通或指定專人將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回學(xué)校檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)確保檔案的保密性和安全性，防止檔案丟失、損毀或被他人私自拆閱。2.接收單位應(yīng)及時(shí)接收轉(zhuǎn)遞的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。八、檔案安全與保密（一）安全措施1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，保障檔案安全。（二）保密規(guī)定1.參與學(xué)籍檔案管理的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密制度。2.對(duì)檔案查閱、借閱等過程中的信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳輸、發(fā)布學(xué)籍檔案信息。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立個(gè)人學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)補(bǔ)充新產(chǎn)生的檔案信息。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立學(xué)籍檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.接受師生和社會(huì)的監(jiān)督，對(duì)舉報(bào)和投訴的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范性。3.檔案安全與保密措