PAGE學(xué)校檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工、學(xué)生在查閱利用學(xué)校檔案過程中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育行政部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時(shí)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作為宗旨，積極為教職員工、學(xué)生提供檔案查閱利用服務(wù)，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案查閱利用的范圍（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等教學(xué)文件。2.教案、教學(xué)課件、教學(xué)案例等教學(xué)資料。3.學(xué)生成績單、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生檔案等。4.教學(xué)質(zhì)量評估、教學(xué)改革項(xiàng)目等相關(guān)材料。（二）科研檔案1.科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、結(jié)題驗(yàn)收材料等。2.學(xué)術(shù)論文、著作、專利等科研成果材料。3.科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)、科研合作交流等相關(guān)材料。（三）管理檔案1.學(xué)校行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)、績效考核等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、后勤保障等方面的檔案材料。4.招生就業(yè)、國際交流、校友工作等相關(guān)檔案。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生入學(xué)登記表、體檢表、獎(jiǎng)懲記錄等。2.學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、社團(tuán)活動(dòng)、志愿服務(wù)等相關(guān)材料。3.學(xué)生畢業(yè)登記表、學(xué)位授予材料等。三、檔案查閱利用的流程（一）提出申請1.校內(nèi)各部門、各單位因工作需要查閱檔案的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋部門公章。2.教職員工因教學(xué)、科研、個(gè)人工作等需要查閱檔案的，由本人填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交。3.學(xué)生因?qū)W習(xí)、就業(yè)、個(gè)人發(fā)展等需要查閱檔案的，由學(xué)生本人填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在學(xué)院輔導(dǎo)員審核簽字后提交。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱期限是否適當(dāng)?shù)取?.對于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或敏感信息的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門在《檔案查閱申請表》上簽署意見，并注明查閱方式、查閱地點(diǎn)等信息。（三）查閱實(shí)施1.申請人按照檔案管理部門指定的查閱方式和查閱地點(diǎn)進(jìn)行檔案查閱。查閱方式包括現(xiàn)場查閱、復(fù)印、拍照、摘錄等，具體方式由檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)和查閱需求確定。2.在查閱過程中，申請人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，申請人應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（四）歸還檔案1.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，申請人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、檔案查閱利用的方式（一）現(xiàn)場查閱1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案查閱室，為申請人提供現(xiàn)場查閱檔案的條件。查閱室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.申請人在現(xiàn)場查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行操作，不得擅自翻閱、抽取、拆散檔案。（二）復(fù)印1.對于需要復(fù)印的檔案內(nèi)容，申請人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)等信息，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門工作人員統(tǒng)一復(fù)印。2.復(fù)印的檔案應(yīng)使用A4紙，復(fù)印件應(yīng)清晰、完整，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）拍照1.因工作需要確需拍照檔案內(nèi)容的，申請人應(yīng)填寫《檔案拍照申請表》，注明拍照內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行拍照。2.拍照應(yīng)使用數(shù)碼設(shè)備，照片應(yīng)清晰、完整，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行歪曲、篡改。拍照后，申請人應(yīng)將照片存儲(chǔ)介質(zhì)交檔案管理部門留存。（四）摘錄1.申請人如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案摘錄申請表》，注明摘錄內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，在檔案管理部門工作人員的指導(dǎo)下進(jìn)行摘錄。2.摘錄應(yīng)忠實(shí)于檔案原文，不得斷章取義、歪曲原意。摘錄后，申請人應(yīng)將摘錄內(nèi)容交檔案管理部門審核，審核無誤后加蓋檔案管理部門的印章。五、檔案查閱利用的限制（一）保密限制1.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)印、拍照、摘錄。2.在查閱利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，申請人應(yīng)立即停止查閱，并將檔案交回檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。（二）利用范圍限制1.檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照申請目的進(jìn)行，不得超出申請范圍查閱、利用檔案。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得將檔案用于教學(xué)、科研、管理等工作以外的其他用途。（三）查閱期限限制1.檔案查閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長查閱期限的，申請人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.查閱期限屆滿后，申請人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要繼續(xù)查閱的，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。六、檔案查閱利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案查閱利用監(jiān)督機(jī)制，對檔案查閱利用過程進(jìn)行全程監(jiān)督。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.學(xué)校應(yīng)接受教育行政部門、檔案行政管理部門等上級主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作。2.學(xué)校應(yīng)設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受師生員工和社會(huì)公眾對檔案查閱利用工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。七、檔案查閱利用的責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對于違反本制度規(guī)定查閱利用檔案的單位和個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令其立即停止違規(guī)行為，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報(bào)批評等處理。2.對于因違規(guī)查閱利用檔案導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改、丟失等嚴(yán)重后果的單位和個(gè)人，學(xué)校將依法依規(guī)追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因查閱利用檔案過程中造成檔案損壞、丟失的，查閱利用人應(yīng)按