PAGE專利檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司專利檔案的管理，確保專利檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮專利檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有專利檔案的歸檔管理，包括專利申請文件、專利證書、專利年費繳納憑證、專利評估報告、專利糾紛處理文件等與專利相關(guān)的各類資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司專利檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則專利檔案應(yīng)如實反映專利申請、審批、維護等全過程的真實情況，保證檔案內(nèi)容的準確性。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，采取有效措施確保專利檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用專利檔案。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司專利檔案歸檔管理制度，并組織實施。2.接收、整理、保管公司各類專利檔案，建立健全專利檔案管理臺賬。3.對專利檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.按照規(guī)定的期限保管專利檔案，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供專利檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對到期的專利檔案進行鑒定和銷毀，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.開展專利檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）專利管理部門職責(zé)1.負責(zé)組織公司專利的申請、維護等工作，并及時將相關(guān)資料提交給檔案管理部門。2.指導(dǎo)和協(xié)助檔案管理部門做好專利檔案的收集、整理工作，確保檔案資料的完整性。3.參與專利檔案的鑒定和銷毀工作，提供專業(yè)意見。4.配合檔案管理部門開展專利檔案的統(tǒng)計分析工作，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門專利相關(guān)資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.按照公司專利檔案管理規(guī)定，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對本部門產(chǎn)生的專利檔案的真實性、完整性負責(zé)。三、專利檔案的收集與整理（一）收集范圍1.專利申請階段：包括專利申請書、說明書、權(quán)利要求書、附圖、摘要等申請文件，以及與專利申請相關(guān)的技術(shù)交底書、檢索報告、審查意見答復(fù)等資料。2.專利審批階段：專利局發(fā)出的各類通知書、審查意見答復(fù)文件、專利授權(quán)證書等。3.專利維護階段：專利年費繳納憑證、專利評估報告、專利轉(zhuǎn)讓合同、專利許可合同、專利糾紛處理文件等。4.其他與專利相關(guān)的資料：如專利項目的研發(fā)報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)專利相關(guān)資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.專利申請文件應(yīng)按照專利局的要求進行準備，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范。3.對于專利審批過程中的各類文件，應(yīng)及時收集并妥善保管，不得丟失。4.專利維護階段產(chǎn)生的資料，應(yīng)在形成后及時提交給檔案管理部門。（三）整理方法1.分類按照專利類型（發(fā)明專利、實用新型專利、外觀設(shè)計專利）、業(yè)務(wù)類型（申請、審批、維護等）對專利檔案進行分類。2.編號為每一份專利檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號格式可采用“年份+專利類型代碼+流水號”，例如：202310001，表示2023年申請的第一件發(fā)明專利。3.編目編制專利檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、專利名稱、申請人、申請日期、授權(quán)日期、專利類型、檔案內(nèi)容簡介等信息，以便于快速檢索和查閱。4.裝訂對紙張型專利檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原有順序，不得隨意增減或更換頁面。四、專利檔案的保管（一）保管期限1.發(fā)明專利檔案保管期限為自授權(quán)之日起20年。2.實用新型專利檔案保管期限為自授權(quán)之日起10年。3.外觀設(shè)計專利檔案保管期限為自授權(quán)之日起10年。4.與專利相關(guān)的其他重要資料，如專利評估報告、專利糾紛處理文件等，應(yīng)根據(jù)實際情況確定保管期限，但一般不少于5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案分類存放紙質(zhì)專利檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.電子檔案建立專利檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)電子檔案的存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題應(yīng)及時采取措施進行處理。2.對電子檔案要定期進行維護，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可用性，確保電子檔案系統(tǒng)的正常運行。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。五、專利檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱專利檔案的，應(yīng)填寫《專利檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.如需復(fù)印專利檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱專利檔案的，應(yīng)填寫《專利檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的專利檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通解決。六、專利檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對到期的專利檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、專利管理部門及相關(guān)技術(shù)專家組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)專利檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《專利檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀理由和檔案內(nèi)容。（二）銷毀1.《專利檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀專利檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。3.銷毀過程中應(yīng)安排專人負責(zé)