PAGE電子檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及電子檔案的管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作由檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對(duì)電子文件從形成、積累、整理、歸檔到保管、利用等全過(guò)程實(shí)施有效管理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.便于利用原則：遵循方便快捷、高效服務(wù)的宗旨，建立科學(xué)合理的電子檔案管理體系，便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查詢和利用電子檔案。二、電子文件管理（一）形成與收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的形成和收集工作，確保電子文件的原始性和準(zhǔn)確性。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，凡需歸檔保存的電子文件，形成部門應(yīng)及時(shí)收集齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。3.電子文件的形成應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）整理與分類1.電子文件應(yīng)按照其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)合理，便于查找和利用。2.分類方法可參照公司紙質(zhì)檔案分類方案，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。（三）存儲(chǔ)與備份1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)重要的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲(chǔ)等多種方式，確保電子文件的安全性和完整性。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）元數(shù)據(jù)管理1.元數(shù)據(jù)是指描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，應(yīng)隨電子文件一并收集、整理和保存。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)包含電子文件的題名、責(zé)任者、日期、類型、格式、大小、存儲(chǔ)位置等基本信息，以及與電子文件相關(guān)的業(yè)務(wù)信息、管理信息等。3.建立元數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范元數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲(chǔ)和利用，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。三、電子檔案歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，均應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔電子文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件的電子版本、電子合同、電子報(bào)表、電子圖紙、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等各類電子信息。（二）歸檔時(shí)間1.電子文件形成部門應(yīng)在電子文件辦理完畢后，及時(shí)將其整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度電子文件的歸檔工作。2.對(duì)于重要緊急的電子文件，應(yīng)隨時(shí)歸檔。（三）歸檔流程1.電子文件形成部門按照分類整理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行整理，并填寫電子檔案歸檔清單，注明電子文件的題名、日期、責(zé)任者、存儲(chǔ)位置等信息。2.將整理好的電子文件及其歸檔清單一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)提交的電子文件進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核通過(guò)后進(jìn)行接收歸檔。4.檔案管理部門將接收的電子文件按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并更新電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。四、電子檔案保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存放在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在40%60%之間。2.應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防病毒等措施，確保電子檔案的安全。（二）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的電子檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件。3.長(zhǎng)期保管的電子檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括公司一般的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的電子檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括公司臨時(shí)性的文件、資料等。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況、電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保電子檔案的安全和有效。（四）遷移與轉(zhuǎn)換1.隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備、操作系統(tǒng)、應(yīng)用程序等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的可讀取性。2.在遷移和轉(zhuǎn)換過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換后的電子檔案進(jìn)行測(cè)試，確保其質(zhì)量不受影響。五、電子檔案利用（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要可查閱、借閱電子檔案，查閱、借閱應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。2.查閱、借閱電子檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露電子檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，確需查閱和借閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.提供電子檔案在線查閱服務(wù)，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員隨時(shí)查閱電子檔案。2.對(duì)于需要借閱電子檔案的，檔案管理部門應(yīng)提供電子檔案的復(fù)制件或存儲(chǔ)介質(zhì)，并辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還時(shí)間等。3.根據(jù)利用部門的需求，檔案管理部門可提供電子檔案的打印、刻錄等服務(wù)。（三）利用登記1.建立電子檔案利用登記制度，對(duì)電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用目的、電子檔案題名、查閱期限、歸還時(shí)間等信息。（四）利用反饋1.利用部門在利用電子檔案后，應(yīng)及時(shí)將利用情況反饋給檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在問(wèn)題或需要補(bǔ)充相關(guān)信息的，應(yīng)及時(shí)告知檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用反饋情況，對(duì)電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善和優(yōu)化，提高電子檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。六、電子檔案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全電子檔案安全保密制度，明確電子檔案安全保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)電子檔案安全保密工作的管理。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、身份認(rèn)證等安全保密措施，防止電子檔案泄露。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.電子檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，不得擅自泄露電子檔案內(nèi)容，不得在非工作時(shí)間私自查閱電子檔案。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，確保電子檔案?jìng)鬏敽痛鎯?chǔ)的安全。2.對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)電子檔案系統(tǒng)。（四）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、電子檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、突出重點(diǎn)、保守機(jī)密、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)電子檔案的保管期限、價(jià)值大小、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定電子檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織實(shí)施電子檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的電子檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的電子檔案清單。2.鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)需要鑒定的電子檔案進(jìn)行逐一審查，確定其保存價(jià)值。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的電子檔案，填寫電子檔案銷毀清單，注明電子檔案的題名、日期、責(zé)任者、存儲(chǔ)位置等信息。4.將電子檔案銷毀清單提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.電子檔案銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進(jìn)行，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)存儲(chǔ)在磁帶、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子檔案，可采用消磁、格式化等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)存儲(chǔ)在光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的電子檔案，可采用粉碎、焚燒等