PAGE新檔案法上墻制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料種類和要求。定期督促各部門(mén)及時(shí)收集、整理本部門(mén)的文件材料，并進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。主動(dòng)收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的零散文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、裝盒等加工處理，確保檔案的整齊規(guī)范。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等環(huán)境條件符合要求。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案的破損、霉變、褪色等問(wèn)題。按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的安全保管。4.檔案利用建立檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)。及時(shí)為公司各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)，滿足工作需要。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期分析利用效果，為檔案管理工作提供參考。5.檔案信息化管理負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用。加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，保障檔案信息的安全。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的信息和支持。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書(shū)檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等。3.會(huì)計(jì)檔案：是公司在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理。4.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、社保等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分別設(shè)立市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案、合同檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)信息。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)采用年度保管期限文件序號(hào)的形式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號(hào)按照項(xiàng)目名稱類別序號(hào)進(jìn)行編制，例如“[項(xiàng)目名稱]設(shè)計(jì)圖紙01”。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)年度檔案類別保管期限進(jìn)行確定，如“2023會(huì)計(jì)憑證30年”。4.人事檔案編號(hào)按照員工工號(hào)進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編制，如“市場(chǎng)營(yíng)銷檔案202301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、函件等文件。3.公司參加各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的文件材料。4.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度、保管期限、問(wèn)題等分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行分類。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。將文件材料按照順序排列，進(jìn)行裝訂或裝盒。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，將項(xiàng)目相關(guān)的文件材料集中在一起。對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案目錄。按照項(xiàng)目階段和文件類型，對(duì)文件材料進(jìn)行分類排序，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，加具封面和封底，注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理、編號(hào)，妥善保管。4.人事檔案整理按照檔案材料的類別進(jìn)行分類，如履歷材料、考核材料、任免材料、獎(jiǎng)懲材料等。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)材料名稱、日期、形成單位等信息。將檔案材料按照順序排列，裝入檔案袋或檔案盒。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，確定業(yè)務(wù)檔案的分類方法和整理流程。對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案目錄。將業(yè)務(wù)檔案按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件良好的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。4.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作。定期投放防蟲(chóng)藥品，對(duì)檔案進(jìn)行消毒處理；安裝防火、防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱檔案借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人憑審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.復(fù)印檔案復(fù)印檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途等信息。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)復(fù)印范圍進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，確認(rèn)復(fù)印件與原件一致。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱、復(fù)印的時(shí)間、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋公司所有檔案的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入、修改、刪除等操作，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供支持。（三）數(shù)字化工作要求1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為通用的PDF格式。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，符合存儲(chǔ)和利用要求。3.建立數(shù)字化檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的快速檢索和利用。（四）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.建立用戶認(rèn)證和授權(quán)機(jī)制，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。用戶應(yīng)定期更換密碼，確保賬戶安全。4.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)具體的監(jiān)督檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案管理工作的組織實(shí)施情況，如檔案管理人員的配備、培訓(xùn)、工作任務(wù)落實(shí)等。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全完整，內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確。4.檔案保管條件和安全措施的落實(shí)情況，包括檔案庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、防蟲(chóng)防霉防火防盜等措施。5.檔案信息化管理