PAGE學校培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校培訓檔案管理，確保培訓檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓檔案在學校教學、管理、研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各類培訓項目所形成的檔案管理，包括培訓計劃、培訓教材、學員信息、考核記錄、證書頒發(fā)等相關資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校培訓檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則培訓檔案應如實反映培訓過程和結果，數據準確、資料完整，不得弄虛作假。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。4.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓檔案的分類與編號（一）分類1.培訓計劃類包括年度培訓計劃、專項培訓計劃、臨時培訓計劃等，記錄培訓項目的規(guī)劃和安排。2.培訓教材類涵蓋培訓課程所使用的教材、講義、課件、參考資料等。3.學員信息類包含學員報名登記表、個人基本信息、學習記錄、考勤情況等。4.考核記錄類如考試試卷、考核成績、實踐操作記錄、評估報告等，反映學員的學習成果。5.證書頒發(fā)類涉及培訓證書、結業(yè)證書、資格證書等的頒發(fā)記錄和證書樣本。6.師資檔案類記錄培訓教師的個人信息、教學經歷、教學成果、培訓評價等。7.培訓合同類包括與學員、合作單位簽訂的培訓合同、協(xié)議等。8.其他類如培訓活動照片、視頻、總結報告、反饋意見等其他與培訓相關的資料。（二）編號為便于檔案的管理和查找，對各類培訓檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“培訓類別代碼年份流水號”的格式，具體如下：1.培訓類別代碼“PJ”表示培訓計劃類“JC”表示培訓教材類“XY”表示學員信息類“KH”表示考核記錄類“ZS”表示證書頒發(fā)類“SJ”表示師資檔案類“HT”表示培訓合同類“QT”表示其他類2.年份用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年的培訓計劃檔案編號為“PJ2023001”。三、培訓檔案的收集與整理（一）收集1.各培訓項目負責人應在培訓項目啟動前，明確檔案收集的范圍和要求，并及時向相關人員傳達。2.在培訓過程中，各環(huán)節(jié)產生的資料應及時收集，確保資料的真實性和完整性。如培訓教師應在課程結束后一周內提交教學資料；學員應在規(guī)定時間內提交個人學習資料；考核部門應在考核結束后三天內整理好考核記錄等。3.培訓結束后，項目負責人應全面檢查培訓檔案的收集情況，對缺失的資料及時進行補充收集。（二）整理1.收集到的培訓檔案資料應按照分類標準進行初步分類。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料內容完整、準確，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的資料進行修復或復制，保證檔案的可讀性。4.按照編號規(guī)則對整理好的檔案進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、類別、名稱、日期、頁數等詳細信息。四、培訓檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的培訓檔案應定期歸檔，歸檔時間為每年的[具體月份]。2.檔案管理人員按照檔案編號順序將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止編號等信息。3.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交人留存，一份由檔案管理人員歸檔保存。（二）保管1.學校應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理。如發(fā)現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取修復、消毒等措施。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行數據維護和檢查，防止數據丟失或損壞。五、培訓檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱培訓檔案的，須填寫《培訓檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據檔案的保密級別和利用情況進行審核，批準后方可借閱。3.借閱檔案一般不得超過[規(guī)定借閱天數]，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制檔案內容。如因特殊情況需要復制檔案，須經檔案管理部門同意，并注明復制用途。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。（二）利用1.學校鼓勵各部門和人員充分利用培訓檔案，為教學改革、師資隊伍建設、學員管理等工作提供參考依據。2.檔案管理部門應積極配合利用部門，提供必要的檔案查閱條件和咨詢服務。3.利用培訓檔案形成的研究成果、統(tǒng)計數據等，如需對外公布或發(fā)表，應經學校相關部門審核批準，確保不泄露學校機密信息。六、培訓檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學校定期對培訓檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組根據培訓檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定檔案的保存價值主要考慮以下因素：培訓項目的重要性、檔案內容的完整性、歷史參考價值、現實利用價值等。（二）銷毀1.對失去保存價值的培訓檔案，經鑒定小組審核同意后，編制《培訓檔案銷毀清單》。2.《培訓檔案銷毀清單》應包括檔案編號、類別、名稱、日期等詳細信息，并經檔案管理部門負責人、學校分管領導簽字批準。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《培訓檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、培訓檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和學校的檔案管理制度，制定和完善培訓檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責培訓檔案的集中統(tǒng)一管理，指導和監(jiān)督各培訓項目負責人做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.建立健全培訓檔案管理體系，包括檔案分類、編號、目錄編制、庫房管理等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。4.負責培訓檔案的借閱、利用、鑒定、銷毀等工作的組織和實施，保障檔案的安全和有效利用。5.定期對培訓檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。（二）檔案管理人員崗位職責1.負責培訓檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還檢查工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案庫房進行檢查，做好檔案的安全防護工作，如防火、防潮、防蟲、防盜等。5.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定和銷毀工作