PAGE電力行業(yè)檔案管控制度一、總則（一）目的為加強公司電力行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及參與公司電力業(yè)務(wù)活動的相關(guān)單位和個人形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司電力業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性、完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.有效利用原則充分挖掘檔案資源，提高檔案的利用價值，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持，促進公司各項工作的順利開展。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各部門檔案管理工作進行檢查、考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.負(fù)責(zé)對公司重大活動、重要項目檔案的專項指導(dǎo)和驗收工作，確保檔案資料的齊全、完整。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進行。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，保證檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)對本部門保管的檔案進行定期整理和清查，確保檔案的安全和完整，并及時向公司檔案管理部門移交到期檔案。4.積極配合公司檔案管理部門開展檔案利用工作，提供所需的檔案資料，并協(xié)助做好檔案的查閱、借閱登記等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序，并做好檔案的安全防護工作。3.按照檔案整理規(guī)范和分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案進行科學(xué)分類、準(zhǔn)確編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、統(tǒng)計工作，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見，并做好檔案的統(tǒng)計報表工作。5.積極開展檔案利用服務(wù)工作，熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料，并做好利用效果的跟蹤反饋工作。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在電力生產(chǎn)、建設(shè)、運營、管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于規(guī)劃設(shè)計文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、施工圖紙、設(shè)備資料、運行記錄、檢修報告、試驗數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案等。2.公司對外交往活動中形成的各類文件材料，如與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來文件、信函、會議紀(jì)要、合作協(xié)議等。3.公司內(nèi)部會議、活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要、照片、音像資料等。4.公司員工個人在工作中形成的重要文件材料，如科研成果、技術(shù)總結(jié)、獲獎證書等，按照規(guī)定應(yīng)歸檔保存的。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可理解性。4.對于重大活動、重要項目形成的文件材料，應(yīng)實行全過程跟蹤收集，確保檔案資料的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對文件材料進行科學(xué)分類、合理組卷，確保分類準(zhǔn)確、組卷規(guī)范。3.檔案整理應(yīng)做到分類清晰、編號準(zhǔn)確、目錄完整、裝訂整齊，便于保管和查閱。（四）整理方法1.分類根據(jù)電力行業(yè)檔案的特點和公司實際情況，采用年度機構(gòu)保管期限分類法。即先按年度將檔案分為若干類別，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)分類，最后按保管期限分為永久、長期、短期三類。2.編號檔案編號采用“全宗號年度機構(gòu)代碼保管期限代碼案卷順序號”的結(jié)構(gòu)形式。全宗號由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度為文件形成的自然年度；機構(gòu)代碼按照公司內(nèi)部機構(gòu)代碼編制；保管期限代碼分別為Y（永久）、C（長期，保管期限為1650年）、D（短期，保管期限為15年以下）；案卷順序號按每個機構(gòu)內(nèi)檔案的排列順序依次編號。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷編號、題名、年度、機構(gòu)、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)記錄每份文件的順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除文件上的金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向公司檔案管理部門移交。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后三個月內(nèi)歸檔移交。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理規(guī)范要求，做到分類準(zhǔn)確、編號清晰、目錄完整、裝訂整齊。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔移交，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行存儲和管理。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案及檔案移交清單報送公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對移交的檔案進行審核驗收，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門重新整理。3.審核驗收合格后，公司檔案管理部門與移交部門辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章，明確檔案的保管責(zé)任。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期、短期三類。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會議紀(jì)要、財務(wù)決算報告、人事任免文件、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、科研成果、榮譽證書等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為1650年。主要包括年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、一般性會議文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文件、設(shè)備檔案等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為不少于15年。主要包括一般性文件材料、臨時性會議文件、短期業(yè)務(wù)活動記錄等。（四）檔案清查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管期限、存放位置、完好程度等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。3.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定，確定檔案的存毀，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，按照檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單，報檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀，并簽署鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底、安全。（四）銷毀記錄檔案銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)將銷毀清單、鑒定意見、審批文件等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供有力支持，促進公司各項工作的順利開展。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的。2.公司員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。公司員工查閱本人檔案，應(yīng)持有效身份證件，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在核實身份后提供檔案，并做好查閱記錄。外單位查閱公司檔案時，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱公司檔案，按照查閱程序辦理審批手續(xù)后，如需借閱，應(yīng)與公司簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議約定的期限歸還檔案。（四）利用反饋檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時跟蹤了解檔案利用效果，收集利用者的反饋意見，對檔案利用工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案利用服務(wù)工作。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理規(guī)范進行著錄標(biāo)引，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案信息的錄入、查詢、借閱、審批、統(tǒng)計分析等功能。3.電子檔案管理加強對電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，對電子檔案的存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的安全控制，防止電子檔案信息的泄露。（三）信息化管理要求