PAGE湖北省檔案室制度一、總則（一）目的為加強湖北省檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖北省內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料。2.明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的收集、整理和利用等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的各類文件材料，包括上級文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事檔案等。2.本單位在各項工作中形成的具有保存價值的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、聲像檔案、電子檔案等。3.本單位機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料。4.本單位重要活動、重大事件中形成的文件材料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的文件材料進行收集、整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法及步驟1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，一般按照問題、時間、重要程度等進行組卷。3.排列：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照時間順序、重要程度等對案卷進行排列。4.編號：對每一卷案進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。5.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇地勢干燥、通風(fēng)良好、光線適宜、防火防盜防潮防蟲的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。（二）保管要求1.對檔案進行科學(xué)分類存放，不同種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。4.對破損、褪色、字跡模糊等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進檔案數(shù)字化工作，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對重要檔案進行數(shù)字化掃描和存儲。2.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用。3.加強對檔案數(shù)字化成果的管理，確保數(shù)字化檔案的安全和保密。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面綜合考慮，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合本單位實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，重點審查其是否仍具有保存價值，如涉及重要歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、重要資產(chǎn)權(quán)益等檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則：優(yōu)化利用流程，提高利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.保密安全原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)審批后由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)登記。2.利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量等。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總卷（件）數(shù)、不同保管期限檔案數(shù)量、不同年度檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制的人次、卷（件）數(shù)等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計：包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。4.檔案設(shè)備設(shè)施統(tǒng)計：包括檔案裝具數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備數(shù)量、消防器材數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，一般每季度或每半年進行一次全面統(tǒng)計。2.日常統(tǒng)計：在檔案管理工作中，對檔案的收集、整理、利用等情況及時進行記錄和統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。（三）統(tǒng)計報表1.根據(jù)