PAGE學(xué)生檔案保密制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案信息的安全與保密，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校（公司/組織名稱）所有涉及學(xué)生檔案管理的部門和工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，防止學(xué)生檔案信息的泄露、篡改和丟失，保障檔案信息的安全性。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.服務(wù)學(xué)生原則：在確保檔案安全保密的前提下，為學(xué)生提供必要的檔案查詢、借閱等服務(wù)，保障學(xué)生的合法權(quán)益。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門的設(shè)置我校（公司/組織名稱）設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門的職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和學(xué)校（公司/組織）的實(shí)際情況，制定完善的學(xué)生檔案保密制度和相關(guān)操作規(guī)程。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集學(xué)生的各類檔案材料，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、整理、裝訂和編目，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管與維護(hù)：建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。4.檔案信息化管理：推進(jìn)學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。5.檔案查詢與借閱管理：按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為學(xué)生、學(xué)校相關(guān)部門及其他授權(quán)單位提供檔案查詢和借閱服務(wù)。嚴(yán)格登記檔案查詢和借閱情況，確保檔案的歸還和安全。6.檔案保密監(jiān)督：定期對檔案管理工作進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案的數(shù)量、種類、分布等情況。對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為學(xué)校（公司/組織）的決策提供參考依據(jù)。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員的任職要求1.具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密，不得泄露學(xué)生檔案信息。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。3.經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理相關(guān)資格證書。4.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.檔案收集與整理崗位負(fù)責(zé)接收來自學(xué)校各部門、各年級的學(xué)生檔案材料，認(rèn)真核對材料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、整理、裝訂和編目，確保檔案的規(guī)范有序。建立檔案收集和整理工作臺(tái)賬，記錄檔案材料的接收時(shí)間、來源、內(nèi)容等信息。2.檔案保管與維護(hù)崗位負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房的清潔、整齊和通風(fēng)良好。定期檢查檔案保管設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備的正常使用。對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、種類和存放位置，確保檔案的安全保管。及時(shí)處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變等，采取有效措施進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。3.檔案信息化管理崗位負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新和完善學(xué)生檔案信息。對檔案信息進(jìn)行備份，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。協(xié)助檔案查詢與借閱管理崗位，提供檔案信息的檢索和利用服務(wù)。4.檔案查詢與借閱管理崗位負(fù)責(zé)受理學(xué)生、學(xué)校相關(guān)部門及其他授權(quán)單位的檔案查詢和借閱申請，按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行審核。對批準(zhǔn)的查詢和借閱申請進(jìn)行登記，明確查詢和借閱的內(nèi)容、時(shí)間、期限等信息。按照申請要求，及時(shí)提供檔案查詢和借閱服務(wù)，并監(jiān)督查詢和借閱人員在規(guī)定的場所進(jìn)行操作，確保檔案的安全。在查詢和借閱期限屆滿時(shí)，及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和歸還情況。5.檔案保密監(jiān)督崗位定期對檔案管理工作進(jìn)行保密檢查，重點(diǎn)檢查檔案保管、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。對發(fā)現(xiàn)的保密問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理，及時(shí)向上級報(bào)告，并提出處理建議。加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識和防范能力。四、檔案收集與整理（一）檔案材料的來源學(xué)生檔案材料主要來源于以下幾個(gè)方面：1.招生錄取材料：包括考生報(bào)名登記表、體檢表、高考成績通知單、錄取通知書等。2.學(xué)籍管理材料：包括學(xué)生學(xué)籍登記表、成績單、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)籍異動(dòng)材料等。3.畢業(yè)生就業(yè)材料：包括就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。4.黨團(tuán)組織材料：包括入黨申請書、入黨志愿書、團(tuán)組織關(guān)系證明等。5.其他材料：如學(xué)生社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、科研成果、榮譽(yù)證書等。（二）檔案收集的要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將學(xué)生的檔案材料移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對移交的檔案材料，確保材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。對發(fā)現(xiàn)的虛假檔案材料，應(yīng)及時(shí)予以清理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）檔案整理的方法1.分類：按照檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，將學(xué)生檔案分為招生錄取、學(xué)籍管理、畢業(yè)生就業(yè)、黨團(tuán)組織、其他等類別。2.編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，確保編號的系統(tǒng)性和連續(xù)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案內(nèi)首頁，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索的工具。4.裝訂：對整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或其他易生銹的裝訂材料。五、檔案保管與維護(hù)（一）檔案保管場所的要求1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、閱檔區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案保管的方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用檔案架或檔案柜存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立檔案信息管理系統(tǒng)，將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照一定的分類和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和可檢索性。（三）檔案維護(hù)的措施1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、存放位置、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施，確保檔案的安全保管。3.防蟲防霉：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲防霉藥品，定期進(jìn)行更換，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。對發(fā)現(xiàn)有蟲害或霉菌的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如熏蒸、消毒等。4.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等。加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止信息泄露和系統(tǒng)故障，保障檔案信息的安全性和可靠性。（二）檔案信息管理系統(tǒng)的功能1.檔案錄入與編輯：實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，支持對檔案信息的修改、刪除、添加等操作。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按編號、姓名、學(xué)號、類別等進(jìn)行檢索查詢，方便快捷地獲取檔案信息。3.檔案借閱管理：記錄檔案借閱的申請、審批、借閱期限、歸還等信息，實(shí)現(xiàn)對檔案借閱的全過程管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案類別統(tǒng)計(jì)、借閱情況統(tǒng)計(jì)等，為學(xué)校（公司/組織）的決策提供參考依據(jù)。5.系統(tǒng)安全管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對系統(tǒng)進(jìn)行安全認(rèn)證和訪問控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）檔案信息化管理的實(shí)施步驟1.需求調(diào)研：對學(xué)校（公司/組織）檔案管理的現(xiàn)狀和需求進(jìn)行調(diào)研，確定檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和功能需求。2.系統(tǒng)選型：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇適合的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行系統(tǒng)定制開發(fā)。3.數(shù)據(jù)錄入與轉(zhuǎn)換：將紙質(zhì)檔案中的信息進(jìn)行電子化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對歷史檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲(chǔ)。4.系統(tǒng)測試與上線：對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行測試，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。在測試通過后，正式上線運(yùn)行檔案信息管理系統(tǒng)。5.人員培訓(xùn)：對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的功能和操作流程，能夠熟練使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。6.系統(tǒng)維護(hù)與升級：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)性能，滿足學(xué)校（公司/組織）檔案管理工作的不斷發(fā)展需求。七、檔案查詢與借閱（一）檔案查詢的規(guī)定1.學(xué)生本人因升學(xué)、就業(yè)、出國等需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，經(jīng)所在學(xué)院（部門）審核同意后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.學(xué)校相關(guān)部門因工作需要查詢學(xué)生檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明查詢的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查詢。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查詢學(xué)生檔案的，應(yīng)提交查詢申請和相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查詢。4.檔案查詢應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查詢?nèi)藛T不得擅自將檔案帶出查詢場所。查詢?nèi)藛T應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。5.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為查詢?nèi)藛T提供檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄，注明查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等信息。（二）檔案借閱的規(guī)定1.學(xué)生本人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在學(xué)院（部門）審核同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.學(xué)校相關(guān)部門因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱的目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)提交借閱申請和相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱應(yīng)使用專門的借閱登記簿，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人員、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還日期等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并追究借閱人員的責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）檔案保密的措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案收集、整理、保管、查詢、借閱等，采取嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息的泄露。3.在檔案信息管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行分級管理，限制無關(guān)人員的訪問。4.對涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息，如成績單、體檢表等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案安全的保障1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房的安全。3.對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。4.定期對檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等，做好應(yīng)急準(zhǔn)備，確保能夠及時(shí)有效地進(jìn)行處理，減少損失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查的主體學(xué)校（公司/組織）設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)