PAGE護林檔案管理制度一、總則（一）目的為加強護林檔案管理，確保護林工作信息的完整性、準確性和可追溯性，提高護林工作的規(guī)范化、科學化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及護林工作的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及林業(yè)行業(yè)相關(guān)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映護林工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，記錄完整可靠。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息嚴格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為護林工作決策、日常管理、經(jīng)驗總結(jié)等提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善護林檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作有序進行。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理信息化水平。4.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案使用安全。（二）各部門職責1.負責本部門護林工作檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.明確專人負責檔案管理工作，按照檔案管理部門要求及時將檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在日常工作中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管本部門檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好職業(yè)道德和專業(yè)知識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、霉變、蟲蛀等，確保檔案安全。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱登記手續(xù)，及時催還借出檔案，對歸還檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案鑒定、銷毀等工作，對擬銷毀檔案進行統(tǒng)計、造冊，并按照規(guī)定程序報批。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.護林工作計劃、規(guī)劃、方案等文件資料。包括年度護林工作計劃、中長期護林規(guī)劃、專項護林行動方案等。2.護林工作記錄。如巡山記錄、病蟲害監(jiān)測記錄、火災(zāi)隱患排查記錄、樹木生長情況記錄等。3.護林工作相關(guān)文件。如上級部門下達的護林工作文件、通知、指示，本公司/組織制定的護林工作規(guī)章制度、辦法等。4.護林工作會議資料。包括會議通知、會議紀要、會議決議等。5.護林工作統(tǒng)計報表。如森林資源統(tǒng)計報表、護林人員出勤統(tǒng)計報表等。6.護林工作考核與獎懲資料。如護林人員考核結(jié)果、獎懲決定等。7.護林工作培訓(xùn)資料。包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。8.護林工作中涉及的合同、協(xié)議。如與周邊社區(qū)簽訂的護林聯(lián)防協(xié)議、與林業(yè)企業(yè)簽訂的木材采伐監(jiān)管協(xié)議等。9.其他與護林工作相關(guān)的資料，如護林工作照片、視頻、音頻資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門護林工作資料，確保檔案資料的全面性和及時性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。對于重要文件資料應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.檔案資料應(yīng)按照形成時間順序或重要程度進行分類整理收集，避免雜亂無章。（三）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點，將護林檔案分為綜合管理類、資源監(jiān)測類、災(zāi)害防治類、執(zhí)法監(jiān)督類、教育培訓(xùn)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如資源監(jiān)測類可分為森林資源調(diào)查、樹木生長監(jiān)測、野生動物監(jiān)測等子類別。2.編號：為便于檔案管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用數(shù)字編碼方式，如“HL年份流水號”，其中“HL”代表護林檔案，“年份”為檔案形成年份，“流水號”為該年份內(nèi)檔案的順序編號。3.編目：編制檔案目錄索引，詳細記錄檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與實際檔案情況一致。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案進行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案頁面平整。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門檔案收集責任人將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認。2.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類標準對檔案進行再次審核和調(diào)整，確保檔案分類準確、編號連續(xù)、編目清晰。3.將審核后的檔案歸入相應(yīng)檔案柜或電子檔案庫，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記，更新檔案狀態(tài)為“已歸檔”。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要歷史事件記錄、長期有效的護林政策法規(guī)文件等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他護林檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限，一般分為30年、10年等。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案安全存放。檔案應(yīng)分類上架存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱護林檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，在檔案管理系統(tǒng)中檢索相關(guān)檔案，并按照規(guī)定程序提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或辦公區(qū)域。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進行。摘錄或復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處和用途。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱護林檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行嚴格審核，確保借閱理由充分、借閱期限合理。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。4.借閱的檔案僅限借閱人本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)印、傳播、泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等。鑒定工作小組負責定期對已到保管期限的護林檔案進行鑒定。2.鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保管狀況等因素，對檔案進行全面、綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定標準1.對于反映公司/組織護林工作重大歷史事件、重要決策過程、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。2.與當前護林工作密切相關(guān)、仍需參考使用的檔案，如近期的護林工作計劃、統(tǒng)計報表等，應(yīng)根據(jù)實際情況確定保管期限或繼續(xù)保存。3.保管期限已滿且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行統(tǒng)計、造冊，詳細列出檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申請表經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表一同歸檔保存，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的護林檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對護林檔案進行動態(tài)管理，實時更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源的共享與協(xié)同辦公，為公司/組織內(nèi)各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進護林工作的高效開展。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與編輯：支持多種格式檔案資料的電子化錄入，包括文檔（如Word、Excel、PDF等）、圖片、音頻、視頻等。具備檔案信息編輯功能，可對錄入的檔案內(nèi)容進行修改、補充、刪除等操作。2.檔案分類與檢索：按照護林檔案分類標準，對檔案進行電子化分類管理。提供強大的檢索功能，支持按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，如檔案管理人員、查閱人員、借閱人員等。根據(jù)用戶角色和權(quán)限，限制對檔案的訪問和操作，確保檔案信息安全。4.檔案借閱與歸還：實現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)自動記錄借閱信息，提醒借閱人員按時歸還檔案，并對逾期未還情況進行預(yù)警。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時，能夠快速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。6.統(tǒng)計分析：對護林檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計報表、檔案利用情況分析圖表等，為護林工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安