PAGE職工就醫(yī)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司職工就醫(yī)檔案管理，規(guī)范檔案建立、保存、使用等流程，保障職工醫(yī)療權(quán)益，提高醫(yī)療服務質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職職工。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)療行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應如實反映職工就醫(yī)情況，保證信息的真實性和準確性。3.安全保密原則：妥善保管職工就醫(yī)檔案，防止信息泄露，保護職工隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高服務效率，方便職工就醫(yī)及相關(guān)部門查閱使用。二、就醫(yī)檔案內(nèi)容（一）基本信息包括職工姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、所在部門、入職時間等。（二）病史記錄1.既往病史：詳細記錄職工過去患有的疾病名稱、發(fā)病時間、治療過程、康復情況等。2.現(xiàn)病史：記錄當前正在患有的疾病癥狀、診斷結(jié)果、治療方案、用藥情況等。（三）體檢報告保存職工定期體檢以及入職體檢、專項體檢等的報告，內(nèi)容涵蓋身體各項指標檢查結(jié)果。（四）門診就醫(yī)記錄包括門診日期、就診科室、醫(yī)生姓名、診斷結(jié)果、處方用藥等信息。（五）住院記錄1.住院病歷：包含入院記錄、病程記錄、手術(shù)記錄、出院小結(jié)等。2.住院費用明細：記錄住院期間各項費用支出情況。（六）特殊檢查及檢驗報告如X光片、CT影像、血液檢驗、尿液檢驗等報告。（七）醫(yī)保信息職工醫(yī)保參保情況、醫(yī)保報銷記錄等。三、就醫(yī)檔案建立與更新（一）建立流程1.職工入職時，人力資源部門負責收集職工基本信息，并將其提供給醫(yī)療管理部門。2.職工首次就醫(yī)后，醫(yī)療機構(gòu)應及時將就醫(yī)相關(guān)信息整理錄入檔案系統(tǒng)。對于紙質(zhì)病歷，由職工或其授權(quán)代理人在規(guī)定時間內(nèi)提交至公司醫(yī)療管理部門進行歸檔。3.醫(yī)療管理部門收到職工就醫(yī)信息后，按照檔案內(nèi)容要求進行分類整理、編號，建立完整的就醫(yī)檔案。（二）更新機制1.職工每次就醫(yī)后，應在規(guī)定時間內(nèi)將新的就醫(yī)記錄提交至公司醫(yī)療管理部門。醫(yī)療管理部門負責及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。2.定期體檢報告、醫(yī)保信息等發(fā)生變更時，相關(guān)部門應及時將變更信息傳遞給醫(yī)療管理部門，以便對檔案進行更新。3.職工個人信息發(fā)生變更（如姓名、聯(lián)系方式、部門等）時，由職工本人向人力資源部門提出申請，人力資源部門審核后通知醫(yī)療管理部門進行檔案信息變更。四醫(yī)療管理部門職責（一）檔案管理1.負責職工就醫(yī)檔案的集中管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案存儲安全、有序。2.按照檔案管理規(guī)范對檔案進行分類、編號、裝訂、上架等操作，便于查閱和保管。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的完整性和準確性。（二）信息維護1.及時更新職工就醫(yī)檔案信息，保證檔案內(nèi)容與職工實際就醫(yī)情況一致。2.對檔案系統(tǒng)進行日常維護，確保系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)傳輸準確無誤。3.備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失，制定數(shù)據(jù)恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)備份演練。（三）提供服務1.為職工提供就醫(yī)檔案查閱、復印等服務，解答職工關(guān)于檔案的疑問。2.根據(jù)公司內(nèi)部管理需求，為相關(guān)部門提供職工就醫(yī)檔案信息查詢服務，協(xié)助開展工作。3.對職工就醫(yī)檔案進行統(tǒng)計分析，為公司制定醫(yī)療保障政策、開展健康管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全保密1.嚴格遵守檔案安全保密制度，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.對檔案管理人員進行安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.控制檔案查閱權(quán)限，對涉及職工隱私的信息嚴格保密，未經(jīng)職工授權(quán)不得向任何第三方披露。五、查閱與使用（一）職工查閱1.職工本人有權(quán)查閱自己的就醫(yī)檔案。查閱時，應提前向醫(yī)療管理部門提出申請，填寫查閱申請表。2.醫(yī)療管理部門審核申請后，安排專人陪同職工查閱檔案，并提供必要的協(xié)助和解釋。3.職工查閱檔案應在規(guī)定的場所進行，不得擅自將檔案帶出或進行拍照、復印等違規(guī)操作。如需復印部分檔案內(nèi)容，應按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（二）公司內(nèi)部相關(guān)部門查閱1.公司人力資源部門、財務部門、工會等因工作需要查閱職工就醫(yī)檔案時，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.醫(yī)療管理部門對查閱申請進行審核，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可提供查閱服務。3.查閱部門應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得泄露檔案信息，查閱結(jié)束后及時歸還檔案。（三）外部單位查閱1.因司法機關(guān)、政府部門等依法依規(guī)要求查閱職工就醫(yī)檔案時，公司應積極配合。查閱單位應出具正式的查閱函，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容。2.醫(yī)療管理部門審核查閱函后，報公司領(lǐng)導批準，并按照相關(guān)法律法規(guī)要求辦理查閱手續(xù)。3.在外部單位查閱檔案過程中，公司應安排專人監(jiān)督，確保檔案信息安全。查閱結(jié)束后，及時收回查閱函及相關(guān)檔案資料。六、檔案保管與期限（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全保存。2.對紙質(zhì)檔案和電子檔案分別進行管理。紙質(zhì)檔案應分類存放，整齊有序；電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、字跡模糊等，應及時采取修復或復制等措施。（二）保管期限及銷毀1.職工就醫(yī)檔案的保管期限為自職工離職或退休后[X]年。保管期限屆滿后，按照國家有關(guān)檔案銷毀規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清單需經(jīng)公司相關(guān)部門負責人審核簽字確認。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎銷毀、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。七、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立職工就醫(yī)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。2.系統(tǒng)應具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責設(shè)置相應的查閱、修改權(quán)限，確保檔案信息安全。3.系統(tǒng)應與公司內(nèi)部其他管理系統(tǒng)（如人力資源管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等）進行數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)信息共享，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.醫(yī)療管理部門應按照檔案內(nèi)容要求，及時、準確地將職工就醫(yī)信息錄入檔案管理系統(tǒng)。錄入人員應認真核對錄入數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行清理和維護，刪除無效數(shù)據(jù)，更新過期信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，對數(shù)據(jù)錄入、修改等操作進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒相關(guān)人員進行處理。（三）信息安全保障1.加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的安全隱患。3.制定系統(tǒng)應急處理預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保在最短時間內(nèi)恢復系統(tǒng)正常運行，保障檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對職工就醫(yī)檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案管理流程是否規(guī)范、信息是否安全、服務是否到位等。2.醫(yī)療管理部門應定期開展自查自糾工作，對檔案管理工作中存在的問題及時進行整改，并將自查情況上報公司領(lǐng)導。3.接受職工和社會監(jiān)督，對職工反映的檔案管理問題及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給職工。（二）考核機制1.建立職工就醫(yī)檔案管理工作考核指標體系，對醫(yī)療管理部門及相關(guān)工作人員的檔案管理工作進行量化考核?？己酥笜税n案完整性、準確性、及時性、安全性、服務滿意度等方面。2.將檔案管理工作考核結(jié)果與部門和個人績效掛鉤，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給