PAGE單位檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，維護(hù)單位的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工，包括正式員工、臨時(shí)工、實(shí)習(xí)生以及借調(diào)人員等。同時(shí)，涉及本單位檔案管理的外部合作單位及人員也應(yīng)遵守本制度相關(guān)規(guī)定。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，依法進(jìn)行檔案保密管理工作，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.全程管控原則：對(duì)檔案管理的全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保檔案在各個(gè)階段都處于安全保密狀態(tài)。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案符合保密要求。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)管理，建立安全可靠的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備。4.對(duì)檔案的利用進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保檔案信息的合理使用，防止泄露。5.定期組織開展檔案保密檢查和評(píng)估工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。6.負(fù)責(zé)與檔案保密管理相關(guān)的培訓(xùn)、宣傳等工作，提高員工的保密意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)和遵守檔案保密制度。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的安全保密。3.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案的利用等相關(guān)工作。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行日常檔案保密教育，提醒員工注意保護(hù)檔案信息安全。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守單位檔案保密制度，不得擅自泄露、傳播、篡改檔案信息。2.在工作中妥善保管涉及檔案的文件資料，防止丟失或損壞。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借檔案。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成各類檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案的記錄應(yīng)清晰、規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，便于后續(xù)整理和管理。3.涉及重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)在形成過程中同步考慮保密要求，采取必要的保密措施。（二）檔案收集范圍1.涵蓋單位各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)研發(fā)、人事檔案等。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行梳理，明確需要收集歸檔的內(nèi)容，并及時(shí)移交至檔案管理部門。（三）收集流程1.各部門兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集本部門的檔案，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，確保檔案資料齊全、完整。2.整理后的檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，編制檔案目錄，注明檔案名稱、日期、來源等信息。3.完成分類整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單和檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，確保每份檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（二）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等操作，去除不必要的附件和空白頁，確保檔案整齊、規(guī)范。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照文件類型、日期等進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，并注明相關(guān)信息，如拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等。（三）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期接收各部門移交的檔案，并及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔后的檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，便于查找和調(diào)用。2.建立檔案索引目錄，包括紙質(zhì)檔案索引和電子檔案索引，索引內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，方便用戶快速查找所需檔案。3.對(duì)檔案的整理和歸檔情況進(jìn)行記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、整理時(shí)間、歸檔位置等信息，形成檔案整理歸檔臺(tái)賬。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能，確保檔案的安全保存。2.保持存儲(chǔ)場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、光盤存儲(chǔ)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）紙質(zhì)檔案保管1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取專柜保管、雙人雙鎖等特殊保管措施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，對(duì)不同級(jí)別的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。（四）特殊載體檔案保管1.照片檔案應(yīng)沖洗成照片或制作成電子照片進(jìn)行保存，同時(shí)保留底片。照片應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，并注明相關(guān)信息。2.錄音、錄像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在合適的介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。3.對(duì)特殊載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保檔案的質(zhì)量不受影響。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的使用符合單位利益和國(guó)家法律法規(guī)要求。2.嚴(yán)格控制檔案的利用范圍，僅限于因工作需要且經(jīng)過審批的人員使用。3.在檔案利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）利用流程1.申請(qǐng)人填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，確認(rèn)符合利用條件后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案。3.檔案利用人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制審批手續(xù)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。4.利用完畢后，檔案利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用審批1.一般檔案利用申請(qǐng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查利用申請(qǐng)的合理性和必要性，確保檔案利用符合規(guī)定要求。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用申請(qǐng)人、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的、利用期限等信息。2.利用記錄應(yīng)保存一定期限，以便日后查詢和審計(jì)。七、檔案的保密措施（一）人員管理措施1.對(duì)涉及檔案管理的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.與檔案管理工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和保密技能。（二）物理安全措施1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。3.在檔案?jìng)鬏斶^程中，應(yīng)采用加密傳輸技術(shù)，確保檔案信息的安全。（三）信息安全措施1.建立檔案信息安全防護(hù)體系，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)分類管理，根據(jù)信息的敏感程度采取不同的保密措施。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的訪問控制，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（四）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.配合上級(jí)主管部門或相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的保密檢查工作，積極整改存在的問題。八、檔案的銷毀（一）銷毀原則1.按照國(guó)家法律法規(guī)和單位相關(guān)規(guī)定，對(duì)已超過保管期限或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備審計(jì)和查詢。（二）銷毀范圍1.已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的檔案。3.涉及國(guó)家秘密已解密且不再需要保密的檔案。（三）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息徹底銷毀。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排