PAGE史志檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織史志檔案資料的管理，確保史志檔案資料的真實、完整、安全和有效利用，為公司/組織的發(fā)展提供有力的歷史依據(jù)和決策支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在史志檔案資料的形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的史志檔案管理部門或指定專人負責史志檔案資料的集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則史志檔案資料應如實反映公司/組織的歷史發(fā)展過程和各項工作情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集和整理與公司/組織歷史相關的各種資料，包括文件、報表、照片、實物等，確保檔案資料的全面性。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的史志檔案資料，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織史志檔案資料管理制度。2.負責公司/組織史志檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全史志檔案資料的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的檢索和利用效率。4.定期對史志檔案資料進行鑒定和銷毀，確保檔案資料的質量和安全。5.負責組織開展史志檔案資料的編研工作，編寫公司/組織大事記、年鑒、史志等資料，為公司/組織提供歷史參考。6.對各部門的檔案資料管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理人員的培訓和考核。（二）各部門職責1.負責本部門史志檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整和及時。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案資料。3.嚴格遵守公司/組織史志檔案資料管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案資料。4.積極配合檔案管理部門開展檔案資料的編研工作，提供相關資料和信息。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案資料的安全和完整。3.熟練掌握檔案管理軟件和信息化技術，做好檔案資料的數(shù)字化錄入和管理工作，提高檔案資料的檢索和利用效率。4.定期對檔案資料進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料存在的問題。5.積極參與檔案資料的編研工作，為公司/組織提供歷史參考和決策支持。6.保守檔案資料的機密，不得泄露檔案資料的內容。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織成立以來的各類文件、通知、報告、決議、紀要等，包括紙質文件和電子文件。2.公司/組織各項工作的計劃、總結、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.公司/組織的會議記錄、會議紀要、領導講話、重要活動資料等。4.公司/組織的業(yè)務合同、協(xié)議、招投標文件、項目資料等。5.公司/組織的人事檔案、工資檔案、職稱檔案等。6.公司/組織的財務檔案、審計檔案、稅務檔案等。7.公司/組織的產(chǎn)品資料、技術資料、科研成果等。8.公司/組織的宣傳資料（包括圖片、視頻、宣傳冊等）、企業(yè)文化建設資料等。9.公司/組織獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。10.其他與公司/組織歷史發(fā)展相關的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時收集和完整。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，不得有虛假、遺漏或篡改。3.對于重要的檔案資料，應及時進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集的檔案資料應按照規(guī)定的格式和要求進行整理，便于后續(xù)的分類、編目和歸檔。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案資料的內容和性質，將檔案資料分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案等類別。2.編號對每一類檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的管理和查詢。3.編目編制檔案資料的目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案資料。4.裝訂對紙質檔案資料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于長期保存。5.上架將整理好的檔案資料上架存放，按照編號順序排列，便于檔案資料的保管和查閱。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度控制設備、防蟲藥品等，定期進行檢查和維護。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案資料應采用紙質載體進行保管，按照檔案資料的類別和編號順序上架存放。2.電子檔案資料應采用電子載體進行保管，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案資料進行分類、編目、存儲和備份。3.實物檔案資料應采用實物載體進行保管，設立專門的實物檔案庫房或專柜，對實物檔案資料進行妥善保管。（三）保管期限1.根據(jù)檔案資料的重要程度和保存價值，確定檔案資料的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案資料包括公司/組織的重要文件、決議、紀要、合同、協(xié)議、財務報表等，以及涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案資料。3.長期保管的檔案資料包括公司/組織的一般性文件、報告、總結以及其他具有一定保存價值的檔案資料，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案資料包括公司/組織的臨時性文件、資料等，保管期限為1年至5年。（四）檔案資料的清查與盤點1.定期對檔案資料進行清查和盤點，確保檔案資料的數(shù)量和質量與檔案目錄一致。2.清查和盤點工作應每年進行一次，由檔案管理部門組織實施，各部門配合。3.清查和盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄和處理，確保檔案資料的安全和完整。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱檔案資料的。2.公司/組織員工因個人學習、研究等需要查閱檔案資料的。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用要求1.查閱檔案資料應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供檔案資料。3.查閱檔案資料應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員應遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案資料。4.如需復制檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復制的檔案資料應加蓋檔案管理部門的印章，注明復制日期和份數(shù)。5.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案資料的借閱1.因工作需要長期借閱檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責任等事項。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在借閱的檔案資料上涂改、抽取、復制、轉借檔案資料。5.借閱人員借閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案資料進行鑒定，確保檔案資料的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案資料進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案資料的內容、價值、保管期限等進行全面審查，確定檔案資料是否仍具有保存價值。2.對檔案資料的真實性、完整性進行核實，確保檔案資料的質量。3.根據(jù)檔案資料的鑒定結果，提出銷毀、繼續(xù)保管或延長保管期限等處理意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案資料，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，