PAGE規(guī)范管理團(tuán)員檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織團(tuán)員檔案管理，確保團(tuán)員檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，充分發(fā)揮團(tuán)員檔案在團(tuán)員管理、教育、培養(yǎng)和推優(yōu)入黨等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有團(tuán)員檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：團(tuán)員檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)員的基本情況、政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等信息。2.完整性原則：確保團(tuán)員檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)團(tuán)員檔案信息安全，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書1.入團(tuán)申請(qǐng)書：應(yīng)包含申請(qǐng)人基本信息、對(duì)團(tuán)的認(rèn)識(shí)、入團(tuán)動(dòng)機(jī)及個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容，由申請(qǐng)人親筆書寫。2.入團(tuán)介紹人意見：介紹人應(yīng)認(rèn)真填寫被介紹人的基本情況、政治素質(zhì)、學(xué)習(xí)工作表現(xiàn)等，表明是否同意其入團(tuán)。3.支部大會(huì)決議：支部大會(huì)應(yīng)討論申請(qǐng)人是否具備入團(tuán)條件，通過(guò)決議是否批準(zhǔn)其入團(tuán)。決議應(yīng)明確表決情況，由支部書記簽名并加蓋團(tuán)支部印章。4.上級(jí)團(tuán)委審批意見：上級(jí)團(tuán)委應(yīng)根據(jù)支部大會(huì)決議，對(duì)申請(qǐng)人是否入團(tuán)進(jìn)行審批，簽署審批意見并加蓋團(tuán)委印章。（二）團(tuán)員登記表1.個(gè)人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、入團(tuán)時(shí)間、工作單位及職務(wù)等。2.學(xué)習(xí)經(jīng)歷：從小學(xué)開始填寫，注明學(xué)校名稱、就讀時(shí)間及學(xué)歷層次。3.工作經(jīng)歷：填寫工作單位名稱、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。4.獎(jiǎng)懲情況：記錄獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)和處分，注明獎(jiǎng)勵(lì)名稱、授予單位及時(shí)間，處分原因、作出處分單位及時(shí)間。（三）團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)材料1.團(tuán)支部委員、副書記、書記等職務(wù)任免文件或相關(guān)決定。2.換屆選舉材料，包括選舉辦法、候選人名單、選票、計(jì)票結(jié)果、選舉結(jié)果報(bào)告等。（四）團(tuán)籍注冊(cè)材料1.年度團(tuán)籍注冊(cè)登記表，記錄團(tuán)員上一年度的表現(xiàn)情況，包括參加組織生活、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、志愿服務(wù)等情況，由團(tuán)支部進(jìn)行審核并簽署意見。2.注冊(cè)章使用記錄，注明每次注冊(cè)的時(shí)間、范圍及蓋章人員。（五）推優(yōu)入黨材料1.推優(yōu)對(duì)象基本情況介紹，包括政治素質(zhì)、學(xué)習(xí)工作表現(xiàn)、群眾基礎(chǔ)等。2.團(tuán)支部推優(yōu)意見，應(yīng)明確推優(yōu)對(duì)象是否具備黨員條件，推薦理由及推薦順序等，由團(tuán)支部書記簽名并加蓋團(tuán)支部印章。3.上級(jí)黨組織意見，黨組織應(yīng)根據(jù)團(tuán)支部推優(yōu)情況，對(duì)推優(yōu)對(duì)象是否列為入黨積極分子進(jìn)行審批，簽署意見并加蓋黨組織印章。（六）教育培訓(xùn)材料1.參加團(tuán)內(nèi)各類培訓(xùn)的通知、課程安排、學(xué)習(xí)心得、考核成績(jī)等。2.參加黨組織或其他單位組織的與團(tuán)員教育相關(guān)的培訓(xùn)材料。（七）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料1.獲得團(tuán)內(nèi)各級(jí)各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)的證書、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)稱號(hào)授予文件等原件或復(fù)印件。2.表彰獎(jiǎng)勵(lì)審批表，詳細(xì)記錄表彰獎(jiǎng)勵(lì)的名稱、授予單位、時(shí)間及事跡簡(jiǎn)介等。（八）處分材料1.對(duì)團(tuán)員作出處分的決定文件，應(yīng)明確處分原因、依據(jù)、種類及處分時(shí)間。2.團(tuán)員本人對(duì)處分的認(rèn)識(shí)及申訴材料。3.復(fù)查或解除處分的相關(guān)材料。三、檔案建立與接收（一）檔案建立1.新團(tuán)員入團(tuán)后，團(tuán)支部應(yīng)及時(shí)收集整理入團(tuán)志愿書等相關(guān)材料，按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行完善，建立團(tuán)員個(gè)人檔案。2.檔案建立過(guò)程中，應(yīng)確保材料的真實(shí)性和完整性，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)補(bǔ)充或更正。（二）檔案接收1.團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)等原因轉(zhuǎn)入公司/組織時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)。2.接收?qǐng)F(tuán)員檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否符合要求。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與原單位溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.檔案接收后，應(yīng)在檔案封面或首頁(yè)注明接收時(shí)間，并將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別。四、檔案整理與保管（一）檔案整理1.每年定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行排列，確保檔案材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的整潔和清晰。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止對(duì)檔案造成損壞。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。3.建立檔案保管登記制度，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱團(tuán)員檔案的，應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱人姓名及部門等信息。2.《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，向借閱人發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記冊(cè)上進(jìn)行登記，注明借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，應(yīng)填寫《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱人姓名及部門等信息。2.《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在檔案查閱登記冊(cè)上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容及查閱結(jié)果等。4.查閱人只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，不得在檔案材料上進(jìn)行標(biāo)記、涂改等操作。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)、升學(xué)等原因離開公司/組織的，應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.團(tuán)員被開除團(tuán)籍、受到刑事處罰等情況，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定將檔案材料轉(zhuǎn)遞至相關(guān)部門。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)團(tuán)員轉(zhuǎn)遞原因，開具《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位及檔案內(nèi)容清單等信息。2.《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋公章。3.將團(tuán)員檔案材料按照《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求進(jìn)行整理、密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。4.通過(guò)機(jī)要交通、專人送取或掛號(hào)信等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時(shí)返回。5.檔案管理部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。七、檔案信息化管理（一）建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)1.利用信息技術(shù)手段，建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將團(tuán)員檔案中的各類信息進(jìn)行電子化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。2.數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備信息錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)部門使用。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理1.定期對(duì)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)更新團(tuán)員的基本信息、團(tuán)內(nèi)職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息。2.加強(qiáng)對(duì)團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，保障數(shù)據(jù)安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織團(tuán)員檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.審核檔案借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.定期對(duì)團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度和工作流程操作。2.做好檔案材料的分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化錄入和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案材料的完整性和規(guī)范性、檔案保管和利用情況等。2.監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出整改意見，督促檔案管理部門和