PAGE個(gè)私協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)個(gè)私協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本協(xié)會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于個(gè)私協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位等在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指?jìng)€(gè)私協(xié)會(huì)在履行職能、開(kāi)展業(yè)務(wù)、服務(wù)會(huì)員等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。協(xié)會(huì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)，綜合檔案室集中管理，各部門(mén)分工負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案的齊全完整，真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作的歷史全貌，同時(shí)保障檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理協(xié)會(huì)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名檔案兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，確保檔案的及時(shí)收集和整理，保證檔案的完整準(zhǔn)確。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。4.根據(jù)協(xié)會(huì)檔案管理制度，制定本部門(mén)檔案管理細(xì)則，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，包括上級(jí)文件及協(xié)會(huì)貫徹執(zhí)行情況；協(xié)會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要；協(xié)會(huì)制定的規(guī)章制度、辦法、細(xì)則；協(xié)會(huì)組織的各類活動(dòng)文件材料；協(xié)會(huì)與有關(guān)部門(mén)、單位的往來(lái)文件等。2.協(xié)會(huì)所屬各分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類文件材料，如分支機(jī)構(gòu)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；分支機(jī)構(gòu)組織活動(dòng)的相關(guān)材料；分支機(jī)構(gòu)與會(huì)員單位及其他相關(guān)方的往來(lái)文件等。3.會(huì)員單位提交的各類材料，包括會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)表、會(huì)員基本情況登記表、會(huì)員年度工作報(bào)告；會(huì)員單位參與協(xié)會(huì)活動(dòng)的相關(guān)材料；會(huì)員單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的成果材料等；會(huì)員單位反映行業(yè)情況、提出意見(jiàn)建議的相關(guān)材料。4.協(xié)會(huì)在開(kāi)展調(diào)研、培訓(xùn)、咨詢、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如調(diào)研方案、調(diào)研報(bào)告、培訓(xùn)教材、咨詢服務(wù)記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件及相關(guān)證書(shū)等。5.協(xié)會(huì)在財(cái)務(wù)管理、人事管理、資產(chǎn)管理等方面形成的各類文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿；人員招聘、考核、培訓(xùn)、晉升等文件；資產(chǎn)購(gòu)置、處置、清查等文件。6.協(xié)會(huì)與國(guó)內(nèi)外相關(guān)組織、機(jī)構(gòu)的交流合作文件材料，如合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、邀請(qǐng)函、接待方案等。7.協(xié)會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)材料，包括證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯的照片、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間等信息。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如協(xié)會(huì)大事記、重要活動(dòng)照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子文件的可讀性和完整性。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交綜合檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、資產(chǎn)管理類、聲像檔案類等類別。每一大類下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如業(yè)務(wù)工作類可分為行業(yè)調(diào)研、會(huì)員服務(wù)、活動(dòng)組織等小類。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，如“2023行政管理001”，其中“2023”表示檔案形成年度，“行政管理”表示檔案所屬類別，“001”表示該類別下檔案的順序號(hào)。對(duì)于電子檔案，編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一后再進(jìn)行裝訂。4.編目要求編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于檢索和查詢。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的房間，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，滿足檔案存放和管理的要求。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、防鼠器材等。（二）檔案上架1.根據(jù)檔案類別和編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.檔案上架應(yīng)遵循便于存取的原則，避免檔案擠壓、損壞。（三）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查檔案的存放情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。4.做好庫(kù)房溫濕度的調(diào)控工作，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確，賬實(shí)相符。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和協(xié)會(huì)檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、時(shí)間等因素，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、完整性、時(shí)效性等，確定檔案的保管期限。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定及協(xié)會(huì)檔案管理實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行分類鑒定。3.對(duì)于涉及協(xié)會(huì)核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史事件、關(guān)鍵決策等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)在檔案整理時(shí)確定，并在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中明確標(biāo)注。（五）銷毀程序1.對(duì)已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)及相關(guān)審批文件等資料歸檔保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和協(xié)會(huì)保密制度，確保檔案信息不泄露。2.在確保檔案安全和保密的前提下，積極為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作和會(huì)員單位提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值。3.檔案利用應(yīng)遵循規(guī)定的程序和手續(xù)，辦理相關(guān)借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范化和有序化。（二）利用范圍1.協(xié)會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案，如了解協(xié)會(huì)歷史沿革、工作情況、政策文件等，為制定工作計(jì)劃、開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)、解決工作問(wèn)題等提供參考依據(jù)。2.會(huì)員單位因了解協(xié)會(huì)相關(guān)政策法規(guī)、活動(dòng)信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等，查閱協(xié)會(huì)檔案資料，促進(jìn)會(huì)員單位與協(xié)會(huì)之間的溝通與合作。3.有關(guān)部門(mén)、單位因工作需要，依法查閱協(xié)會(huì)檔案，如政府部門(mén)進(jìn)行行業(yè)調(diào)研、審計(jì)監(jiān)督等工作時(shí)，查閱協(xié)會(huì)相關(guān)檔案資料。4.其他經(jīng)協(xié)會(huì)批準(zhǔn)的檔案利用需求。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合檔案室。2.綜合檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。3.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)協(xié)會(huì)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印操作，復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案利用專用章。5.查閱人員歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理和更新。3.利用信息化手段加強(qiáng)檔案信息安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為常見(jiàn)的圖像格式，如PDF等。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量，便于后續(xù)的存儲(chǔ)和檢索。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案信息的準(zhǔn)確完整。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的電子檔案圖像與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。2.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息安全。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，明確信息化管理部門(mén)和人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等安全措施，