PAGE檔案窗口工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案窗口工作流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織檔案窗口的各項(xiàng)工作，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.便捷高效原則：優(yōu)化工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和相關(guān)人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案窗口工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案窗口的日常管理工作，包括人員調(diào)配、工作安排等。2.組織檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等工作，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。（二）檔案整理人員1.按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒等加工處理，確保檔案的整齊、美觀。3.建立檔案整理工作臺(tái)賬，記錄整理檔案的數(shù)量、時(shí)間、質(zhì)量等情況。4.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的保管和利用工作。（三）檔案查閱人員1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，解答查閱相關(guān)問(wèn)題。2.根據(jù)查閱人員的需求，提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案查閱服務(wù)。3.對(duì)查閱檔案的情況進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。4.監(jiān)督查閱人員在查閱過(guò)程中的行為，確保檔案的安全和完整。（四）檔案借閱人員1.嚴(yán)格按照檔案借閱規(guī)定，辦理檔案借閱手續(xù)。2.妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容。3.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.對(duì)借閱檔案的使用情況進(jìn)行記錄，及時(shí)反饋檔案利用效果。三、檔案接收（一）接收范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知等。3.其他單位或個(gè)人移交的與公司/組織有關(guān)的檔案材料。（二）接收要求1.各部門(mén)應(yīng)定期將本部門(mén)形成的檔案材料整理后移交至檔案窗口，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行初步審核，不符合要求的應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）接收程序1.檔案窗口收到檔案移交清單后，應(yīng)按照清單內(nèi)容對(duì)檔案材料進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。2.對(duì)核對(duì)無(wú)誤的檔案材料進(jìn)行登記，建立檔案接收臺(tái)賬。3.將接收的檔案材料移交至檔案整理人員進(jìn)行整理。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保整理質(zhì)量。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照公司/組織內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法：按照文件反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。（三）編號(hào)方法1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.采用“全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的編號(hào)方式，其中全宗號(hào)為公司/組織的檔案編號(hào)，年度為文件形成的年份，保管期限分為永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管，流水號(hào)為同一類別檔案的順序號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和形式特征，便于查找和利用。3.檔案目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，裝訂成冊(cè)。（五）整理程序1.檔案整理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目等整理工作。3.將整理好的檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，填寫(xiě)盒內(nèi)備考表和盒脊標(biāo)簽。4.將整理好的檔案移交至檔案保管人員進(jìn)行保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案臺(tái)賬一致。3.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和實(shí)際利用情況，提出檔案的存毀意見(jiàn)。4.對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱與公司/組織相關(guān)檔案的，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，并提交檔案窗口。3.檔案窗口對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排查閱人員進(jìn)行查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案窗口。5.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（三）查閱程序1.查閱人員提交檔案查閱申請(qǐng)表后，檔案查閱人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，檔案查閱人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員在查閱過(guò)程中，檔案查閱人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱工作規(guī)范有序。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案查閱人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要借閱檔案的。2.外單位因工作需要借閱與公司/組織相關(guān)檔案的，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱要求1.借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，并提交檔案窗口。3.檔案窗口對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還借閱的檔案。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容。（三）借閱程序1.借閱人員提交檔案借閱申請(qǐng)表后，檔案借閱人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，檔案借閱人員與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.檔案借閱人員按照協(xié)議要求，向借閱人員提供借閱的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員在借閱期限屆滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)歸還借閱的檔案。檔案借閱人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的責(zé)任和要求。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所和查閱場(chǎng)所的安全管理，防止檔案泄露。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.檔案查閱和借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，防止檔案信息泄露。3.對(duì)檔案管理人員的工作電腦等設(shè)備應(yīng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置密碼等措施，防止檔案信息被非法獲取。（三）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案信息的安全負(fù)責(zé)。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)