PAGE人大檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案材料的管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在人大工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人大檔案材料由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映人大工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理人大工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案材料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)議文件材料：包括人大常委會(huì)會(huì)議、主任會(huì)議、專門(mén)委員會(huì)會(huì)議等各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。2.法律法規(guī)草案及審議意見(jiàn)：人大常委會(huì)審議的法律法規(guī)草案、相關(guān)部門(mén)的說(shuō)明、人大代表和常委會(huì)組成人員的審議意見(jiàn)等。3.代表工作材料：代表選舉、代表資格審查、代表議案和建議辦理、代表視察、調(diào)研等工作中形成的文件材料。4.監(jiān)督工作材料：人大常委會(huì)開(kāi)展的執(zhí)法檢查、工作評(píng)議、專題詢問(wèn)等監(jiān)督工作中形成的計(jì)劃、方案、報(bào)告、整改情況等文件材料。5.人事任免材料：人大常委會(huì)人事任免工作中形成的任免議案、簡(jiǎn)歷、考察材料、表決結(jié)果等文件材料。6.機(jī)關(guān)日常工作文件材料：包括機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、函件等文件材料。7.其他重要文件材料：人大工作中形成的具有保存價(jià)值的其他文件材料，如重要活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、會(huì)議類、法律法規(guī)類、代表工作類、監(jiān)督工作類、人事任免類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案材料的目錄，包括檔案材料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案材料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，不得損壞檔案材料的內(nèi)容。三、檔案材料的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔，移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議閉幕之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.檔案管理部門(mén)將驗(yàn)收合格的檔案材料按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行歸檔，并編制檔案目錄。（三）保管要求1.庫(kù)房建設(shè)：檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案材料的安全保管。2.設(shè)備配備：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.環(huán)境管理：保持庫(kù)房?jī)?nèi)的清潔衛(wèi)生，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度，確保檔案材料的保存環(huán)境適宜。4.檔案整理：定期對(duì)檔案材料進(jìn)行整理和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.安全管理：建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房及檔案管理人員的安全管理，防止檔案材料被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。四、檔案材料的查閱與利用（一）查閱范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案材料的，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案材料的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱檔案材料的人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要檔案材料或敏感信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員憑查閱申請(qǐng)表和有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案材料。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、損毀或帶走檔案材料。4.登記：檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案材料的人員、時(shí)間、內(nèi)容等信息進(jìn)行登記，以備查詢。（三）利用方式1.復(fù)?。翰殚喨藛T如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，注明復(fù)印日期和用途。2.摘錄：查閱人員如需摘錄檔案材料的內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行摘錄。摘錄的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得擅自篡改或斷章取義。3.借閱：對(duì)于確需借閱檔案材料的人員，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案材料的內(nèi)容。五、檔案材料的數(shù)據(jù)化管理（一）數(shù)據(jù)化范圍1.對(duì)具有重要保存價(jià)值的檔案材料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，包括紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料。2.數(shù)據(jù)化的檔案材料應(yīng)涵蓋本制度所規(guī)定的各類檔案材料。（二）數(shù)據(jù)化要求1.格式規(guī)范：數(shù)據(jù)化的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)化的檔案材料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自篡改或遺漏。3.安全保密：加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化檔案材料的安全保密管理，采取必要的技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。（三）數(shù)據(jù)化流程1.掃描錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像文件錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并進(jìn)行相應(yīng)的圖像處理和文字識(shí)別，形成電子檔案數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)掛接：將電子檔案數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。3.審核驗(yàn)收：對(duì)數(shù)據(jù)化的檔案材料進(jìn)行審核驗(yàn)收，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。審核驗(yàn)收合格后，將數(shù)據(jù)化的檔案材料存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)中。（四）數(shù)據(jù)化管理維護(hù)1.定期備份：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)中出現(xiàn)的問(wèn)題和故障，保證數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。3.數(shù)據(jù)更新：隨著檔案材料的不斷形成和補(bǔ)充，及時(shí)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和完整性。六、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案材料進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案材料的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案材料的重要性、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案材料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定其保管期限。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接對(duì)檔案材料進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：綜合考慮檔案材料的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、利用情況等因素，對(duì)檔案材料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門(mén)對(duì)庫(kù)存檔案材料進(jìn)行初步篩選，確定需要鑒定的檔案材料范圍。2.鑒定小組審查：鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案材料進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定原則和方法，確定檔案材料的保管期限。3.結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，征求意見(jiàn)。如無(wú)異議，則按照鑒定結(jié)果進(jìn)行處理。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：對(duì)確定需要銷毀的檔案材料，編制銷毀清單，注明檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.審批：銷毀清單報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)于涉及重要檔案材料或敏感信息的銷毀申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案材料。銷毀時(shí)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案材料徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：銷毀過(guò)程中應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)’1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.定期檢查檔案管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，確保檔案材料的及時(shí)收集和歸檔。5.審核檔案材料的鑒定結(jié)果和銷毀清單，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等具體工作?！?.按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行