PAGE干部職工檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司干部職工檔案管理，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部職工檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司干部職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映干部職工的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集干部職工在各個方面的相關(guān)材料，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保干部職工檔案信息不被泄露。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.干部職工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、參加工作時間、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、技術(shù)職稱、職務(wù)等信息。2.干部職工的履歷表，詳細(xì)記錄其工作經(jīng)歷、任職情況等。3.干部職工的任免審批表，包括職務(wù)任免的相關(guān)信息。（二）自傳材料干部職工撰寫的自傳，反映其成長經(jīng)歷、思想演變等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄干部職工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.任職期滿考核材料，對干部職工在任職期間的工作業(yè)績、德能勤績廉等方面進(jìn)行全面考核的材料。3.晉升考察材料，用于干部職工晉升時對其綜合素質(zhì)、工作能力等進(jìn)行考察的材料。4.專項考察材料，針對特定事項對干部職工進(jìn)行考察的材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)報告等材料，記錄干部職工參加各類培訓(xùn)的情況。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等，反映干部職工專業(yè)技術(shù)職務(wù)的取得和聘任情況。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料，包括政治歷史情況審查、現(xiàn)實表現(xiàn)審查等相關(guān)材料。2.出國（境）政審材料，用于干部職工出國（境）審批時的政治審查。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等入黨相關(guān)材料。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等入團(tuán)相關(guān)材料。3.黨員年度評議表、黨員組織關(guān)系介紹信等黨員管理材料。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書、表彰決定等，包括公司內(nèi)部獎勵和外部獎勵。2.獎勵事跡材料，詳細(xì)說明獲獎原因和主要事跡。（八）處分材料1.處分決定、處分調(diào)查報告等，記錄干部職工受到的各類處分情況。2.申訴材料，干部職工對處分不服提出申訴的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等工資相關(guān)材料。2.任免文件、調(diào)動通知等干部職工職務(wù)任免、工作調(diào)動的相關(guān)材料。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.個人工作總結(jié)、述職報告等反映干部職工工作情況的材料。2.健康體檢報告、殘疾證明等與干部職工個人情況相關(guān)的材料。3.其他有保存價值的材料。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)干部職工檔案材料的統(tǒng)一收集工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門干部職工檔案材料的收集，并及時移交人力資源部門。（二）收集范圍1.按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容范圍，全面收集干部職工在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面形成的各類材料。2.重點收集涉及干部職工職務(wù)晉升、獎懲、考核、培訓(xùn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的材料。（三）收集時間1.新入職干部職工檔案材料應(yīng)在入職一個月內(nèi)收集齊全并移交人力資源部門。2.干部職工工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)在一個月內(nèi)將形成的檔案材料移交人力資源部門。3.每年定期收集干部職工年度考核、培訓(xùn)等材料，時間為次年一季度。（四）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，不得涂改、偽造。2.材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，一式一份。3.材料應(yīng)注明形成時間、來源，并加蓋相關(guān)部門或單位公章。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循干部職工檔案的形成規(guī)律，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同類別和保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類和排列。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理步驟1.鑒別：對收集到的檔案材料進(jìn)行真實性、完整性、準(zhǔn)確性鑒別，剔除不符合要求的材料。2.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，將材料分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料等十大類。3.排序：在每一類材料中，按照材料形成時間或重要程度進(jìn)行排序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、姓名、類別、材料名稱、日期、頁碼等信息。5.裝訂：將每份檔案材料按照編目順序依次裝訂成冊，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。（三）整理要求1.整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照整理原則和步驟進(jìn)行操作。2.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原始風(fēng)貌，不得隨意裁剪、折疊檔案材料。3.整理完成后，應(yīng)進(jìn)行全面核對，確保檔案整理準(zhǔn)確無誤。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.干部職工檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括干部職工的重要履歷材料、任免材料、獎勵處分材料等。3.長期保管的檔案期限為60年，主要包括干部職工的一般履歷材料、考核材料等不太重要但有一定保存價值的材料。4.短期保管的檔案期限為30年，主要包括干部職工的一般性材料，如培訓(xùn)報告、工資變動審批表等。（四）保管要求1.建立檔案保管登記制度，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、保管安全。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱干部職工檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案查閱申請表。2.人力資源部門因工作需要查閱檔案，可直接查閱。3.公司外部單位或個人查閱干部職工檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出具查閱單位的介紹信和查閱人的有效身份證件。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后交檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。2.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱干部職工檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案借閱申請表。2.人力資源部門因工作需要借閱檔案，可直接借閱。3.公司外部單位或個人借閱干部職工檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出具借閱單位的介紹信和借閱人的有效身份證件。（二）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后交檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無損壞，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.干部職工因工作調(diào)動、離職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞檔案的，按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案的真實性、完整性和保密性。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.干部職工所在部門或個人向人力資源部門提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請表。2.人力資源部門審核檔案轉(zhuǎn)遞申請，確認(rèn)無誤后開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。3.檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將檔案密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。4.檔案轉(zhuǎn)遞可通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式進(jìn)行，不得個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)寄回人力資源部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。3.檔案管理人員應(yīng)及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立干部職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、查閱和利用。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案信息服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.電子檔案管理：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類、存儲、檢索、備份等管理。3.信息化應(yīng)用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱借閱、統(tǒng)計分析、預(yù)警提醒等功能。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案信息安全。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，保證檔案信息的一致性。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對干部職工檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作