PAGE市政檔案管理歸檔制度一、總則（一）目的市政檔案是城市建設(shè)和管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)城市歷史真實(shí)面貌、服務(wù)城市發(fā)展、開展城市規(guī)劃建設(shè)管理工作的重要依據(jù)。為加強(qiáng)市政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在市政工程建設(shè)、城市管理、市政設(shè)施維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市政檔案由本公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的檔案必須如實(shí)反映市政建設(shè)和管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.系統(tǒng)整理原則按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、歸檔范圍（一）市政工程建設(shè)檔案1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（二）城市管理檔案1.城市規(guī)劃管理檔案城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等規(guī)劃文件，以及規(guī)劃審批、調(diào)整等相關(guān)文件。2.城市環(huán)境衛(wèi)生管理檔案環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)與管理文件、環(huán)境衛(wèi)生作業(yè)記錄、垃圾處理記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查考核記錄等。3.城市綠化管理檔案城市綠化規(guī)劃文件、綠化建設(shè)項(xiàng)目文件、綠化養(yǎng)護(hù)管理記錄、古樹名木保護(hù)記錄等。4.城市市政設(shè)施管理檔案道路、橋梁、排水、照明等市政設(shè)施的建設(shè)、維護(hù)、管理文件，設(shè)施巡查記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、設(shè)施更新改造記錄等。（三）市政設(shè)施維護(hù)檔案1.設(shè)施維護(hù)計(jì)劃與方案年度維護(hù)計(jì)劃、專項(xiàng)維護(hù)方案等。2.維護(hù)作業(yè)記錄日常巡查記錄、維護(hù)作業(yè)工單、維修養(yǎng)護(hù)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。3.維護(hù)質(zhì)量驗(yàn)收記錄維護(hù)工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。4.設(shè)施維護(hù)費(fèi)用核算文件維護(hù)費(fèi)用預(yù)算、結(jié)算、支付憑證等。（四）其他相關(guān)檔案與市政建設(shè)和管理活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像資料、電子文件等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照歸檔范圍及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（二）文件材料的整理1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制頁(yè)碼。3.將整理好的文件材料裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的裝訂方法，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.對(duì)于圖紙等不宜裝訂的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在右下角加蓋檔號(hào)章。（三）文件材料的歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門歸檔，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。3.檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。四、歸檔時(shí)間（一）市政工程建設(shè)檔案1.項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目完成立項(xiàng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.工程施工文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月底集中整理一次，工程竣工后三個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。4.工程監(jiān)理文件在監(jiān)理工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.工程竣工驗(yàn)收文件在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）城市管理檔案1.城市規(guī)劃管理檔案在規(guī)劃審批或調(diào)整完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.城市環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、城市綠化管理檔案、城市市政設(shè)施管理檔案應(yīng)按月整理歸檔，于次月上旬完成上月檔案的歸檔工作。（三）市政設(shè)施維護(hù)檔案1.設(shè)施維護(hù)計(jì)劃與方案在年度計(jì)劃或?qū)ｍ?xiàng)方案制定后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.維護(hù)作業(yè)記錄應(yīng)及時(shí)歸檔，每月底集中整理一次。3.維護(hù)質(zhì)量驗(yàn)收記錄在驗(yàn)收工作完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.設(shè)施維護(hù)費(fèi)用核算文件在費(fèi)用結(jié)算完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）其他相關(guān)檔案根據(jù)文件形成時(shí)間和性質(zhì)，按照上述相應(yīng)時(shí)間要求歸檔。五、檔案保管期限（一）永久保管1.本公司/組織制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要會(huì)議文件等。2.涉及城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的重大決策、重要項(xiàng)目的相關(guān)文件。3.反映本公司/組織歷史沿革、發(fā)展歷程的重要文件。（二）長(zhǎng)期保管1.市政工程建設(shè)項(xiàng)目中具有一定歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件，保管期限為30年。2.城市管理、市政設(shè)施維護(hù)等方面的重要文件，保管期限為30年。（三）短期保管1.市政工程建設(shè)項(xiàng)目中一般性文件，保管期限為l0年。2.城市管理、市政設(shè)施維護(hù)等方面的一般性文件，保管期限為10年。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，滿足公司/組織內(nèi)部和社會(huì)公眾的合理利用需求。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案。3.出具證明根據(jù)需要，檔案管理部門可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)填寫，加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確定其存毀。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、卷號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明，并永久保存檔案銷毀清冊(cè)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的市政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，建立準(zhǔn)確的電子目錄。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理軟件，滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。3.完善系統(tǒng)功能，包括檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能模塊，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，采用磁帶、光盤或硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況，是否存在應(yīng)歸檔而未歸檔的文件材料。2.檔案收集、整理、歸檔的質(zhì)量，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.檔案保管期限的劃分是否準(zhǔn)確，是否存在誤判現(xiàn)象。4.檔案利用情況，是否按照規(guī)定辦理利用手續(xù)，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。5.檔案鑒定與銷毀工作是否規(guī)范，是否存在擅自銷毀檔案的情況。6.檔案信息化管理工作進(jìn)展情況，是否達(dá)到信息化建設(shè)目標(biāo)。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估