PAGE檔案信息化管理制度_一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理和信息化建設(shè)的法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)記錄公司各項(xiàng)活動(dòng)。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷性原則：充分利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和便捷性，方便檔案的查詢、利用和共享。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度，并組織實(shí)施。2.規(guī)劃和建設(shè)公司檔案信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。3.負(fù)責(zé)檔案信息的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和保管，保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息化工作，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)服務(wù)。5.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，提供必要的信息和資料。3.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的日常維護(hù)和更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.按照規(guī)定權(quán)限使用檔案信息，不得擅自泄露、篡改或銷毀檔案。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)、維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定系統(tǒng)安全策略，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，防止信息安全事故發(fā)生。3.提供信息技術(shù)培訓(xùn)和支持，提高員工的信息化操作技能。（四）員工職責(zé)1.遵守公司檔案信息化管理制度，積極配合檔案管理工作。2.及時(shí)將個(gè)人工作中形成的檔案資料整理歸檔，確保檔案的完整性。3.按照規(guī)定權(quán)限使用檔案信息，不得違規(guī)操作。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)1.根據(jù)公司檔案管理需求和發(fā)展戰(zhàn)略，制定檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)和實(shí)施步驟。2.在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，充分考慮檔案管理的業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，確保系統(tǒng)功能的實(shí)用性和易用性。同時(shí)，要注重系統(tǒng)的擴(kuò)展性和兼容性，以便適應(yīng)公司未來(lái)發(fā)展的需要。（二）系統(tǒng)選型與采購(gòu)1.按照系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，組織相關(guān)人員對(duì)市場(chǎng)上的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估，選擇符合公司需求、技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量可靠、服務(wù)良好的系統(tǒng)產(chǎn)品。2.在系統(tǒng)采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照公司采購(gòu)管理制度執(zhí)行，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確系統(tǒng)功能、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)等條款，確保公司權(quán)益得到保障。（三）系統(tǒng)實(shí)施與部署1.成立系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目組，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)培訓(xùn)等工作。項(xiàng)目組由檔案管理部門、信息技術(shù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，明確各成員的職責(zé)分工。2.在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，要制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)施方案，嚴(yán)格按照計(jì)劃和方案推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。同時(shí)，要加強(qiáng)項(xiàng)目管理，及時(shí)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。（四）系統(tǒng)驗(yàn)收與上線1.系統(tǒng)建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門和人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、性能、安全性、兼容性等方面，確保系統(tǒng)符合設(shè)計(jì)要求和公司實(shí)際需求。2.驗(yàn)收合格后，正式將系統(tǒng)投入使用，并做好系統(tǒng)上線后的運(yùn)行維護(hù)和優(yōu)化工作。四、檔案信息收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的信息，均屬于檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔、宣傳資料、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集工作。收集責(zé)任人要及時(shí)收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)原則，確保涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)，要注重收集檔案的原始資料，保證檔案信息的真實(shí)性。3.對(duì)于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和處理，確保檔案信息不丟失。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案整理規(guī)范，明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則、裝訂要求等。各部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查詢。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等進(jìn)行分類，具體分類方法可根據(jù)公司實(shí)際情況確定。3.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)包含年度、類別、順序號(hào)等要素，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。4.檔案裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，保持檔案的完整性。對(duì)于紙張較大或較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其符合裝訂要求。同時(shí)，要在檔案首頁(yè)附上目錄，注明檔案內(nèi)容和頁(yè)碼。五、檔案信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房中，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。2.電子檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循集中存儲(chǔ)、分類管理原則，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和使用。同時(shí)，要對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，并設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。（二）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的文件。長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至永久，包括重要合同協(xié)議、人事檔案等。短期保管的檔案為1年至10年，如一般性業(yè)務(wù)文件、宣傳資料等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保檔案的保管期限合理準(zhǔn)確。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。同時(shí)，要對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理和安全保衛(wèi)工作。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房或違規(guī)操作。六、檔案信息利用與共享（一）利用權(quán)限1.根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，設(shè)定不同的利用權(quán)限。一般分為公開、內(nèi)部使用和保密三個(gè)級(jí)別。公開級(jí)檔案可在公司內(nèi)部或外部公開查閱；內(nèi)部使用級(jí)檔案僅限公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱和使用；保密級(jí)檔案嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.各部門和員工應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限使用檔案信息，不得擅自擴(kuò)大查閱和使用范圍。如需查閱或使用超出權(quán)限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.用戶如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，用戶將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)用戶權(quán)限，對(duì)申請(qǐng)查閱的檔案進(jìn)行審核，并安排專人協(xié)助查閱。3.用戶查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞或丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。4.如需借閱檔案，用戶應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，按照查閱流程進(jìn)行審批。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非規(guī)定用途。（三）共享機(jī)制1.建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在公司內(nèi)部的在線共享。各部門可根據(jù)工作需要，在共享平臺(tái)上發(fā)布和獲取相關(guān)檔案信息。2.檔案信息共享應(yīng)遵循授權(quán)原則，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)共享平臺(tái)上的檔案信息。同時(shí)，要對(duì)共享平臺(tái)進(jìn)行安全管理，防止信息泄露。3.鼓勵(lì)各部門之間進(jìn)行檔案信息共享和交流，提高工作效率和協(xié)同效果。對(duì)于共享的檔案信息，共享雙方應(yīng)確保信息安全，并按照規(guī)定使用。七、檔案信息安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確安全管理職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全檢查和評(píng)估等內(nèi)容。2.安全管理制度應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面，確保檔案信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。（二）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全方面，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問(wèn)。同時(shí)，要定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全方面，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。3.系統(tǒng)安全方面，加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的用戶管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。同時(shí)，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）安全培訓(xùn)與教育1.定期組織檔案管理人員和相關(guān)員工參加安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、數(shù)據(jù)安全知識(shí)、系統(tǒng)安全操作規(guī)范等。2.通過(guò)培訓(xùn)和教育，使員工了解檔案信息安全的重要性，掌握基本的安全防范措施和應(yīng)急處理方法，確保檔案信息安全。（四）安全應(yīng)急處置1.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，并定期進(jìn)行演練。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施。2.發(fā)生安全事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，防止事件擴(kuò)大，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。同時(shí)，要配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，減少損失。八、檔案信息化管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，要對(duì)檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）考核辦法1.制定檔案信息化管理考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、存儲(chǔ)的安全性、利用的效率等方面。2.對(duì)各部門的