PAGE機關(guān)檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機關(guān)各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集機關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件材料。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為機關(guān)工作提供有力支持。二、檔案保管機構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案保管機構(gòu)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)機關(guān)檔案的集中保管工作。檔案管理部門應(yīng)具備必要的辦公場所、檔案庫房及設(shè)備設(shè)施，以滿足檔案保管的要求。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負責(zé)制定檔案收集計劃，指導(dǎo)各部門及時收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料。對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管按照檔案保管要求，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實體安全。建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管情況等，做到賬物相符。對電子檔案進行安全存儲和管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案利用服務(wù)負責(zé)接待檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)機關(guān)工作需要，積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為機關(guān)決策提供參考依據(jù)。4.檔案鑒定與銷毀按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。5.檔案統(tǒng)計與上報定期對檔案的收進、移出、整理、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。及時向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。6.檔案信息化建設(shè)參與機關(guān)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和方案的制定，負責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常維護和管理。組織開展檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。三、檔案收集與整理（一）收集范圍機關(guān)各部門應(yīng)按照以下范圍收集本部門在工作中形成的各類文件材料：1.上級文件：包括上級機關(guān)下發(fā)的各類公文、指示、通知等。2.本機關(guān)文件：本機關(guān)制發(fā)的各類公文、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。3.會議文件：機關(guān)召開的各類會議形成的會議通知、議程、報告、決議、記錄等文件材料。4.業(yè)務(wù)文件：機關(guān)在各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、調(diào)研材料等。5.人事文件：干部任免、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。6.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。7.基建文件：機關(guān)基本建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。8.設(shè)備文件：機關(guān)購置的各類設(shè)備的說明書、操作規(guī)程、維修記錄等文件材料。9.聲像檔案：機關(guān)工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子文件：機關(guān)在辦公自動化過程中形成的電子公文、數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性，不得隨意涂改、剪裁、損毀文件。3.對重要文件材料應(yīng)進行復(fù)制或備份，以防原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、基建管理類、設(shè)備管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號對每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。編號可采用年度類別順序號的形式，如“2023行政管理001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過編目，使檔案信息更加清晰、準(zhǔn)確，便于檢索和利用。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材（如滅火器、消防栓等）、防盜設(shè)備（如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等）、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機等）、防蟲防鼠設(shè)備（如防蟲藥、鼠夾等）。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，檔案架、柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，做到存放有序。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案實體保管1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用卷皮、卷盒等形式進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進行備份。備份應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可管理性。3.聲像檔案應(yīng)進行分類整理，照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后進行存儲，錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件并進行標(biāo)注說明。聲像檔案應(yīng)妥善保管，防止磁帶、光盤等介質(zhì)的老化、損壞。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函及本機關(guān)的復(fù)函等。2.長期保管凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至一定期限，具體期限根據(jù)實際情況確定。主要包括：本機關(guān)一般工作問題的文件材料。本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。本機關(guān)財務(wù)管理工作形成的一般性文件材料。本機關(guān)基建管理工作形成的一般性文件材料。本機關(guān)設(shè)備管理工作形成的一般性文件材料。上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般業(yè)務(wù)問題的來函及本機關(guān)的復(fù)函等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下，具體期限根據(jù)實際情況確定。主要包括：本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。本機關(guān)臨時性工作形成的文件材料。本機關(guān)一般性會議、活動形成的文件材料。本機關(guān)職能活動中形成的臨時性業(yè)務(wù)文件材料。本機關(guān)人事管理工作形成的臨時性文件材料。本機關(guān)財務(wù)管理工作形成的臨時性文件材料。本機關(guān)基建管理工作形成的臨時性文件材料。本機關(guān)設(shè)備管理工作形成的臨時性文件材料。上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的臨時性文件材料。同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于臨時性業(yè)務(wù)問題的來函及本機關(guān)的復(fù)函等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查周期為每年至少一次，在檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行詳細記錄，填寫檔案檢查記錄單，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并提出整改意見。五、檔案利用（一）利用范圍本機關(guān)工作人員因工作需要可查閱、借閱本機關(guān)保管的檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱本機關(guān)檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本機關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本機關(guān)檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章。經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。2.借閱手續(xù)本機關(guān)工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)辦理申請和審批后，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的編號、題名、期限等，并提供有效擔(dān)保。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違反檔案利用規(guī)定的行為應(yīng)及時制止，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。對檔案利用過程中形成的查閱、借閱記錄等應(yīng)進行妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)制定的檔案保管期限表進行，對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合分析和判斷。1.對已過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否仍具有查考利用價值。2.對涉及本機關(guān)重要職能活動、歷史事件、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對保管期限已滿但仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)進行重新鑒定和標(biāo)注。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值且已到保管期限的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門