PAGE機關檔案室制度職責一、總則（一）目的為加強機關檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本機關實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關檔案室對本機關所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則。檔案應如實反映機關工作活動和歷史面貌，保證檔案內容的真實性和準確性。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機關工作和社會利用提供便利。二、檔案管理職責分工（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本機關各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.依法依規(guī)開展檔案鑒定、銷毀工作，對已到保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，經批準后予以銷毀。6.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。8.為機關各項工作提供檔案信息服務，按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中妥善保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案室提出檔案查閱、借閱申請，在規(guī)定時間內歸還檔案，并確保檔案的安全。（三）分管領導職責1.加強對機關檔案工作的領導，將檔案工作納入機關整體工作規(guī)劃，定期研究解決檔案工作中的重大問題。2.督促各部門認真履行檔案管理職責，確保檔案工作各項制度的有效落實。3.協(xié)調解決檔案工作所需的人員、經費、設備等問題，為檔案工作的順利開展提供保障。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本機關工作相關的文件、指示、通知等。2.本機關形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。3.本機關開展業(yè)務活動形成的各類業(yè)務檔案，如項目檔案、業(yè)務報表、技術資料等。4.本機關在各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在文件材料形成后及時進行整理，確保文件材料的齊全完整，按照規(guī)定的時間和要求向檔案室移交。2.對于重要文件材料，應一式兩份或多份，分別保存于不同載體，以確保檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案應同時收集相關的文字說明材料，注明拍攝時間地點、人物事件等信息。（三）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類，一般可分為文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等類別。2.文件排列。按照文件的形成時間或重要程度進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。3.編號。對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內容和存放位置。5.裝訂。對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。四、檔案保管（一）庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案架或檔案柜中，確保檔案排列整齊，便于查找。2.對于珍貴檔案、易損檔案等應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.電子檔案應存儲于安全可靠的存儲設備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責，嚴格控制庫房的出入。2.定期對庫房進行檢查和維護，檢查檔案的保管狀況、庫房設施設備的運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.嚴格遵守安全保密規(guī)定，非庫房管理人員未經批準不得進入庫房。五、檔案利用（一）利用范圍1.機關內部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、有關部門因工作需要查閱本機關檔案。3.司法機關、社會組織等依法依規(guī)查閱本機關檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應填寫查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內容、時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對查閱、借閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并提供相應的檔案查閱、借閱服務。3.查閱檔案應在檔案室指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱檔案，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。4.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案，如需摘錄、復制檔案，應經檔案室同意，并注明出處。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱時間、人員、內容、期限等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合本機關檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、歷史地分析檔案內容的原則，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由分管領導擔任組長，檔案室負責人及相關部門的業(yè)務骨干為成員。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的形成時間、來源、內容、形式等因素，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、保存價值不大的檔案進行重點審查。3.結合本機關的職能任務和發(fā)展變化，對涉及機關核心業(yè)務、重要歷史事件等檔案應重點保留。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等信息，并經鑒定工作小組全體成員簽字確認。3.將檔案銷毀清冊報分管領導審批，經批準后實施銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，記錄材料應與檔案銷毀清冊一并保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設規(guī)劃1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確檔案信息化建設的目標、任務、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設應與機關信息化建設整體規(guī)劃相協(xié)調，充分利用現(xiàn)代信息技術手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術標準。2.建立檔案數(shù)字化加工質量控制體系，對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質量。3.對數(shù)字化檔案進行分類、著錄、標引等處理，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)建設1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限控制、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)與機關其他業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術手段，保障檔案數(shù)據(jù)的