PAGE檔案三合一制度改變了關(guān)于檔案三合一制度調(diào)整的規(guī)定一、總則（一）目的為適應(yīng)公司發(fā)展及檔案管理工作的新要求，確保檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、高效，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案三合一制度進(jìn)行調(diào)整，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范與操作要求。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。3.系統(tǒng)規(guī)范原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，使檔案管理工作流程規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不損壞，維護(hù)公司商業(yè)機(jī)密。二、檔案三合一制度調(diào)整的主要內(nèi)容（一）分類方案調(diào)整1.原分類方案中部分類目設(shè)置過于細(xì)化，導(dǎo)致實(shí)際操作中檢索不便，現(xiàn)進(jìn)行適當(dāng)合并與簡化。例如，將[具體原類目名稱1]、[具體原類目名稱2]等相關(guān)類目合并為一個新類目[新類目名稱]，以便更清晰地反映檔案主題。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)拓展及新業(yè)務(wù)類型的出現(xiàn)，新增[具體新類目名稱]類目，用于歸集相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，如[列舉新業(yè)務(wù)相關(guān)檔案示例]。3.對部分類目名稱進(jìn)行優(yōu)化，使其更符合行業(yè)通用表述及公司實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)。如將[原類目名稱]調(diào)整為[新類目名稱]，增強(qiáng)類目名稱的直觀性與辨識度。（二）編號規(guī)則修訂1.原編號規(guī)則中部分編號位數(shù)不足，難以滿足日益增長的檔案數(shù)量及多樣化的檔案類型管理需求，現(xiàn)適當(dāng)增加編號位數(shù)。例如，將原編號的[X]位擴(kuò)展為[X+Y]位，為新產(chǎn)生的檔案及特殊類型檔案預(yù)留足夠的編號空間。2.優(yōu)化編號結(jié)構(gòu)，使其更具邏輯性與系統(tǒng)性。如在編號中增加特定字段用于區(qū)分檔案的形成年度、保管期限等關(guān)鍵信息，方便檔案的分類檢索與統(tǒng)計(jì)分析。具體來說，編號格式調(diào)整為[新編號格式示例]，其中[各字段含義說明]。（三）編目細(xì)則完善1.豐富編目內(nèi)容，除原有的檔案基本信息外，增加對檔案密級、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、數(shù)字化情況等信息的著錄。例如，在檔案目錄中明確標(biāo)注每份檔案的密級為[具體密級]，關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目為[業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱]，是否已數(shù)字化及數(shù)字化成果形式（如全文數(shù)字化、圖像數(shù)字化等）。2.規(guī)范編目格式，統(tǒng)一字體、字號、排版等要求，提高編目信息的可讀性與美觀性。編目表格的表頭格式統(tǒng)一為[具體表頭格式示例]，各項(xiàng)內(nèi)容的填寫應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。三、檔案管理流程調(diào)整（一）文件收集與整理1.明確各部門在文件收集過程中的職責(zé)，規(guī)定業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。例如，項(xiàng)目部門在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將項(xiàng)目文件整理成冊并移交至檔案管理部門，移交時需填寫《文件移交清單》，詳細(xì)注明文件名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案管理部門接收文件后，按照新的分類方案及編號規(guī)則進(jìn)行初步整理與編號。對不符合整理要求的文件，及時反饋給移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，確保文件整理的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。（二）檔案鑒定與保管期限劃分1.成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。定期對庫存檔案進(jìn)行鑒定，依據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況及國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，重新確定檔案的保管期限。2.鑒定過程中，詳細(xì)審查檔案內(nèi)容與公司業(yè)務(wù)活動的關(guān)聯(lián)性、重要性及歷史價值，綜合判斷檔案的保管期限。對于保管期限已滿但仍具有重要參考價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善留存，并建立專門的超期檔案處置記錄。例如，記錄超期檔案名稱、原保管期限、鑒定留存情況等信息，以備后續(xù)查閱與審計(jì)。（三）檔案數(shù)字化與存儲1.加大檔案數(shù)字化工作力度，明確數(shù)字化范圍與標(biāo)準(zhǔn)。除法律法規(guī)規(guī)定不宜數(shù)字化的檔案外，其他檔案應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲。數(shù)字化掃描分辨率應(yīng)達(dá)到[具體分辨率要求]，圖像清晰、完整，確保能夠準(zhǔn)確反映檔案原貌。2.優(yōu)化檔案存儲方式，采用磁盤陣列、磁帶庫等多種存儲介質(zhì)相結(jié)合的方式，提高檔案存儲的安全性與可靠性。同時，建立完善的存儲設(shè)備維護(hù)與管理制度，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)與備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案利用與借閱1.規(guī)范檔案利用流程，明確利用者的申請權(quán)限與審批程序。公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.嚴(yán)格控制檔案借閱期限與歸還要求，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量與完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱者責(zé)任。四、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制度執(zhí)行與監(jiān)督負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行本檔案三合一制度調(diào)整規(guī)定，對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，確保制度的有效實(shí)施。2.檔案業(yè)務(wù)操作具體承擔(dān)檔案的收集、整理、鑒定、保管、數(shù)字化、利用等業(yè)務(wù)工作，建立健全檔案管理臺賬，及時更新檔案信息，保證檔案管理工作的規(guī)范有序開展。3.設(shè)施設(shè)備管理負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)與管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜，存儲設(shè)備正常運(yùn)行，為檔案管理工作提供必要的硬件支持。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.文件產(chǎn)生與移交負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中文件的形成、積累與整理工作，按照規(guī)定的時間與要求，將文件移交至檔案管理部門，并保證移交文件的質(zhì)量與完整性。2.檔案利用協(xié)助在檔案利用過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極協(xié)助檔案管理部門，提供必要的業(yè)務(wù)背景信息與解釋說明，確保利用者能夠準(zhǔn)確理解與使用檔案資料。3.兼職檔案員管理各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)與工作指導(dǎo)，及時反饋本部門檔案管理工作中存在的問題與建議。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.技術(shù)支持與保障為檔案數(shù)字化工作及檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行提供技術(shù)支持，確保數(shù)字化設(shè)備正常運(yùn)行，檔案管理系統(tǒng)功能完善、數(shù)據(jù)安全。協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化技術(shù)方案與系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃，及時處理技術(shù)故障與數(shù)據(jù)安全問題。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并妥善保管備份數(shù)據(jù)。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)，保障檔案信息的連續(xù)性與完整性。五、檔案安全與保密管理（一）安全管理措施1.實(shí)體安全保護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.人員安全管理嚴(yán)格限制非檔案管理部門人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)進(jìn)行登記。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，掌握基本的安全應(yīng)急處理技能，如火災(zāi)報(bào)警、滅火操作等。（二）保密管理要求1.保密制度建設(shè)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施及保密責(zé)任。對涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。2.人員保密培訓(xùn)定期組織檔案管理人員及接觸檔案的相關(guān)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，增強(qiáng)保密意識，規(guī)范保密行為。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)與方法等，確保相關(guān)人員熟悉保密要求，掌握保密技能。3.保密技術(shù)應(yīng)用采用先進(jìn)的保密技術(shù)手段，如加密存儲、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)脫敏等，對檔案信息進(jìn)行保護(hù)。在檔案數(shù)字化過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案進(jìn)行加密處理，限制訪問權(quán)限，防止信息在傳輸與存儲過程中被竊取或篡改。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括文件收集、整理、歸檔情況，檔案保管期限劃分準(zhǔn)確性，檔案利用與借閱登記等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并形成自查報(bào)告上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.公司設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門、審計(jì)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員。監(jiān)督小組定期對公司檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理流程規(guī)范性、檔案安全與保密措施落實(shí)情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時進(jìn)行糾正，并下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價辦法1.制定檔案管理工作考核評價指標(biāo)體系，從檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)設(shè)置考核指標(biāo)，如檔案收集及時率、整理準(zhǔn)確率、保管期限劃分準(zhǔn)確率、數(shù)字化完成率、利用服務(wù)滿意度等。2.考核評價采取定量與定性相結(jié)合的方式，定期對各部門檔案管理工作