PAGE干部人事檔案托管制度總則目的為了規(guī)范干部人事檔案托管工作，確保干部人事檔案的安全、完整、真實(shí)、有效，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等方面的重要作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于本公司/組織所托管的干部人事檔案，包括在職干部、離退休干部以及其他相關(guān)人員的人事檔案。基本原則1.真實(shí)性原則：干部人事檔案必須如實(shí)反映干部個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集干部人事檔案材料，保證檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)干部人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。檔案材料的收集與歸檔檔案材料的范圍1.履歷材料：干部個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)等方面的材料。2.自傳材料：干部個(gè)人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：干部的年度考核、任期考核、專項(xiàng)考察等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等材料。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、黨員登記表等黨團(tuán)材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰決定、證書等材料。8.處分材料：黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、解除處分決定等材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：反映干部個(gè)人重要情況的其他材料。檔案材料的收集渠道1.組織人事部門收集：定期從干部所在單位、部門收集應(yīng)歸檔的材料。2.干部本人提交：干部本人按照要求及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)材料。3.其他部門移交：紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、工資福利等相關(guān)部門在工作中形成的涉及干部人事檔案的材料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。檔案材料的歸檔要求1.材料齊全完整：歸檔材料應(yīng)內(nèi)容完整、手續(xù)完備，有承辦單位或個(gè)人署名蓋章。2.材料真實(shí)可靠：確保歸檔材料的真實(shí)性，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.材料格式規(guī)范：歸檔材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格紙張，字跡清楚，圖像清晰，印章齊全。4.分類準(zhǔn)確：按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，確保檔案材料排列有序。檔案的整理與保管檔案整理1.分類：按照檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為十大類，每類再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.排序：每類檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案材料的類別、序號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于查找和管理。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，確保檔案牢固整齊。檔案保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。2.庫房管理：保持庫房清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.檔案存儲(chǔ)：采用密集架等存儲(chǔ)設(shè)備存放檔案，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。4.電子檔案管理：建立干部人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，做好電子檔案的安全備份，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案的查閱與借閱查閱權(quán)限1.組織人事部門：因干部選拔任用、考核考察、調(diào)配等工作需要，可查閱干部人事檔案。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門：因工作需要，可查閱涉及干部違紀(jì)違法問題的檔案材料。3.其他部門：因特殊情況需要查閱干部人事檔案的，須經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定查閱。查閱程序1.查閱申請(qǐng)：查閱部門或個(gè)人填寫《干部人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。2.查閱登記：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核登記，明確查閱時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。3.查閱監(jiān)督：檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱，對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全和查閱規(guī)范進(jìn)行。4.查閱記錄：查閱人應(yīng)在查閱登記表上簽字，對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)檢查。借閱權(quán)限1.一般情況下，干部人事檔案不對(duì)外借閱。因特殊原因確需借閱的，須經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，須重新辦理審批手續(xù)。借閱程序1.借閱申請(qǐng)：借閱部門或個(gè)人填寫《干部人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。2.借閱登記：檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核登記，明確借閱時(shí)間、地點(diǎn)、人員、期限等信息，并收取借閱保證金。3.借閱監(jiān)督：檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)陪同借閱，對(duì)借閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全和借閱規(guī)范進(jìn)行。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任，并要求其賠償損失。同時(shí)，退還借閱保證金。檔案的轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)遞條件與范圍1.干部工作調(diào)動(dòng)：干部因工作需要調(diào)動(dòng)到其他單位，其人事檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞。2.干部離退休：干部辦理離退休手續(xù)后，其人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的管理部門。3.其他情況：因其他特殊原因需要轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的，按照規(guī)定辦理。轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出申請(qǐng)：干部所在單位或部門填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。2.檔案整理：檔案管理部門對(duì)擬轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理核對(duì)，確保檔案材料齊全完整、密封包裝。3.轉(zhuǎn)遞登記：檔案管理部門填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的信息，并與接收單位進(jìn)行溝通確認(rèn)。4.檔案轉(zhuǎn)遞：通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時(shí)返回。轉(zhuǎn)遞要求與注意事項(xiàng)1.嚴(yán)格保密：在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.及時(shí)準(zhǔn)確：按照規(guī)定的程序和時(shí)間要求及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案，確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.核對(duì)信息：轉(zhuǎn)遞檔案前，要認(rèn)真核對(duì)檔案材料和轉(zhuǎn)遞信息，確保無誤后再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。4.回執(zhí)管理：及時(shí)收回檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)，妥善保管，作為檔案轉(zhuǎn)遞的憑證。檔案的信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化錄入，包括文字、圖像、表格等信息，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按姓名、出生日期、檔案編號(hào)等進(jìn)行快速檢索，方便查找檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和分析圖表，為干部管理工作提供決策支持。5.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。信息化安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.用戶安全：加強(qiáng)用戶賬號(hào)管理，設(shè)置強(qiáng)密碼策略，定期更換密碼，防止用戶賬號(hào)被盜用。同時(shí)，對(duì)用戶操作進(jìn)行審計(jì)記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為。檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員基本要求1.政治素質(zhì)高：具備良好的政治品德和職業(yè)道德，忠誠于黨的事業(yè)，嚴(yán)守檔案機(jī)密。2.業(yè)務(wù)能力強(qiáng)：熟悉干部人事檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備較強(qiáng)的檔案整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等操作技能。3.責(zé)任心重：認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。檔案管理人員主要職責(zé)1.檔案收集與歸檔：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔干部人事檔案材料，確保檔案材料齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.檔案保管與維護(hù)：做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中出現(xiàn)的問題，確保檔案安全。同時(shí)，負(fù)責(zé)檔案的信息化管理工作，保障檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.檔案查閱與借閱服務(wù)：按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為查閱、借閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行記錄和監(jiān)督。4.檔案轉(zhuǎn)遞工作：負(fù)責(zé)辦理干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為干部管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案保密工作：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)主管部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真落實(shí)整改。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，是否嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.檔案材料質(zhì)量：檢查檔案材料是否齊全完整、真實(shí)可靠、格式規(guī)范，是否符合歸檔要求。3.檔案保管情況：檢查檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好，檔案存儲(chǔ)是否規(guī)范，檔案是否存在損壞、丟失等情況。4.檔案信息化管理情況：檢查檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，檔案數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、安全，是否按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。5.檔案查閱與借閱情況：檢查檔案查閱、借閱手續(xù)是否完備，查閱、借閱記錄是否完