PAGE造價成果檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司造價成果檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、項目決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及造價成果檔案管理的部門、項目組及相關(guān)人員。（三）定義1.造價成果檔案：指在工程造價咨詢、項目成本核算、工程結(jié)算審計等業(yè)務活動中形成的，具有保存價值的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。包括但不限于項目預算書、結(jié)算書、造價分析報告、合同文件、圖紙、詢價記錄、會議紀要等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：造價成果檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程造價業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善造價成果檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況。5.指導和監(jiān)督各部門、項目組的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處理。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門造價成果文件資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的歸檔、保管、查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。4.對本部門形成的檔案的真實性、完整性和準確性負責，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）項目負責人職責1.負責項目造價成果檔案的全過程管理，確保項目檔案資料的及時收集、整理和歸檔。2.對項目檔案的質(zhì)量進行審核，保證檔案內(nèi)容符合相關(guān)標準和要求。3.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，配合檔案管理部門做好檔案的移交和驗收工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期階段：包括項目立項批復、可行性研究報告、設(shè)計任務書、項目預算編制資料等。2.項目實施階段：包括工程合同、變更簽證、進度款支付憑證、材料設(shè)備采購合同及發(fā)票、工程計量記錄、造價咨詢報告等。3.項目竣工階段：包括工程竣工結(jié)算書、竣工圖紙、工程竣工驗收報告、造價分析總結(jié)報告等。4.其他與工程造價相關(guān)的文件資料，如會議紀要、往來函件、詢價記錄、市場價格信息等。（二）收集要求1.各部門、項目組應明確專人負責造價成果文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照項目階段、文件類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和利用。3.同一項目的文件資料應集中整理，不得分散存放。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將造價成果檔案分為項目前期檔案、項目實施檔案、項目竣工檔案等大類，每大類再細分為若干小類。例如，項目實施檔案可分為合同檔案、變更簽證檔案、計量支付檔案等。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用項目編號+檔案類別代碼+順序號的方式進行編制。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁號編寫在右上角。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、項目組應在項目完成后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的造價成果檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。移交清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。（二）保管期限1.造價成果檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括項目立項批復、可行性研究報告、工程竣工結(jié)算書、竣工圖紙等具有重要歷史價值和法律依據(jù)的文件資料。長期保管的檔案：一般為[X]年，包括工程合同、變更簽證、造價咨詢報告等在一定時期內(nèi)仍有查考利用價值的文件資料。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如項目進度款支付憑證、材料設(shè)備采購發(fā)票等時效性較強的文件資料。2.保管期限的確定應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行，如有特殊情況需要調(diào)整保管期限時，應報公司領(lǐng)導批準。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門、項目組因工作需要，可查閱、利用造價成果檔案。涉及對外提供檔案資料的，應按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理人員對申請進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)。3.借閱人憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員應按照借閱申請表的內(nèi)容進行核對，確保借閱檔案的準確性。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或擅自復印。2.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用檔案時，應嚴格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需對外提供檔案資料，應按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對造價成果檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性，剔除已失去保存價值的檔案。鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、嚴格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、財務人員等組成。鑒定小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、作用和歷史價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案的保管期限進行審查。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清單報公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人應在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的造價成果檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子圖像文件，并進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索系統(tǒng)：開發(fā)檔案檢索軟件，實現(xiàn)對電子檔案的快速檢索和查詢。檢索方式應包括按檔案編號、題名、日期、責任者等多種途徑。也可利用信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線借閱、審批、歸還等功能，提高檔案利用效率。3.安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保電子檔案的安全。定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟