PAGE檔案館建立健全制度檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員以及涉及檔案管理、利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映歷史事實(shí)，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的科學(xué)性和一致性。二、檔案收集（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。5.本單位召開重要會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。6.本單位開展重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的相關(guān)文件、資料。7.本單位工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科研成果、著作等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交至檔案館。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.收集過程中發(fā)現(xiàn)檔案材料有破損、褪色、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）收集程序1.各部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的檔案材料進(jìn)行整理，編制檔案移交清單，一式兩份，一份由部門留存，一份隨檔案材料一并移交檔案館。2.檔案館接收檔案材料時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案材料的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.核對(duì)無誤后，檔案館工作人員在移交清單上簽字確認(rèn)，雙方各執(zhí)一份。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)本單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進(jìn)行分類。4.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。（二）整理步驟1.區(qū)分全宗：將本單位形成的檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理，不同全宗的檔案應(yīng)分別整理。2.分類：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。5.裝訂：對(duì)破損、散裝的檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。3.編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范，不得重復(fù)或遺漏。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。5.裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得損壞檔案內(nèi)容。6.裝盒應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，便于存放和搬運(yùn)。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照不同的全宗、類別、保管期限分別存放，排列有序。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列在檔案架上，不得隨意堆放。（三）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保管人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。五、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用程序1.查閱本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。檔案館工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行。2.借閱本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、歸還日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理手續(xù)。（三）利用管理1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作提供參考。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的實(shí)際情況為依據(jù)，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃、組織實(shí)施鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性及與本單位工作的相關(guān)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值、科研價(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定永久、長(zhǎng)期、短期保管期限。（四）鑒定程序1.準(zhǔn)備階段：鑒定小組根據(jù)本單位檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、方法、步驟等。2.初鑒階段：鑒定人員對(duì)檔案進(jìn)行初步審查，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。3.詳鑒階段：對(duì)初鑒認(rèn)為具有保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行詳細(xì)審查和分析，確定其保管期限。4.審核階段：鑒定小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。5.銷毀階段：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好記錄。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀情況。4.檔案設(shè)施設(shè)備的配備、使用情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.利用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送，不得延誤。3.加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便檔案的查閱、利用和共享。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)等，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保建設(shè)工作的合法性和規(guī)范