PAGE二次供水檔案管理制度一、總則（一）目的為加強二次供水檔案管理，確保二次供水設施運行安全、維護管理規(guī)范，保障居民生活用水質量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負責管理的所有二次供水設施檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、利用及銷毀等工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映二次供水設施的實際情況，包括設施建設、運行維護、水質檢測等各項信息。2.完整性原則：全面收集二次供水相關的各類文件、資料、記錄，確保檔案資料的完整性，能夠為設施管理和維護提供全面依據(jù)。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家和行業(yè)的相關規(guī)范標準，采用統(tǒng)一的分類、編號、裝訂等方式，保證檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對于涉及二次供水設施商業(yè)秘密、技術秘密以及居民個人信息等內容的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善二次供水檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理二次供水檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.指導和監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、移交等工作，對檔案管理工作進行定期檢查和考核。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，保證檔案的合理利用。5.對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的動態(tài)管理。（二）各部門職責1.負責本部門職責范圍內二次供水檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握二次供水相關知識，具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的存儲狀況，采取必要的防護措施，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案鑒定和銷毀工作，參與檔案數(shù)字化建設等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.規(guī)劃建設檔案：包括二次供水設施的規(guī)劃設計文件、建設項目審批文件、工程招投標文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。2.設備檔案：涵蓋二次供水設備的采購合同、設備清單、產(chǎn)品說明書、安裝調試記錄、運行維護手冊、維修保養(yǎng)記錄、設備更新改造資料等。3.水質管理檔案：包含水質檢測報告、水質消毒記錄、水質污染事件處理記錄、水質監(jiān)測設備校準記錄等。4.運行管理檔案：有運行日志、巡檢記錄、故障處理記錄、運行參數(shù)調整記錄、能耗記錄等。5.安全管理檔案：涉及安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓資料、應急預案及演練記錄、安全事故處理報告等。6.用戶檔案：包括用戶基本信息、用水投訴記錄、用戶意見反饋等。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，一級類目用大寫字母表示，如規(guī)劃建設檔案用“A”表示，設備檔案用“B”表示等。2.二級類目用兩位數(shù)字表示，如規(guī)劃建設檔案中的工程招投標文件用“A01”表示，設備檔案中的采購合同用“B01”表示等。3.三級類目用三位數(shù)字表示，根據(jù)具體檔案內容依次編號，如工程招投標文件中的某一具體項目編號為“A01001”。4.每一份檔案在其所屬類目中有唯一的編號，編號應清晰、準確，便于識別和查找。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案管理制度規(guī)定的范圍和時間要求，及時收集本部門產(chǎn)生的二次供水檔案資料。2.收集的檔案資料應齊全、完整，包括紙質文件、電子文檔、圖表、照片、視頻等各種形式的資料。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（二）整理方法1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案分類與編號規(guī)則進行編號。2.對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進行裝盒，并在盒脊或封面標注檔案編號、名稱、日期等信息。3.對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，按照檔案編號命名文件，確保電子檔案與紙質檔案內容一致，并進行定期備份。4.對于照片、視頻等特殊載體檔案，應進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內容等信息，并與相關文字說明檔案一同歸檔。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.二次供水檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質確定，分為永久、長期和短期。2.規(guī)劃建設檔案中的重要文件、設備檔案中的關鍵資料、水質管理檔案中的長期監(jiān)測數(shù)據(jù)等應永久保存。3.運行管理檔案、安全管理檔案等與日常工作密切相關的資料，保管期限為長期，一般不少于10年。4.用戶檔案等一般性資料保管期限為短期，一般不少于3年。（三）保管措施1.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內容是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設備、防火防盜設施等，確保檔案安全。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、移出等情況，做到賬物相符。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱二次供水檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領導批準方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應提交正式的查閱申請函，說明查閱理由和用途，經(jīng)公司/組織相關部門審核同意，并報主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以辦理查閱登記手續(xù)。2.查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字，注明查閱檔案的編號、名稱、查閱時間等信息。3.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。（三）利用規(guī)定1.查閱人員只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印、拍照或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案無缺失、損壞等情況。七、檔案借閱（一）借閱條件1.因工作需要確需借閱二次供水檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.重要檔案的借閱需經(jīng)公司/組織主管領導批準。（二）借閱手續(xù)1.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合條件的辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》。3.借閱人員憑《檔案借閱證》到檔案庫房領取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。2.在借閱期限內，借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況。3.歸還檔案時，檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定。2.審查檔案的內容是否仍具有保存價值，如是否涉及重要歷史事件、技術資料、法律糾紛等。3.考慮檔案的現(xiàn)實利用需求，判斷其是否已失去參考作用。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊》，列出擬鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對《檔案鑒定清冊》中的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應形成書面鑒定報告，報公司/組織主管領導批準。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門